Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei der erste Kontakt für Besucher und unterstütze bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit internationalem Flair und einem freundlichen Team.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachse in einem inklusiven Team und erlebe spannende Herausforderungen.
- Warum dieser Job: Gestalte den ersten Eindruck und arbeite in einem abwechslungsreichen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im internationalen Umfeld und gute Englisch- sowie Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Als Front Office Administrator sind Sie der erste Ansprechpartner für alle Besucher, internationale Kollegen und Gäste an der Rezeption sowie am Telefon. Sie unterstützen bei der Reservierung von Besprechungsräumen und Catering-Bestellungen für Meetings und arbeiten an verschiedenen administrativen Aufgaben.
Hauptaufgaben & Verantwortlichkeiten:
- Erster Ansprechpartner für alle Besucher, internationale Kollegen und Gäste an der Rezeption sowie am Telefon
- Begrüßen und Betreuen unserer Gäste: Kaffee/Getränke anbieten, Taxi bestellen, Management-Transfers koordinieren, Unterstützung bei Besucherparkplätzen, Hotelunterkünfte buchen, Bordkarten drucken, besondere Wünsche erfüllen
- Unterstützung der Gäste beim Registrierungsprozess auf Envoy, Vorregistrierung und Ein- und Auschecken
- Vorbereitung und Ausgabe von Zugangsausweisen (Tagesausweise) und/oder Kennzeichnung von Türen und Aufzügen für Gäste
- Verwaltung von Ausweisen für alle Kollegen mit Kaba-Software (Vorbereitung, Änderungen, Aktualisierungen usw.)
- Beantwortung und Weiterleitung eingehender Telefonanrufe für die Corporate Headquarters der Adecco Group
- Verteilung aller eingehenden Post von der Schweizer Post und Kurierdiensten und entsprechende Information der Kollegen (eingeschriebene Briefe, Pakete, angeforderte Gebührenzahlungen)
- Tägliche Vorbereitung (stempeln und/oder registrieren) der Ausgangspost für die Schweizer Post
- Unterstützung bei TNT/Fedex-Paketen, Hilfe für Kollegen bei Versand, Verwaltung der Konten (erstellen, löschen, Änderungen)
- Verantwortung als Travel Manager, einschließlich Genehmigung von kurzfristigen Reisebuchungen in unserem Reisewerkzeug Egencia
- Beantwortung von E-Mails und Weiterleitung an die zuständige Person oder Abteilung
- Unterstützung bei der Reservierung und Koordination von Besprechungsräumen (Vorbereitung der gewünschten Sitzanordnungen, Trennwände öffnen und schließen usw.)
- Überprüfung des Teepunkts in der Lobby und gegebenenfalls Aufräumen und Geschirrspüler beladen
- Pflege und Aktualisierung verschiedener Listen wie internes Telefonverzeichnis, Eintritts- und Austrittslisten, Geburtstagsliste
- Bestellung von Visitenkarten auf Anfrage für Kollegen
- Pflege und Aktualisierung von Folien für die Bildschirme im Empfangsbereich und Teepunkten
- Bestellung von Blumen für verschiedene Anlässe
- Verwaltung von Bargeld, einschließlich Briefmarken
- Koordination von Rechnungen mit Ariba-Software
- Unterstützung der Facility-Abteilung, falls erforderlich
- Erstellung von Bestellungen in Ariba gemäß dem jährlichen HR-Budget für alle erforderlichen Lieferanten
- Verwaltung der Kommunikation mit Green Time für die Einarbeitung neuer Subsidiennutzer und die Bearbeitung von Austritten
- Vorbereitung und Versand von Geburtstags-E-Mails und Gutscheinen an Mitarbeiter
- Verwaltung der Stempelmaschine, Überwachung des Frankiersystem-Saldos und Versand von Zahlungsaufforderungen an AP zur Auffüllung des Frankierkontos
- Überwachung der Lagerbestände und Bestellung von Versandmaterialien von FedEx
- Vorbereitung von Willkommenspaketen für neue Mitarbeiter
- Überwachung der weltweiten Mitarbeiterregistrierungen und Versand von Einwanderungsformularen
- Vertretung der Verantwortung des Leiters der Empfangsabteilung während Abwesenheiten, um den Betrieb und die konsistente Servicebereitstellung sicherzustellen.
Über Sie:
- Erfahrung in einem internationalen und dynamischen Umfeld
- Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse; Kenntnisse in Französisch oder einer anderen Sprache sind von Vorteil
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
- Grundlegende berufliche Ausbildung im Bereich Wirtschaft (KV), Hotelwesen oder gleichwertig
- Fähigkeit, mit einer breiten Palette von Aktivitäten in einem internationalen Umfeld umzugehen
- Flexibel, serviceorientiert, gut ausbalanciert, zuverlässig
- Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
- Fundierte MS Office-Kenntnisse in Word, Excel, PowerPoint, Teams, One Note
Inklusion: Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein, der sich für Gleichheit, Chancengleichheit, Inklusion und Vielfalt einsetzt.
Front Office Administrator Arbeitgeber: The Adecco Group
Als Front Office Administrator bei The Adecco Group erwartet Sie ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld, in dem Sie die erste Anlaufstelle für Besucher und Kollegen sind. Wir bieten Ihnen nicht nur eine freundliche und unterstützende Unternehmenskultur, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Genießen Sie die Vorteile eines modernen Arbeitsplatzes in einem globalen Konzern, der Vielfalt und Inklusion schätzt und fördert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Front Office Administrator erhalten könnten
✨Sei der perfekte Gastgeber
Wenn du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, denk daran, dass du der erste Eindruck bist. Sei freundlich, lächle und zeige, dass du die Gäste willkommen heißt – das ist genau das, was wir bei StudySmarter schätzen!
✨Bereite dich auf Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir gestellt werden könnten und wie du darauf antworten würdest. Zeig, dass du die Anforderungen der Stelle als Front Office Administrator verstehst und bereit bist, diese zu erfüllen.
✨Nutze dein Netzwerk
Sprich mit Leuten in deinem Netzwerk, die vielleicht schon bei uns oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält und du alle Informationen hast, die du brauchst, um dich optimal zu präsentieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Front Office Administrator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserem Team passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Mach es übersichtlich!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenbeschreibung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Rolle identifizieren kannst.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei The Adecco Group vorbereitet
✨Sei der perfekte Gastgeber
Da du als Front Office Administrator die erste Anlaufstelle für Besucher bist, solltest du dir überlegen, wie du einen positiven ersten Eindruck hinterlassen kannst. Übe, freundlich und einladend zu sein, und überlege dir, wie du auf verschiedene Gästewünsche eingehen kannst.
✨Kenntnis der Tools und Software
Mach dich mit den Programmen vertraut, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie Kaba und Ariba. Wenn du während des Interviews Fragen dazu beantworten kannst oder sogar Vorschläge zur Verbesserung hast, wird das sicher positiv auffallen.
✨Sprich die Sprachen
Da die Stelle Kenntnisse in Englisch und Deutsch erfordert, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Übe einige typische Gesprächssituationen, die im Büroalltag vorkommen könnten, um deine Sprachfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Organisatorische Fähigkeiten zeigen
Bereite dich darauf vor, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast und wie du dabei Prioritäten gesetzt hast.
