ICS, Executive Assistant - Frankfurt

Blackstone ist der weltweit größte alternative Vermögensverwalter. Wir streben danach, positive wirtschaftliche Auswirkungen und langfristigen Wert für unsere Investoren, die Unternehmen, in die wir investieren, und die Gemeinschaften, in denen wir arbeiten, zu schaffen. Dies erreichen wir durch außergewöhnliche Menschen und flexibles Kapital, um Unternehmen bei der Lösung von Problemen zu helfen.

Der Executive Assistant wird zwei Managing Directors mit Sitz in Frankfurt unterstützen – einen im Private Equity ICS Team und einen im Real Estate ICS Team.

Die Verantwortlichkeiten umfassen:

• Umfassendes Terminmanagement; Koordination interner und externer Meetings in Großbritannien, den USA, Asien und Europa. Regelmäßige Zusammenarbeit mit anderen Team-EAs und externen EAs zur Koordination von Meetings/Anrufen über verschiedene Zeitzonen hinweg, auch unter Verwendung von Zoom und Teams.
• Buchung von Konferenzräumen für interne und externe Meetings; Registrierung von Gästen im Besuchersystem.
• Organisation nationaler und internationaler Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Autos und Hotels.
• Koordination der Teilnahme an Meetings auf Konferenzen und Vorbereitung von Briefing-Unterlagen in Zusammenarbeit mit dem ICS-Team.
• Kontakt mit externen Kunden/Geschäftskollegen.
• Erfassung von Besprechungsnotizen und Erstellung von Berichten in Salesforce.
• Zusammenarbeit mit der Compliance-Abteilung zur Genehmigung von Marketingdokumenten.
• Erstellung detaillierter Unternehmensausgaben über Concur, einschließlich der Verfolgung von Belegen und Rückerstattungen.
• Unterstützung des ICS-Teams in verschiedenen Arbeitsbereichen, einschließlich: Verfolgung von Meetings im Salesforce CRM-System, Beantwortung von LP-Anfragen/Anfragen per Telefon oder E-Mail oder Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Teammitglieder, direkte Kommunikation mit LPs zur Koordination und Terminierung von Meetings, Koordination und Management der Logistik für Roadshows von Anfang bis Ende, Vorbereitung und Aktualisierung von Excel-Tabellen nach Bedarf.

Qualifikationen und Erfahrungen:

• Starke Kommunikationsfähigkeiten; hohe emotionale Intelligenz; und fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (gesprochen und geschrieben).
• Fähigkeit, mit konkurrierenden Fristen zu arbeiten und eine „Can-do“-Einstellung zu haben.
• Frühere EA-Erfahrung aus einem ähnlichen professionellen/unternehmerischen Umfeld. Vorherige Erfahrung in einem Investor Relations-Team bevorzugt.
• Umfangreiche Erfahrung mit Microsoft Office Suite sowie Erfahrung mit CRM-Software (Kenntnisse in Salesforce bevorzugt) und Concur.
• Erfahrung in der Koordination komplexer Reisevorbereitungen.
• Proaktive Herangehensweise, Auge fürs Detail und starke Nachverfolgung.
• Fähigkeit, Prioritäten unabhängig zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Fähigkeit, Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern und dem Management aufzubauen.
• Ausführung der Aufgaben mit dem höchsten Maß an Vertraulichkeit und Integrität.

Die hier beschriebenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind nicht erschöpfend und es können zusätzliche Aufgaben, Pflichten oder Verantwortlichkeiten für diese Position erforderlich sein. Aufgaben, Pflichten und Verantwortlichkeiten können jederzeit nach alleinigem Ermessen von Blackstone geändert werden.

Blackstone verpflichtet sich, allen Mitarbeitern und Bewerbern für eine Beschäftigung ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Glauben, Religion, Geschlecht, Schwangerschaft, nationale Herkunft, Abstammung, Staatsbürgerschaft, Alter, Familienstand oder Partnerschaftsstatus, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Behinderung, genetische Veranlagung, Veteranen- oder Militärstatus, Status als Opfer häuslicher Gewalt, eines Sexualdelikts oder Stalkings oder einer anderen Klasse oder eines anderen Status gemäß den geltenden Bundes-, Landes- und lokalen Gesetzen gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten zu bieten.