Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und unterstütze bei Lehrveranstaltungen und Personalangelegenheiten.
- Arbeitgeber: Die TU Dortmund ist eine innovative Universität mit 17 Fakultäten und einem internationalen Campus.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeitszeitmodell, persönliche Weiterentwicklung und ein kollegiales, familienfreundliches Team.
- Warum dieser Job: Baue deine Zukunft auf in einem inklusiven Umfeld, das Vielfalt und Offenheit schätzt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS-Office-Routine.
- Andere Informationen: Teilzeitbeschäftigung ist möglich, um Studium und Arbeit zu vereinbaren.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6.700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.
Diese Stelle ist in der Fakultät Bio- und Chemieingenieurwesen am Lehrstuhl für Prozessautomatisierungssysteme zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
- Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats einschließlich selbstständiger Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
- Administrative Betreuung und selbstständige Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln sowie Durchführung und Prüfung von Beschaffungen.
- Mitwirkung bei der Organisation der Lehrveranstaltungen und bei der Planung von Prüfungen einschließlich Notenverbuchung im BOSS-System.
- Eigenständige Bearbeitung von Personalangelegenheiten sowie Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
- Mitarbeit und Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Pflege von Webseiten des Lehrstuhls.
- Zusammenarbeit mit anderen Lehrstühlen der Fakultät.
Das bringen Sie idealerweise mit:
- Eine abgeschlossene Ausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich.
- Erste Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich.
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Routine im Umgang mit MS-Office-Programmen sowie Kenntnisse mit SAP-Anwendungsprogrammen (ESS, SRM, FI etc.).
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Studierenden und Mitarbeitenden.
- Organisationskompetenz sowie eine selbstständige und effiziente Arbeitsweise.
Eine Position, mit der Sie Ihre Zukunft aufbauen können: als öffentliche Arbeitgeberin im Bereich Bildung bietet die TU Dortmund zukunftssichere Arbeitsplätze, die Mitarbeit in einem modernen, kollegialen Team an einer familienfreundlichen Hochschule, vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch umfassende Fort- und Weiterbildungsangebote, ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team sowie ein flexibles Arbeitszeitmodell.
Sachbearbeiter*in im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich Arbeitgeber: Technische Universität Dortmund
Kontaktperson:
Technische Universität Dortmund HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter*in im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Technische Universität Dortmund und ihre Fakultät für Bio- und Chemieingenieurwesen. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte der Universität schätzt, insbesondere Offenheit und Vielfalt.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da die Stelle viel Korrespondenz in Deutsch und Englisch erfordert, könntest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung anführen, wo du erfolgreich in beiden Sprachen kommuniziert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten, indem du konkrete Beispiele nennst, wie du in der Vergangenheit Veranstaltungen oder Projekte selbstständig geplant und durchgeführt hast. Dies wird dir helfen, deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Arbeitsweise und die Kultur an der TU Dortmund zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben, die dir im Vorstellungsgespräch helfen können.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter*in im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur Organisation und Verwaltung des Sekretariats beitragen können.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Berufserfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sowie deine Kenntnisse in MS-Office und SAP-Anwendungen.
Sprachkenntnisse hervorheben: Da sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse gefordert sind, stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben klar darstellst. Erwähne spezifische Situationen, in denen du diese Sprachen verwendet hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität Dortmund vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie die Organisation des Sekretariats und die Verwaltung von Haushaltsmitteln. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kontakt mit Studierenden und Mitarbeitenden erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur klaren und effektiven Kommunikation in Deutsch und Englisch testen.
✨Kenntnisse in MS-Office und SAP betonen
Stelle sicher, dass du deine Routine im Umgang mit MS-Office-Programmen und deine Kenntnisse in SAP-Anwendungen hervorhebst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um deine Arbeit effizient zu gestalten.
✨Fragen zur Teamarbeit stellen
Da die Zusammenarbeit mit anderen Lehrstühlen ein wichtiger Teil der Rolle ist, solltest du Fragen zur Teamdynamik und den Erwartungen an die Zusammenarbeit stellen. Dies zeigt dein Interesse an einem kollegialen Arbeitsumfeld und deine Bereitschaft, aktiv zum Team beizutragen.
