Teamassistenz (m/w/d) Verwaltung und Office Management

IHRE VORTEILE

• Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.
• Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener, fester Ansprechpartner zur Seite, der sich um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfalt unserer Mitarbeiter.
• Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• Sie erledigen sämtliche anfallenden Schreibarbeiten zuverlässig und fristgerecht.
• Sie erstellen Berichte, Korrespondenz, tabellarische Übersichten und Zahlenaufstellungen auf Basis vorgegebener Vorlagen sowie Fließtexte in einer gängigen Fremdsprache, in der Regel Englisch.
• Sie formulieren Anschreiben, Rückfragen und interne Mitteilungen anhand von Stichworten und legen diese unterschriftsreif vor.
• Sie erstellen, aktualisieren und vervielfältigen Schriftstücke sowie Formulare nach Bedarf.
• Sie überwachen den Postdurchlauf sowie relevante Termine und stellen deren Einhaltung sicher.
• Sie sichten die Eingangspost, ergänzen bei Bedarf zugehörige Unterlagen und verteilen die Dokumente entsprechend der Zuständigkeit und Priorität.
• Sie prüfen die Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, bereiten diese für den Versand vor und holen erforderliche Unterschriften ein.
• Sie koordinieren Termine nach vorgegebenen Regeln und verfolgen deren Umsetzung.
• Sie knüpfen und pflegen interne sowie externe Kontakte im Rahmen Ihrer Aufgaben.
• Sie nehmen Telefongespräche an, stellen Verbindungen her, leiten Gespräche weiter und beschaffen relevante Informationen von internen und externen Stellen.
• Sie empfangen Besucher und betreuen diese während ihres Aufenthalts.
• Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben im Büroalltag.
• Sie unterstützen die fachgebietsbezogene Sachbearbeitung organisatorisch und administrativ.
• Sie nutzen die aufgabenspezifischen Kommunikationsmittel sowie Verwaltungsinstrumente effizient und sicher.
• Sie führen Listen und Karteien und erfassen Daten beispielsweise im Rahmen der Zeiterfassung.
• Sie stellen Statistiken und Unterlagen zusammen und erstellen Schaubilder sowie Diagramme anhand vorliegender Skizzen und Tabellen.
• Sie organisieren und pflegen die Büroablage systematisch.
• Sie bestellen Büromaterial und verwalten die Bestände eigenständig.
• Sie organisieren Dienstreisen einschließlich Abordnungen und Visabeschaffung und rechnen diese gemäß den betrieblichen Richtlinien ab.
• Sie richten Auftrags-Task-Forces ein und organisieren die dafür erforderlichen Umzüge.

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellter, Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder eine vergleichbare in Deutschland anerkannte kaufmännische Berufsausbildung.
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft Office.
• Sie beherrschen die englische Sprache fließend in Wort und Schrift.
• Sie verfügen über sehr gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift und sprechen idealerweise Arabisch / Tamazight.
• Sie arbeiten konstruktiv und kooperativ im Team.
• Sie kommunizieren klar, adressatengerecht und verbindlich mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Sie erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, vorausschauend und eigenverantwortlich.