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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Termine und organisiere Dienstreisen für die Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: Wir fördern Teamgeist und Wertschätzung in einem vielfältigen Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Erfahrener Ansprechpartner, flache Hierarchien und offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Hochschulabschluss oder Abitur mit kaufmännischer Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Gute Englischkenntnisse und MS-Office-Kenntnisse sind ein Muss.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
IHRE VORTEILE
- Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
- Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
- Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.
- Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.
IHRE AUFGABEN
- Sie koordinieren und planen selbstständig Termine für die Geschäftsführung, die sowohl die Vorbereitung und Betreuung von internen und externen Besprechungen, Sitzungen, Veranstaltungen, Verhandlungen, Seminaren inklusive Besucherempfang umfasst, klären eigenverantwortlich offene Fragen und stellen die benötigten Unterlagen für die genannten Veranstaltungen bereit.
- Sie planen und organisieren die Dienstreisen der Geschäftsführung eigenverantwortlich, bereiten diese inhaltlich und organisatorisch vor und nach, stellen alle notwendigen Reise- und Terminunterlagen zusammen und wickeln die Dienstreiseabrechnungen ab.
- Sie überwachen Termine selbstständig, insbesondere die notwendigen Zuarbeiten aus verschiedenen Organisationseinheiten, führen die eingegangenen Zuarbeiten wie Präsentationen und Statistiken zusammen und nutzen dafür EDV-Anwendungen wie MS-Office oder firmenspezifische Software.
- Sie handhaben und erstellen teilweise die interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache selbstständig und archivieren diese unter Nutzung zeitgemäßer Kommunikationsmittel.
- Sie erstellen und bearbeiten selbstständig Dokumentationen wie Protokolle, Notizen, Berichte, Vereinbarungen und Formulare unter Beachtung der Formvorschriften, legen diese ab und überwachen die Wiedervorlagen.
IHR PROFIL
- Sie verfügen über einen Hochschulabschluss oder ein Abitur mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung sowie über fachspezifische Weiterbildungen.
- Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von EDV-Tools, insbesondere des Microsoft-Office-Pakets.
- Sie haben gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
- Sie zeichnen sich durch sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit zu selbstständigem, strukturiertem Arbeiten aus.
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Sekretärin / Assistentin (m/w/d) der Geschäftsführung Arbeitgeber: TEICON Engineering GmbH
Kontaktperson:
TEICON Engineering GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin / Assistentin (m/w/d) der Geschäftsführung
✨Tip Nummer 1
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten in einem persönlichen Gespräch. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeit zur Planung und Koordination von Terminen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zu interkultureller Kommunikation vor. Da das Unternehmen Wert auf einen offenen Austausch über Kulturgrenzen hinweg legt, ist es wichtig, dass du deine Erfahrungen und Ansichten zu diesem Thema klar und überzeugend darlegen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in Microsoft Office und anderen EDV-Anwendungen zu demonstrieren. Vielleicht gibt es im Vorstellungsgespräch eine praktische Übung, bei der du deine Fähigkeiten direkt zeigen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin / Assistentin (m/w/d) der Geschäftsführung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nehmt euch die Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achtet auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass ihr alle relevanten Punkte in eurer Bewerbung ansprecht.
Anschreiben personalisieren: Verfasst ein individuelles Anschreiben, das eure Motivation für die Position als Sekretärin/Assistentin der Geschäftsführung deutlich macht. Geht darauf ein, wie eure Erfahrungen und Fähigkeiten den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Lebenslauf anpassen: Passt euren Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebt relevante Berufserfahrungen, insbesondere im Bereich Organisation und Kommunikation, hervor und stellt sicher, dass eure EDV-Kenntnisse klar erkennbar sind.
Dokumente überprüfen: Bevor ihr eure Bewerbung einreicht, überprüft alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achtet darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und dass alle geforderten Unterlagen beigefügt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei TEICON Engineering GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner bisherigen Berufserfahrung und wie du deine organisatorischen Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse in MS-Office demonstrieren
Da gute Kenntnisse in Microsoft Office gefordert sind, solltest du bereit sein, deine Fähigkeiten in diesem Bereich zu zeigen. Vielleicht kannst du während des Interviews sogar einige Beispiele nennen, wie du diese Tools effektiv genutzt hast.
✨Englischkenntnisse einbringen
Da die Stelle auch die Erstellung von Korrespondenz in englischer Sprache umfasst, sei darauf vorbereitet, deine Englischkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise eine kurze Vorstellung auf Englisch machen oder Fragen auf Englisch beantworten.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen zu den flachen Hierarchien und dem Teamgeist stellst. Dies zeigt, dass du Wert auf ein partnerschaftliches Miteinander legst und gut ins Team passen würdest.
