Mitarbeiterin/Mitarbeiter im Dekanat – Studien- und Fakultätsorganisation (w/m/d)

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Die Fakultät Angewandte Sozialwissenschaften (FAS) der THWS gehört zu den größten Fakultäten der Hochschule. Wir begleiten junge Menschen auf ihrem Weg in verantwortungsvolle soziale Berufe – mit viel Praxisnähe, Engagement und einem ausgeprägten Sinn für gesellschaftliche Verantwortung. Damit im Hintergrund alles rundläuft, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, mitdenken, mitgestalten – und gerne mit anderen zusammenarbeiten.

Zur Verstärkung unseres Dekanatsteams suchen wir Sie. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen, der Dienstort befindet sich in Würzburg. Die Einstellung erfolgt im Rahmen einer Vertretung vorerst befristet für 1 Jahr und in Vollzeit (40 Stunden/Woche). Eine Verlängerung ist grundsätzlich möglich; die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt ist.

Worum geht es? Das Dekanat ist die organisatorische Mitte unserer Fakultät. Hier laufen viele Fäden zusammen: Lehrplanung, Prüfungsorganisation, Personalprozesse, Qualitätssicherung, Kommunikation mit Studierenden und Lehrenden. Kurz gesagt: Sie sorgen gemeinsam mit uns dafür, dass Lehre und Studium gut funktionieren.

Sie arbeiten eng mit der Fakultätsleitung, Lehrenden, Studierenden sowie zentralen Serviceeinheiten der Hochschule zusammen. Dabei erwartet Sie ein sehr kollegiales Team, das sich gegenseitig unterstützt und in dem man sich aufeinander verlassen kann. Die Aufgaben sind vielfältig und abwechslungsreich – und genau das macht die Stelle spannend. Sie übernehmen alle im Dekanat anfallenden Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten, insbesondere:

• Unterstützung bei der Lehrorganisation u. a. Studienplanung, Koordination des Lehrangebots, Prüfungsorganisation
• Mitwirkung bei Personalangelegenheiten, z. B. bei der Einstellung von Lehrbeauftragten, studentischen Hilfskräften, Tutorinnen und Tutoren
• Mitarbeit im Qualitätsmanagement (z. B. bei Akkreditierungsverfahren) und im Studienerfolgsmanagement
• Kommunikation mit Studierenden, Lehrenden und externen Kooperationspartnern
• Unterstützung der internen und externen Fakultätskommunikation
• allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenz, Aktenführung sowie Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen

Sie tragen mit Ihrer strukturierten, sorgfältigen und serviceorientierten Arbeitsweise entscheidend dazu bei, dass sich Studierende und Lehrende auf das Wesentliche konzentrieren können.

Was Sie mitbringen sollten:

• eine erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation
• Sicherheit im Umgang mit MS Office sowie mit gängigen E-Mail- und Internetanwendungen
• Offenheit, sich in hochschulspezifische IT-Systeme einzuarbeiten
• Freude an Kommunikation und eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick
• Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Service- und Verantwortungsbewusstsein
• gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Erfahrungen im Hochschulkontext sind wünschenswert

Benefits:

• abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten bei flexibler Arbeitszeitgestaltung durch ein Gleitzeitkonto und eine Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub
• die attraktiven Benefits des öffentlichen Dienstes
• kollegiale Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• kostenlose Parkplatzmöglichkeiten
• Vergünstigungen in den Mensen des Studierendenwerks Würzburg
• eine attraktive Hochschulstadt mit hoher Lebensqualität
• gesundheitsförderliche Maßnahmen wie vergünstigte Sportkurse, Gesundheitstage und Workshops

Wenn Sie Lust haben, in einem lebendigen Hochschulumfeld Verantwortung zu übernehmen, Prozesse mitzugestalten und Teil eines engagierten Teams zu werden, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung.

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TV-L. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.