Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Büro der Präsidentin und organisiere spannende Termine und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Eine der führenden technischen Universitäten Deutschlands mit einem dynamischen Umfeld.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines freundlichen Teams und profitiere von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erhalte einen einzigartigen Einblick in die Hochschulleitung und arbeite mit verschiedenen Interessengruppen.
- Qualifikationen: Bachelorniveau und Erfahrung in Assistenzpositionen sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
ZUV - Zentrale Universitätsverwaltung, Präsidialamt
Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich
Über uns
Das Büro der Präsidentin ist die zentrale Koordinationsstelle der Hochschulleitung. Hier laufen Termine, Informationen und Prozesse zusammen. Für diese verantwortungsvolle Aufgabe suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Diskretion, Weitblick und Serviceorientierung den Arbeitsalltag der Präsidentin aktiv unterstützt und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick behält. Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit engem Einblick in die Arbeit der Hochschulleitung. Dabei stehen Sie im Austausch mit Menschen aus Wissenschaft, Verwaltung, Politik und Gesellschaft – in einem abwechslungsreichen Umfeld an einer der führenden technischen Universitäten Deutschlands.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Führung des Büros der Präsidentin (insbesondere Terminplanung und Terminkoordination sowie Abwägung der Prioritäten, Bearbeitung von Posteingängen, Erledigung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Betreuung von nationalen und internationalen Gästen, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Planung und Organisation von Dienstreisen)
- Betreuung der Mandate der Präsidentin in Abstimmung mit den beteiligten Stabsstellen der TU Berlin (wie Mandate in LKRP, HRK, Beiräten und Kuratorien o.ä., insbesondere Überwachung der Termine sowie Prüfung und Vorbereitung der Sitzungsunterlagen)
- Organisation interner Routine-Termine (insbesondere selbständige Planung, Organisation, und Durchführung von kleineren Veranstaltungen der Präsidentin; Vor- und Nachbereitung inkl. Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollierung für interne Regeltermine)
- Verwaltung von Haushaltsmitteln (Rechnungsbearbeitung, Beschaffungen, Finanzplanung und Betreuung der Präsidentin zugeordneter Mittel)
- Personalangelegenheiten des Präsidialbereichs (Vorbereitung von Ausschreibungs- und Einstellungsunterlagen, Bearbeitung von Krankmeldungen und Urlaubsverwaltung)
- Vertretung des Vorzimmers der Präsidialamtsleitung im Abwesenheitsfall mit den dort anfallenden Aufgaben
Ihr Profil
- Sie haben einen ersten berufsqualifizierenden Studienabschluss (Bachelorniveau) erworben.
- Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Vorzimmer- oder Assistenzposition mit, idealerweise haben Sie diese an einer Wissenschaftseinrichtung erworben.
- Für die Position zwingend erforderlich sind gründliche Kenntnisse über Verwaltungsabläufe.
- Erforderlich ist ferner ein versierter Umgang mit den gängigen Office-Produkten und Videokonferenz-Tools sowie sehr gute Sprachkompetenz in deutscher sowie englischer Sprache.
- Besonders wichtig ist die Wahrung von Vertraulichkeit und Diskretion.
- Von Vorteil sind die Fähigkeiten, im Rahmen vorgegebener Arbeitspakete eigenständig zu arbeiten, eine ausgeprägte Serviceorientierung, einschlägige Kenntnisse des Haushaltsrechts, des Reisekostenrechts und des Personalrechts sowie Stressresistenz auch in Phasen höherer Belastung zum Beispiel während Vertretungssituationen sowie ein jederzeit freundliches Auftreten gepaart mit einem sehr guten schriftlichen und mündlichen Ausdrucksstil.
Wir bieten
- Vergütung nach dem Tarifvertrag der Berliner Hochschulen (TV-L Berliner Hochschulen)
- 30 Tage tariflicher Erholungsurlaub pro Jahr
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (bis zu 40 % nach Absprache mit der Führungskraft)
- Umfangreiche Sport- und Gesundheitsangebote im Rahmen des Hochschulsports
- Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung
- Mitarbeit in einem freundlichen und kollegialen Team
Fragen? Beantwortet Ihnen gern die Präsidialamtsleiterin Frau Gliem unter 030 314 22220.
Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen.
Büroleitung der Präsidentin (d/m/w) Arbeitgeber: Technische Universität Berlin
Die Technische Universität Berlin bietet Ihnen als Arbeitgeber ein inspirierendes Umfeld, in dem Sie Ihre Expertise im Netzwerk-Security-Management einbringen und weiterentwickeln können. Mit einem starken Fokus auf Weiterbildung und Chancengleichheit fördert die TU Berlin eine inklusive Arbeitskultur, die Vielfalt schätzt und innovative Ideen für die Zukunft generiert. Zudem profitieren Sie von einer unbefristeten Anstellung in einer der dynamischsten Städte Europas, die zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entfaltung bietet.
Kontaktdaten:
Technische Universität Berlin Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Büroleitung der Präsidentin (d/m/w) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Technische Universität Berlin.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Büroleitung der Präsidentin (d/m/w) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Technische Universität Berlin teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Büroleitung der Präsidentin (d/m/w) bei Technische Universität Berlin besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Büroleitung der Präsidentin (d/m/w) bei Technische Universität Berlin nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität Berlin vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Technische Universität Berlin. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Technische Universität Berlin?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
