Administrative Assistant (m/f/d)

Bei Terumo entwickeln wir lebensrettende Medizintechnologien zum Nutzen der Gesellschaft. Sind Sie bereit, mit uns einen Unterschied zu machen? Hier können Sie Ihre Expertise weiterentwickeln und gleichzeitig Ihren persönlichen Aspirationen treu bleiben. Geleitet von unserem japanischen Erbe handeln wir mit Respekt, übernehmen Verantwortung und streben nach kontinuierlicher Verbesserung.

Allgemeine Informationen

Die Abteilung Allgemeine Angelegenheiten sorgt für das reibungslose, effiziente und sichere tägliche Funktionieren der gesamten Organisation. Dieses Team verwaltet die Dienstleistungen für die Einrichtungen, die Logistik am Arbeitsplatz und die operative Unterstützung, damit die Mitarbeiter sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren können. Sie koordinieren interne Prozesse, bearbeiten praktische Anfragen und sorgen für ein gut organisiertes Arbeitsumfeld. Durch die Überwachung der Infrastruktur, der Compliance und der Dienstleistungspartnerschaften spielt die Abteilung Allgemeine Angelegenheiten eine zentrale Rolle bei der Schaffung eines professionellen und zuverlässigen Arbeitsplatzes.

Stellenbeschreibung

Als Administrative Assistant (m/w/d) in der Abteilung Allgemeine Angelegenheiten stellen Sie den reibungslosen Ablauf der täglichen Abläufe in unserem Büro in Eschborn sicher, während Sie eine Vielzahl von administrativen und Beschaffungsprozessen verwalten und die finanziellen Berichtstätigkeiten unterstützen. Sie arbeiten mit verschiedenen Teams in der Organisation zusammen, um einen reibungslosen und gut unterstützten Arbeitsplatz zu gewährleisten. Ein starkes Auge für Details, eine serviceorientierte Denkweise und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten, sind unerlässlich. Diese Rolle erfordert eine physische Präsenz im Büro in Eschborn an mindestens drei Tagen pro Woche.

Aufgaben

• Beschaffung und Vertragsmanagement: Verwaltung lokaler Einkaufsaktivitäten und Beschaffungsprozesse, Überprüfung und Überwachung von Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistungspartnern, Bearbeitung von P2P-Aktivitäten: Erstellung von SAP-Bestellungen, Verfolgung des Fortschritts und Unterstützung beim Monatsabschluss, Vorbereitung von Daten für Berichterstattung und Unterstützung bei der finanziellen Datenanalyse.
• Büromanagement: Koordination externer Bürodienste wie Empfang, Facility Services, Reinigung, Wartung, ... Verwaltung von Zugangsausweisen für das Büro und Alarmsysteme.
• Umwelt-Compliance: Verwaltung von Umweltgebühren (Grüner Punkt): Registrierung, Kommunikation, Berichterstattung und Auditvorbereitung, Verwaltung von Batteriewaste-Gebühren: Registrierung, Kommunikation und Berichterstattung.
• Systemkoordination und interne Unterstützung: Als lokaler IT-Koordinationskontakt für Endbenutzer fungieren, lokale Genehmigungssysteme verwalten und als lokaler Administrator fungieren, als Reisebeauftragter: Unterstützung der Einhaltung der Reisepolitik und verwandter Anfragen.

Profilbeschreibung

• Starker administrativer Hintergrund mit Erfahrung in Finanzen, Beschaffung, allgemeinen Angelegenheiten oder Büro-/Betriebsmanagement.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben genau und parallel zu verwalten.
• Kenntnisse in SAP (P2P) und Erfahrung in der Vorbereitung und Berichterstattung über finanzielle Daten sind von Vorteil.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details mit starken analytischen und problemlösenden Fähigkeiten, insbesondere bei der Datenverarbeitung und compliancebezogenen Aufgaben.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten, kombiniert mit einer proaktiven, serviceorientierten Denkweise.
• Komfortabel im Umgang mit Systemen und Tools (z.B. MS Office, Salesforce, SAP, Zugangssysteme).
• Vertraulichkeit, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise in einem dynamischen Umfeld.
• Fließend in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.

Angebot

• Eine dynamische Rolle mit viel Abwechslung, die Ihnen umfassende Einblicke in mehrere Funktionsbereiche bietet.
• Ein Umfeld, das Veränderungen begrüßt, Feedback wertschätzt und Sie ermutigt, einen echten Einfluss zu nehmen.
• Enge Zusammenarbeit mit leidenschaftlichen internen Teams, Führungskräften und vertrauenswürdigen externen Partnern.
• Reale Möglichkeiten, Prozesse zu gestalten und zu bedeutenden Verbesserungen beizutragen.
• Eine unterstützende, menschenorientierte Kultur, in der Ihr Wachstum, Lernen und Ihre Selbstentwicklung wirklich wichtig sind.
• Ein wettbewerbsfähiges, attraktives Vergütungspaket, das Ihre Beiträge anerkennt, sowie eine Vielzahl von Vorteilen (z.B. Mittagszuschuss, Mobiltelefon und Abonnement, Altersvorsorge, Mitarbeiterunterstützungsprogramm, hybrides Arbeitsgeld, Fahrradleasing, kostenloser Kaffee im Büro, Rabatte auf Fitnessstudio-Mitgliedschaften ...).
• Gesunde Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Jahresurlaub.

Kontaktperson: Marjolein Buyl - Talent Acquisition Business Partner, Hajar El Ouahal - Talent Acquisition Intern.

Bei Terumo bedeutet Arbeiten, die Gesundheitsversorgung mit Herz voranzutreiben. Hier sind Sie befähigt, Ihren eigenen Weg zu wachsen, inspiriert zu werden, um zu innovieren, und unterstützt zu werden, während wir gemeinsam dorthin gelangen. Schließen Sie sich uns an, um eine gesündere Zukunft für unsere Patienten, die Gesellschaft und einander zu gestalten.