Front of House / Administrative Assistant (m/f/d)

Bei Boeing innovieren und arbeiten wir zusammen, um die Welt zu einem besseren Ort zu machen. Wir setzen uns dafür ein, ein Umfeld zu schaffen, das für jedes Teammitglied einladend, respektvoll und inklusiv ist, mit großartigen Möglichkeiten für berufliches Wachstum. Seien Sie Teil des Berliner Büros von Boeing und helfen Sie dabei, eine warme, einladende und serviceorientierte Umgebung für Besucher, Kollegen und Geschäftspartner zu schaffen.

Wir suchen einen freundlichen, organisierten und proaktiven Front of House / Administrative Assistant, um sicherzustellen, dass der Empfangsbereich und das Büro reibungslos und professionell betrieben werden. Dies ist eine Vollzeitstelle, die 100% vor Ort ist und Empfangsdienste, Bürokoordination und administrative Unterstützung in einem globalen Unternehmensumfeld kombiniert.

Was Sie in dieser Rolle lieben werden:

• Seien Sie das Gesicht von Boeing in Berlin, indem Sie Gäste willkommen heißen und den täglichen Betrieb unterstützen.
• Arbeiten Sie in einem kollaborativen, internationalen Umfeld, in dem Englisch die primäre Arbeitssprache ist, während Deutsch für die lokale Kommunikation und Gästebetreuung erforderlich ist.
• Erhalten Sie Einblicke in funktionsübergreifende Teams und eine Vielzahl von operativen Aktivitäten in einer Rolle mit praktischer Verantwortung.
• Klare, strukturierte Verantwortlichkeiten mit der Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten zu erweitern und Projektarbeit zu übernehmen.

Was Sie tun werden (Aufgaben):

• Verwalten Sie die Lobby und andere Gemeinschaftsbereiche, um sicherzustellen, dass sie auf einem hohen professionellen Standard gehalten werden.
• Unterstützen Sie die Koordination von Besuchen, Meetings, Konferenzen und Gästeveranstaltungen.
• Bereitstellung von Empfangs- und Gästemanagementdiensten, einschließlich der Beantwortung von Anrufen und der Buchung von Konferenzräumen.
• Bearbeiten von eingehender und ausgehender Post.
• Koordinieren Sie mit Anbietern für Veranstaltungen und Büroinstandhaltung.
• Sammlung, Organisation und Pflege von Daten für die Verarbeitung und elektronische Informationssysteme.
• Bestellen und Verwalten von Büromaterialien, einschließlich Schreibwaren und Küchenartikeln.
• Unterstützen Sie finanzielle Verwaltungsaufgaben, einschließlich Rechnungsmanagement, und beantworten Sie Anfragen der Finanzabteilung in Amsterdam.
• Identifizieren und melden Sie Sicherheitsrisiken und unterstützen Sie die Einarbeitungs- und Austrittsprozesse von Mitarbeitern.
• Effektive Zusammenarbeit mit einem breiteren internationalen Team in mehreren Ländern zur Unterstützung einer reibungslosen Kommunikation und Koordination.
• Bereitstellung grundlegender Unterstützung mit einer Vielzahl von Systemen und Tools und Koordination mit dem IT-Support nach Bedarf.
• Durchführung zusätzlicher administrativer Aufgaben nach Bedarf.

Was wir Ihnen bieten:

• Urlaub: 32 Urlaubstage zur Unterstützung der Work-Life-Balance.
• Persönliche Freizeit: Bezahlte Tage für ausgewählte persönliche Umstände, einschließlich Notfällen, Heiratsfeiern, Umzügen und Trauerfällen.
• Essens- und Transportzulagen: Monatliche Essenszulage von 115 € und ein Transportguthaben von 50 €.
• Altersvorsorge: Eine Altersvorsorge mit 13 Monatszahlungen und flexiblen Beitragsoptionen.
• Leben- und Invaliditätsversicherung: Deckung für Lebensversicherung und totale Berufsunfähigkeit.
• Krankheitsurlaub Gehaltslückenversicherung: Einkommensschutz während des Krankheitsurlaubs.
• Globale Reisedeckung & Internationale SOS-Hilfe: Unterstützung für Geschäftsreisen weltweit.
• Medizinische Leistungen im Ausland: Notfallmedizinische Absicherung während Reisen.
• Karriereentwicklung: Zugang zum Learning Together Programm, das Abschlüsse, MBAs und Zertifizierungen unterstützt.
• Wohlfühlunterstützung: Programme zur Mitarbeiterunterstützung und zum Wohlbefinden.

Für eine vollständige Liste unserer Vorteile in Deutschland besuchen Sie bitte unsere Website, da diese regelmäßig aktualisiert werden, um den Marktanforderungen auf lokaler Ebene gerecht zu werden.

Was wir suchen (grundlegende Qualifikationen):

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Starke Microsoft Office-Kenntnisse, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und SharePoint.
• Professionelles Auftreten und eine starke Kundenservice-Mentalität.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch in Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams zu arbeiten.
• Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, unter Druck Prioritäten zu setzen.
• Aufmerksamkeit für Details, eine positive Einstellung und eine starke Teamplayer-Mentalität.
• Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf dringende betriebliche Bedürfnisse.
• Komfortable Nutzung mehrerer Systeme und Tools, mit der Fähigkeit, grundlegende IT-bezogene Anfragen zu unterstützen oder bei Bedarf mit dem IT-Support zu koordinieren.

Schön zu haben (bevorzugte Qualifikationen):

• Formale Ausbildung oder Qualifikation in Verwaltung, Sekretariatsstudien oder gleichwertig (z.B. Abitur, Fachabitur, kaufmännische Ausbildung).
• Erfahrung in der Gastronomie, Reise-, Facility-Services oder in einem multinationalen Unternehmensumfeld.

Praktische Details:

• Standort: Berlin – Vollzeit, 100% bürobasiert.
• Eine marineblaue Unternehmensuniform wird bereitgestellt; ein Dresscode gilt für das Front of House-Personal.
• Kandidaten müssen im Raum Berlin wohnen oder bereit sein, auf eigene Kosten umzuziehen. Umzugsunterstützung wird nicht angeboten.
• Boeing wird keine Bewerber für Arbeitsvisa sponsern. Kandidaten müssen bereits über eine rechtliche Erlaubnis verfügen, in Deutschland zu arbeiten.

Schließen Sie sich Boeing in Berlin an und helfen Sie, eine einladende und professionelle Umgebung für unsere Mitarbeiter und Besucher zu gestalten. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

Bewerbungen für diese Position werden bis zum 01. September 2026 angenommen.

Exportkontrollanforderungen: Dies ist keine Exportkontrollposition.

Umzug: Umzugsunterstützung ist kein verhandelbarer Vorteil für diese Position.

Visumsponsoring: Der Arbeitgeber wird keine Bewerber für den Status eines Arbeitsvisums sponsern.

Schicht: Kein Schichtarbeiter (Deutschland)

Chancengleichheit: Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir akzeptieren keine rechtswidrige Diskriminierung in unseren Rekrutierungs- oder Beschäftigungspraktiken aus beliebigen Gründen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Rasse, Farbe, Ethnie, Religion, nationale Herkunft, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, körperliche oder geistige Behinderung, genetische Faktoren, militärischer und Veteranenstatus oder andere Merkmale, die durch geltendes Recht geschützt sind.

Wir haben Teams in mehr als 65 Ländern, und jede Person spielt eine Rolle dabei, uns zu einem der innovativsten, vielfältigsten und inklusivsten Unternehmen der Welt zu machen. Wir sind stolze Mitglieder der Valuable 500 und begrüßen Bewerbungen von Kandidaten mit Behinderungen. Bewerber werden ermutigt, unserem Rekrutierungsteam alle erforderlichen Anpassungen während des Rekrutierungsprozesses mitzuteilen. Anpassungen können unter anderem Folgendes umfassen: Durchführung von Interviews an barrierefreien Orten, die Mobilitätsbedürfnisse berücksichtigen, und Ermutigung der Kandidaten, vorhandene Hilfstechnologien wie Bildschirmlesegeräte mitzubringen und zu verwenden sowie flexible Interviewformate wie virtuelle oder telefonische Interviews anzubieten.