Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und unterstütze bei spannenden Forschungsprojekten.
- Unternehmen: Technische Universität Dortmund – ein dynamischer Ort für Forschung und Lehre.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, modernes Umfeld und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Sichere Anstellung mit vielen Entwicklungschancen in einer familienfreundlichen Hochschule.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und gestalte die Zukunft der KI mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.
Diese Stelle ist in der Fakultät für Informatik am Lamarr-Institut zum 01.10.2025 an den neu eingerichteten Lehrstühlen Automated Machine Learning and Optimization und Machine Learning and Artificial Intelligence unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 8 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Das Lamarr-Institut konzentriert sich auf die Erforschung und Entwicklung leistungsstarker, vertrauenswürdiger und ressourceneffizienter Anwendungen des Maschinellen Lernens (ML) und der Künstlichen Intelligenz (KI). Unser Ziel ist es, international wettbewerbsfähige Forschung zu etablieren, die Deutschland und Europa als führenden Standort für Forschung, Lehre und Technologietransfer in der KI nachhaltig stärkt.
IHRE AUFGABEN
- Organisation und Verwaltung des Sekretariats, u. a. selbstständige (internationale) Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Bestellwesen, Terminkoordination sowie Dienstreisemanagement
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen
- Überwachung der Haushalts- und Drittmittel sowie administrative Betreuung von Drittmittelprojekten
- Pflege von Webseiten einschließlich der Aktualisierung der dargestellten Inhalte
- administrative Unterstützung des wissenschaftlichen Personals sowie Mithilfe bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und (internationalen) Veranstaltungen
IHRE QUALIFIKATION
- eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich
WIR BIETEN
- ein modernes und motivierendes Arbeitsumfeld an einer familienfreundlichen Hochschule
- die Arbeit in einem dynamischen und internationalen Team, die Einblicke in aktuelle Forschungsprojekte bietet
- einen sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch ein umfangreiches Angebot an Fort- und Weiterbildungen
- eine flexible Einteilung der Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? – Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund.
DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT
- Erfahrungen mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung oder Erfahrungen im Sekretariatsbereich
- Kenntnisse bezogen auf die Anwendung von SAP-Programmen (ESS, SRM, FI etc.) und Content-Management-Systemen
- Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- eine selbstständige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
- Kommunikationsvermögen und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich Arbeitgeber: Technische Universität Dortmund
Die Technische Universität Dortmund bietet ein modernes und motivierendes Arbeitsumfeld, das von Offenheit und Vielfalt geprägt ist. Als Teil eines dynamischen und internationalen Teams haben Sie die Möglichkeit, an zukunftsweisenden Forschungsprojekten im Bereich Künstliche Intelligenz mitzuwirken und profitieren von flexiblen Arbeitszeiten sowie umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Die TU Dortmund legt großen Wert auf die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter und bietet einen sicheren Arbeitsplatz in einer familienfreundlichen Hochschule.
Kontaktdaten:
Technische Universität Dortmund Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der TU Dortmund oder dem Sekretariatsbereich zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die vielleicht schon in der Hochschule arbeiten oder Kontakte haben. Oft sind persönliche Empfehlungen Gold wert und können dir den Zugang erleichtern.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du typische Fragen recherchierst und deine Antworten übst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Forschung und den Projekten der TU Dortmund hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, alle Informationen und Updates zu deiner Bewerbung zu erhalten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Betone deine Qualifikationen:Stell sicher, dass du deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten klar hervorhebst. Wenn du Kenntnisse in SAP oder MS Office hast, lass uns das wissen! Wir suchen nach jemandem, der die Anforderungen der Stelle erfüllt.
Achte auf die Details:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Ein gut strukturiertes Dokument zeigt, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Informationen verpasst!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität Dortmund vorbereitet
✨Informiere dich über die TU Dortmund
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Technische Universität Dortmund verschaffen. Schau dir ihre aktuellen Forschungsprojekte an und informiere dich über die Fakultät für Informatik. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Sekretariatsbereich unter Beweis stellen. Sei bereit, über deine Erfahrungen mit der Organisation von Terminen oder der Verwaltung von Projekten zu sprechen.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, solltest du deine Sprachkenntnisse betonen. Bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren, und zeige, dass du sicher im Umgang mit internationaler Korrespondenz bist.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Herausforderungen im Sekretariatsbereich oder zu den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
