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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Fachgebietssekretariat und unterstütze die Fachgebietsleitung bei Verwaltungsaufgaben.
- Arbeitgeber: Fakultät III - Prozesswissenschaften an der TU Berlin mit einem vielfältigen Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und ein internationales Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Umweltmikrobiomik und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Verwaltung und gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
- Andere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein offenes Arbeitsklima.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Fakultät III - Prozesswissenschaften, Institut für Technischen Umweltschutz / Fachgebiet Umweltmikrobiomik
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Führung und Organisation des Fachgebietssekretariats
- Unterstützung der Fachgebietsleitung in allgemeinen Verwaltungsaufgaben, z. B. Bearbeitung von Personalangelegenheiten sowie administrative Betreuung von Mitarbeitenden und Studierenden
- Eigenständige Koordinierung und Bearbeitung des Bestell- und Rechnungswesens
- Unterstützung und Administration der Lehre, Studierendenbetreuung und Prüfungsplanung
- Verwaltung von Personal-, Reise-, Sach- und Drittmitteln
- Mithilfe bei der Organisation von Dienstreisen, Konferenzen und Sitzungen im Fachgebiet
- Betreuung internationaler Gastwissenschaftler*innen, einschließlich Unterstützung bei der Eingewöhnung in ein neues akademisches Umfeld
- Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertige Qualifikationen und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
- Erfahrung im Umgang mit digitalen Finanzverwaltungssystemen und Berichtssystemen
- Sehr gute nachgewiesene Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den MS-Office Programmen (Word, Excel und Outlook)
- Vertrautheit mit Zuwendungsbedingungen, Bewilligungsgrundsätzen und Abrechnungsmodalitäten von Förderorganisationen (z. B. DFG, EU, Senatsverwaltung, Bundesministerium, etc.)
- Teamfähigkeit, serviceorientiertes Denken und die Bereitschaft sich neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu anzueignen (wünschenswert)
- Sehr gute Organisations- und Koordinationskompetenz (wünschenswert)
- Erfahrung im Umgang mit Fristen und unerwarteten Herausforderungen (wünschenswert)
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Druck strukturiert zu arbeiten (wünschenswert)
- Vertrautheit mit der Arbeitskultur experimentell ausgerichteter wissenschaftlicher Forschung (wünschenswert)
- Offenheit für die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen unterschiedlicher ethnischer und kultureller Hintergründe (wünschenswert)
Hinweise zur Bewerbung
Ihre Bewerbung senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevanten Zeugnissen (in einem PDF-Dokument, max. 5 MB) per E-Mail an Prof. Dr. Mina Bizic. Es werden nur vollständige Bewerbungsunterlagen berücksichtigt!
Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung.
Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen.
Fachgebietssekretär*in (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit Arbeitgeber: Technische Universität Berlin
Kontaktperson:
Technische Universität Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fachgebietssekretär*in (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Netzwerke und Plattformen, um direkt mit Leuten aus der Fakultät III in Kontakt zu treten. Frag nach Informationen über die Stelle oder das Team – das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir typische Fragen über Verwaltung und Organisation überlegst. Denk daran, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 3
Zeig deine Sprachkenntnisse! Da die Korrespondenz in Deutsch und Englisch erfolgt, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Vielleicht kannst du sogar ein kurzes Beispiel für eine E-Mail oder einen Bericht vorbereiten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Vergiss nicht, alle geforderten Unterlagen in einem PDF-Dokument zusammenzufassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fachgebietssekretär*in (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau für diese Stelle brennst! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Wir lieben es, wenn wir schnell sehen können, was du drauf hast. Vergiss nicht, relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben, die zu unserem Job passen.
Achte auf die Details: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und nicht unbedingt den besten.
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle kommt und du keine wichtigen Informationen vergisst. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität Berlin vorbereitest
✨Informiere dich über das Fachgebiet
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit dem Fachgebiet Umweltmikrobiomik und den aktuellen Projekten der Fakultät III auseinandersetzen. Zeige dein Interesse und deine Kenntnisse, indem du spezifische Fragen stellst oder aktuelle Entwicklungen ansprichst.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung, im Umgang mit Finanzen und in der Teamarbeit zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position als Fachgebietssekretär*in zu untermauern.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da die Korrespondenz sowohl in Deutsch als auch in Englisch erfolgt, sei bereit, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise ein kurzes Beispiel geben, wie du in der Vergangenheit in beiden Sprachen kommuniziert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Die Position erfordert eine hohe Organisationskompetenz. Bereite dich darauf vor, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit Fristen eingehalten und unerwartete Herausforderungen gemeistert hast. Das zeigt, dass du auch unter Druck strukturiert arbeiten kannst.