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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage the office, coordinate meetings, and handle correspondence for a dynamic team.
- Arbeitgeber: Join a diverse company that values teamwork and open communication across all levels.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a supportive work environment with a dedicated mentor and opportunities for professional growth.
- Warum dieser Job: Be part of a collaborative culture where your contributions are valued and impactful.
- Gewünschte Qualifikationen: Must have completed commercial training and possess extensive experience in assistance roles.
- Andere Informationen: Fluent German and English skills are essential; proficiency in MS Office and SAP is required.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
IHRE VORTEILE
- Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
- Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
- Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.
- Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.
IHRE AUFGABEN
- Sie führen das Sekretariat der gesamten Betriebsgruppe eigenständig und koordinieren dieses als Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungsmannschaft, um mehr als 40 Anlagen und 260 Mitarbeiter zu betreuen.
- Sie organisieren Termine unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen, planen regelmäßige Meetings wie Jour Fixe und koordinieren Kundenbesuche vollumfänglich.
- Sie koordinieren die Abwicklung und Abrechnung aller Reiseaktivitäten, national wie international, und achten dabei stets auf die Einhaltung der Richtlinien und Vorschriften.
- Sie bearbeiten sowohl nationale als auch internationale Korrespondenzen und Mails nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und organisieren sowie bereiten den Schriftverkehr sorgfältig auf.
- Sie kontrollieren die Kostenstelle, führen SAP-Analysen durch, prüfen und bearbeiten Rechnungen und erstellen elektronische Zahlungsaufträge.
- Sie erstellen Präsentationen, Diagramme und Grafiken sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.
- Sie unterstützen die Betreuung neuer Mitarbeiter und helfen bei deren Einarbeitung.
- Sie pflegen und aktualisieren regelmäßig die Organigramme des Unternehmens.
- Sie wickeln Bestellungen ab und bearbeiten Reklamationen in den SAP-Systemen R11 und Ariba.
- Sie bereiten monatlich die Energiedaten für das Reporting auf.
- Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Audits und planen interne Begehungen.
- Sie verwalten alle notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen in Ihrem Bereich.
- Sie stellen den Monatsabschluss in Bezug auf USGQ zusammen und überarbeiten das Gefahrstoffkataster.
- Sie bereiten mittelmäßig komplexe Dokumente unter Nutzung einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office vor.
- Sie erstellen, aktualisieren und stellen Best-Practice-Unterstützungen für MS-Dokumente, Datenbanken und andere Abteilungssysteme bereit.
- Sie organisieren Ihren Arbeitsplan eigenständig und weisen bei Bedarf kurzfristige Aufgaben an Dritte zu.
IHR PROFIL
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Sie verfügen über langjährige Berufserfahrung als Assistenz.
- Sie sind versiert im Umgang mit Bildschirmarbeitsplätzen, insbesondere mit MS Office-Anwendungen und SAP.
- Sie beherrschen sowohl die deutsche als auch die englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift.
- Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein sicheres sowie kompetentes Auftreten aus.
#J-18808-Ljbffr
Assistenz / Office Manager / Sekretärin (m/w/d) Arbeitgeber: TEICON Engineering GmbH
Kontaktperson:
TEICON Engineering GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz / Office Manager / Sekretärin (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf deine Erfahrungen mit MS Office und SAP beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Übe, wie du dich klar und präzise ausdrücken kannst, sowohl in Deutsch als auch in Englisch. Dies wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und bereit bist, in einem teamorientierten Umfeld zu arbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz / Office Manager / Sekretärin (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anschreiben personalisieren: Gestalte dein Anschreiben individuell für diese Position. Betone deine Erfahrungen als Assistenz und wie du die genannten Aufgaben erfolgreich umsetzen kannst. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens teilst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante berufliche Stationen hervor, insbesondere deine Erfahrungen mit MS Office und SAP sowie deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
Dokumente sorgfältig prüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt sind und deine Unterlagen professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei TEICON Engineering GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir, wie du deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf die Organisation von Terminen, die Koordination von Meetings und die Bearbeitung von Korrespondenzen präsentieren kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation sowohl in Deutsch als auch in Englisch demonstrieren.
✨Vertrautheit mit MS Office und SAP
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS Office und SAP hervorhebst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in deiner bisherigen Arbeit genutzt hast, um Aufgaben effizient zu erledigen.
✨Teamgeist und flache Hierarchien
Betone deine Teamfähigkeit und deine Bereitschaft, in einem partnerschaftlichen Umfeld zu arbeiten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Förderung eines positiven Arbeitsklimas beitragen kannst.
