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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und steuere das Tagesgeschäft der Kaufmännischen Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre.
- Andere Informationen: Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Ernährung in einem inspirierenden Forschungsumfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München ist die rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Freising und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unser einzigartiges Forschungsprofil liegt an der Schnittstelle von Lebensmittelchemie und Biologie, Chemosensorik und Technologie sowie Bioinformatik und Maschinellem Lernen. Gemeinsam mit international renommierten Experten forschen wir an Lösungen für eine schmackhafte, gesunde und nachhaltige Ernährung.
Unbefristete Vollzeitstelle (40 Std./Woche). Aufnahme zur Unterstützung der Kaufmännischen Geschäftsführung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Eingruppierung bis TV‑L EG 9b, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats und Steuerung des Tagesgeschäfts der Kaufmännischen Geschäftsführung
- Selbständige Koordination von Terminen, Fristen, Wiedervorlagen und prioritären Vorgängen
- Bearbeitung und Koordination der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen
- Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Managementunterlagen
- Selbständige Bearbeitung administrativer Fragestellungen sowie Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für die Kaufmännische Geschäftsführung
- Koordination bereichsübergreifender Projekte und Sonderaufgaben, insbesondere im Rahmen der Digitalisierung und Organisationsentwicklung
- Verantwortung für die Pflege, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung digitaler Ablage- und Dokumentenstrukturen
- Betreuung zentraler Prozesse wie IT‑Berechtigungen und organisatorischer Abläufe
- Koordination institutsweiter Abfragen, Datenzusammenführungen und Reportings
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und internen Formaten
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Leitungs- oder Geschäftsführungsebene
- Sehr gute Kenntnisse in Organisation, Bürosteuerung und administrativen Prozessen
- Überdurchschnittliche Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Hohe IT‑Affinität und die Fähigkeit, sich aktiv in laufende Digitalisierungsprojekte einzubringen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und professionelles Auftreten
- Freude an Veränderung und eigenständigem Arbeiten
Wir bieten Ihnen
- Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum
- Ein inspirierendes Arbeitsumfeld im Kontext außeruniversitärer Spitzenforschung
- Angebote zur Gesundheitsförderung und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Eine wertschätzende, kollegiale Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Flexible Arbeitszeiten
- Betriebliche Altersversorgung (VBL) und Jahressonderzahlung
Chancengleichheit und Diversität
Das Leibniz‑Institut setzt sich für Chancengleichheit, Vielfalt und ein respektvolles Miteinander ein. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Menschen mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellten Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: Technische Universität München (Technical University of Munich)
Kontaktperson:
Technische Universität München (Technical University of Munich) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über die Position. Vielleicht kennt jemand jemanden im Institut, der dir einen wertvollen Einblick geben kann oder sogar eine Empfehlung aussprechen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Institut und seine Projekte. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten zur Digitalisierung und Organisation beitragen können. Zeig, dass du die richtige Person für die Unterstützung der Kaufmännischen Geschäftsführung bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu strukturieren und alle relevanten Informationen klar darzustellen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau zu uns und dieser Position passt. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein gut organisiertes Dokument hinterlässt einen positiven Eindruck!
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. So zeigst du, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserer Unternehmenskultur identifizieren kannst.
Bewirb dich direkt bei uns!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität München (Technical University of Munich) vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie verschaffen. Schau dir die aktuellen Forschungsprojekte an und überlege, wie deine Rolle als Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung dazu beitragen kann. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Bürosteuerung und Kommunikation unter Beweis stellen. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Zeige deine IT-Affinität
Da die Stelle eine hohe IT-Affinität erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen mit digitalen Tools und Software zu sprechen. Vielleicht hast du bereits an Digitalisierungsprojekten mitgewirkt oder spezielle Programme genutzt – bringe diese Punkte zur Sprache!
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, zu den Herausforderungen der Position oder zu den nächsten Schritten im Digitalisierungsprozess sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Rolle interessiert bist und dir Gedanken machst.