Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei der Digitalisierung im Büro des Präsidenten und optimiere Büroprozesse.
- Unternehmen: Technische Universität München, eine der führenden Universitäten Europas.
- Vorteile: Teilzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Freundliches Arbeitsumfeld im Herzen von München mit guter Verkehrsanbindung.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft einer renommierten Universität und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Mittlere Reife, kaufmännische Ausbildung und Affinität zu digitalen Tools.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36864 - 51324 € pro Jahr.
Die Technische Universität München (TUM) ist mit rund 700 Professorinnen und Professoren, 52.000 Studierenden und rund 13.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der forschungsstärksten und renommiertesten Universitäten Europas. Ihre Schwerpunkte sind die Ingenieurwissenschaften, Naturwissenschaften, Lebenswissenschaften und Medizin, verknüpft mit den Wirtschafts- und Sozialwissenschaften. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Digitalisierung im Büro des Präsidenten in Teilzeit (20 Arbeitsstunden/Woche) zunächst befristet auf drei Jahre.
Ihr Aufgabengebiet:
- Mitwirkung bei der Erarbeitung von Digitalisierungsmaßnahmen sowie deren eigenständige organisatorische Umsetzung im Präsidial- und Gremienbüro
- Mitarbeit bei der Sichtung, Aufbereitung und (Neu-)Strukturierung bestehender Büro- und Gremienprozesse sowie bei der Erarbeitung und Umsetzung digital gestützter Optimierungen
- Eigenständige Sachbearbeitung gremienrelevanter Vorgänge, Gremienassistenz, insbesondere bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Hochschulgremien, der organisatorischen Betreuung während der Sitzungen und der digitalen Bereitstellung von Sitzungsunterlagen sowie Management der Sitzungstermine
- Eigenständige Pflege und strukturierte Weiterentwicklung der Anwendung eines digitalen Sitzungsmanagement-Tools insbesondere im Hinblick auf die zugehörigen Dokumentations-, Ablage- und Kommunikationsstrukturen sowie Mitwirkung bei dessen Einführung
- Systematische Weiterentwicklung und strukturelle Optimierung des digitalen Termin- und Ablagemanagements einschließlich der Einführung neuer digitaler und KI-gestützter Tools
- Koordination und Abstimmung mit internen Schnittstellen im Rahmen von Digitalisierungsmaßnahmen im Präsidialbereich
- Übernahme weiterer Assistenz- und Sonderaufgaben für den Präsidenten in Abstimmung mit der Leitung des Präsidialbüros
Ihr Anforderungsprofil:
- Mittlere Reife sowie eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. im Bereich Bürokommunikation oder Büromanagement) oder ein vergleichbarer Abschluss
- Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsbereich, idealerweise im Leitungsbereich mit Bezug zu digitalen Arbeitsprozessen
- Ausgeprägte Affinität zu digitalen Anwendungen (einschließlich KI-Tools) sowie sicherer Umgang mit gängiger Software (z. B. MS Office und MS Teams)
- Interesse an der Weiterentwicklung und (Neu-)Strukturierung digitaler Büro- und Gremienprozesse
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (jeweils in Wort und Schrift)
- Sorgfältige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
- Freundliches und sicheres Auftreten, Diskretion, Teamfähigkeit und ausgeprägte Kommunikationskompetenz
Unser Angebot: Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem freundlichen und kooperativen Arbeitsumfeld im Präsidialbereich einer der führenden Universitäten Europas. Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung bestehen im Rahmen des TUM Talent Management. Die Stelle ist in Teilzeit (20 Std./Woche) zu besetzen. Beschäftigung und Vergütung erfolgen bis zu TV-L E8. Einsatzort ist das Büro des Präsidenten am Stammgelände der TUM in München, mitten im Münchener Museumsviertel mit günstiger Verkehrsanbindung. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien sowie weitere relevante Bewerbungsunterlagen) gesammelt in einem PDF-Dokument (max. 10 MB) richten Sie bitte unter Angabe des Stichworts „Bewerbung Teamassistenz mit dem Schwerpunkt Digitalisierung im Büro des Präsidenten" bis zum 5. Juli 2026 per E-Mail an den Präsidenten der TUM, Herrn Prof. Dr. Thomas F. Hofmann (unter: praesident-bewerbungen@tum.de). Gerne steht Ihnen Frau Dr. Höfer-Weichselbaumer (unter: claudia.hoefer@tum.de) für Fragen zur Verfügung.
Teamassistenz (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Digitalisierung im Büro des Präsidenten Arbeitgeber: Technische Universität München (TUM)
Die Technische Universität München (TUM) bietet Ihnen als Teamassistenz im Büro des Präsidenten eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kooperativen Arbeitsumfeld. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in der Digitalisierung weiterzuentwickeln und aktiv an der Optimierung von Büroprozessen mitzuwirken. Zudem profitieren Sie von umfangreichen beruflichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten und einer attraktiven Lage im Herzen Münchens mit hervorragender Verkehrsanbindung.
Kontaktdaten:
Technische Universität München (TUM) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Teamassistenz (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Digitalisierung im Büro des Präsidenten erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der TUM oder dem Bereich Digitalisierung zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Kommilitonen oder ehemaligen Kollegen über die Stelle. Vielleicht kennt jemand jemanden, der dir einen Fuß in die Tür bei der TUM verschaffen kann. Empfehlungen sind Gold wert!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die TUM, ihre Digitalisierungsprojekte und über die spezifischen Anforderungen der Teamassistenz. Zeige, dass du nicht nur die Skills hast, sondern auch wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Unterlagen vollständig sind und du nichts vergisst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistenz (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Digitalisierung im Büro des Präsidenten mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Teamassistenz bist! Erzähl uns von deinen Erfahrungen im digitalen Bereich und wie du diese in die TUM einbringen kannst. Ein persönlicher Touch macht einen großen Unterschied!
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und strukturiert. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zu der Stelle passen. Wir wollen schnell sehen, was du drauf hast – also keine langen Ausschweifungen!
Zeugnisse nicht vergessen:Füge alle relevanten Zeugnisse bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das können Ausbildungs- oder Arbeitszeugnisse sein. Zeig uns, was du gelernt hast und welche Erfolge du erzielt hast!
Bewerbung über unsere Website:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen! Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass deine Unterlagen nicht verloren gehen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität München (TUM) vorbereitet
✨Informiere dich über die TUM
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Technische Universität München verschaffen. Informiere dich über ihre Schwerpunkte, aktuelle Projekte und die Rolle des Präsidentenbüros. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Assistenz und im Umgang mit digitalen Tools verdeutlichen. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Zeige deine digitale Affinität
Da der Schwerpunkt auf Digitalisierung liegt, solltest du deine Kenntnisse in digitalen Anwendungen und KI-Tools betonen. Bereite dich darauf vor, wie du diese Technologien in der Vergangenheit genutzt hast oder wie du sie in der neuen Rolle einsetzen könntest.
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen im Büro des Präsidenten zu erfahren. Überlege dir im Voraus einige Fragen, die du stellen möchtest.
