Verwaltungsmitarbeiterin/Verwaltungsmitarbeiter im Dekanat (w/m/d)

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Die Fakultät Gestaltung (FG) vereint in ihren Studiengängen Kommunikationsdesign (Bachelor) und Design & Information (Master) kreatives Schaffen mit konzeptionellem Denken und bereitet Studierende auf vielfältige Berufsfelder in einer sich wandelnden Designpraxis vor. Unser vitaler Campus mit gut ausgestatteten Werkstätten, interdisziplinären Projekten und einer gelebten Kultur des Experimentierens macht die Fakultät zu einem lebendigen Ort.

Aktuell haben wir folgende Stelle zu besetzen: Verwaltungsmitarbeiterin/Verwaltungsmitarbeiter im Dekanat (w/m/d) in Vollzeit. Die Stelle ist zum 01.10.2026 oder nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen, der Dienstort befindet sich in Würzburg. Die Einstellung erfolgt unbefristet und in Vollzeit (40 Stunden/Woche); die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt ist.

Aufgaben

• allgemeine Sekretariatsverwaltung im Dekanat
• Information, Beratung sowie Serviceleistungen für Studierende der Fakultät Gestaltung in studien- und prüfungsrechtlichen Angelegenheiten (auch in englischer Sprache)
• Organisation von internen Besprechungen und Sitzungen mit Protokollführung
• administrative Unterstützung in der Personalverwaltung (z. B. im Rahmen der Erteilung von Lehraufträgen und Beschäftigung von nebenberuflichen Hilfskräften), Mitarbeit in Haushaltsangelegenheiten im Rahmen der Budgetverwaltung der allgemeinen Fakultätsmittel sowie Drittmittel
• Unterstützung bei der Erstellung der Prüfungs- und Klausurpläne sowie Gruppeneinteilung für Lehrveranstaltungen der Studiengänge
• Mitwirkung und Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie der Öffentlichkeitsarbeit
• Aktualisierung und Pflege digitaler Informations- und Dokumentationsplattformen der Fakultät Gestaltung

Profil

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
• Organisations- und Kommunikationsgeschick
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Motivation, Aufgeschlossenheit, Teamfähigkeit, interkulturelle Kompetenz

Wir bieten

• abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten bei flexibler Arbeitszeitgestaltung durch ein Gleitzeitkonto und eine großzügige Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub
• die attraktiven Benefits des öffentlichen Dienstes
• kollegiale Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• kostenlose Parkplatzmöglichkeiten
• Vergünstigungen in den Mensen des Studierendenwerks Würzburg
• eine attraktive Hochschulstadt mit hoher Lebensqualität
• gesundheitsförderliche Maßnahmen wie vergünstigte Sportkurse, Gesundheitstage und Workshops

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TV-L. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.