Assistent der Geschäftsleitung

Rollenbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung im täglichen operativen und strategischen Arbeitsalltag. Sie koordinieren Termine, Meetings und Reisen, bereiten Unterlagen und Präsentationen vor und übernehmen die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen. Zudem erstellen und prüfen Sie Auswertungen, Protokolle und Entscheidungsvorlagen und behalten wichtige Fristen, Aufgaben und Projekte im Blick. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Finanzunterlagen, Präsentationen für Kund:innen sowie internen Besprechungen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Die Position ist als hybride Rolle in Hamburg und oder Lübeck ausgestaltet.

Qualifikationen

• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung: Fundierte Erfahrung in Executive Administrative Assistance, Executive Support und klassischer Assistenz der Geschäftsführung, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
• Allgemeine Büroorganisation: Ausgeprägte Fähigkeiten in Administrative Assistance, strukturiertes Arbeiten, zuverlässige Termin- und Reiseplanung sowie souveräne Meeting-Vorbereitung.
• Finanz- und Abrechnungsaufgaben: Sicherer Umgang mit Expense Reports, Reisekostenabrechnungen und grundlegenden kaufmännischen Prozessen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sicherer Umgang mit Stakeholdern auf unterschiedlichen Ebenen, Diskretion und Serviceorientierung.
• Weitere wünschenswerte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, routinierter Umgang mit Google Workplace und Microsoft 365 (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel), hohe Eigenorganisation, Zuverlässigkeit sowie Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, technische Affinität sollte vorhanden sein.