Administrative Assistant Communications and Publishing Department | Frankfurt (Germany) | Permanent (Full-Time, 40 Hours/Week)

Die Administration Assistant arbeitet innerhalb etablierter Prozesse und Systeme und sorgt für die zuverlässige Ausführung definierter Aufgaben, während sie das breitere Produktionsteam unterstützt. Die Rolle trägt zur effizienten Durchführung kreativer Projekte durch starke organisatorische Disziplin, Aufmerksamkeit für Details und effektive Unterstützung der täglichen Abläufe bei.

Verantwortlichkeiten

• Administrative & Finanzkoordination
  • Rechnungen gemäß den festgelegten finanziellen Verfahren bearbeiten und verwalten, um Genauigkeit, richtige Codierung und fristgerechte Einreichung sicherzustellen.
  • Bei der Vorbereitung, Verfolgung und Verwaltung von Verträgen und Lieferantendokumentationen unterstützen.
  • Aktuelle finanzielle und administrative Aufzeichnungen führen, um Produktionsaktivitäten und Berichtspflichten zu unterstützen.
  • Mit internen Stakeholdern und externen Anbietern kommunizieren, um sicherzustellen, dass die Dokumentation vollständig und konform mit den Richtlinien ist.
• Projekt- & Workflow-Unterstützung
  • Administrative Unterstützung über mehrere aktive Produktionsprojekte hinweg bieten, um sicherzustellen, dass Aufgaben innerhalb der vereinbarten Fristen abgeschlossen werden.
  • Workfront, Monday.com und ähnliche Tools nutzen, um Aufgaben zu aktualisieren, Fortschritte zu verfolgen und die Projekttransparenz aufrechtzuerhalten.
  • Den Creative Production Project Coordinator bei der Pflege genauer Zeitpläne und Workflow-Daten unterstützen.
  • Sicherstellen, dass Projektinformationen und Dokumentationen konsistent aktualisiert und innerhalb der Systeme zugänglich sind.
  • Die Genehmigungsprozesse für Korrelation, VIO und IP unterstützen, indem Dateien und erforderliche Informationen in die vorgesehenen Systeme hochgeladen, der Genehmigungsstatus verfolgt und mit Inhaltserstellern sowie dem Korrelation-Manager koordiniert wird, um einen zeitgerechten Fortschritt durch die Überprüfungs-Workflows sicherzustellen.
• Datenmanagement & Berichterstattung
  • Daten innerhalb von Tabellenkalkulationen verwalten, einschließlich Budgetverfolgung, Rechnungsprotokollen und Projektaufzeichnungen.
  • Ein hohes Maß an Genauigkeit, Konsistenz und Integrität über alle Dateneingaben hinweg sicherstellen.
  • Standardberichte und Zusammenfassungen zur Unterstützung der operativen Aufsicht vorbereiten.
• Abteilungssupport
  • Strukturierte digitale Ablagesysteme für Verträge, Finanzunterlagen und Projektdokumentationen organisieren und pflegen.
  • Die Vorbereitung von Präsentationen, Dokumenten und internen Materialien nach Bedarf unterstützen.
  • Zur reibungslosen täglichen Funktionsweise des CPD-Teams durch zuverlässige administrative Unterstützung beitragen.

Umfang & Einfluss

• Arbeitet unter der Anleitung des Creative Production Project Coordinators innerhalb klar definierter Prozesse und Systeme.
• Verantwortlich für die genaue Ausführung wiederkehrender administrativer und finanzieller Aufgaben, die die Produktionsabläufe unterstützen.
• Trägt zur Effizienz des Teams bei, indem sie die Datenintegrität, Dokumentenorganisation und Prozesskonformität sicherstellt.
• Begrenzte Entscheidungsbefugnis; eskaliert Probleme oder Ausnahmen nach Bedarf.
• Der Einfluss ist hauptsächlich operativ und unterstützt die erfolgreiche Durchführung mehrerer gleichzeitiger Projekte.

Qualifikationen

• Relevante Erfahrung in einer administrativen, finanziellen Unterstützungs- oder Betriebsrolle, vorzugsweise in einem kreativen, Medien- oder Produktionsumfeld.
• Erfahrung im Umgang mit Rechnungen, Verträgen und finanzieller Dokumentation.
• Praktische Kenntnisse von Projektmanagement-Plattformen, insbesondere Workfront und/oder Monday.com (oder ähnlichen Tools).
• Starke Kenntnisse in Tabellenkalkulationen (Excel oder gleichwertig), einschließlich Verfolgung, Organisation und grundlegender Analyse.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben mit starker Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit zu verwalten.
• Gute organisatorische, kommunikative und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Kenntnisse und regelmäßige Nutzung von KI-Tools.
• Starke Englischkenntnisse.
• Hohes Maß an Präzision in der Arbeit und Aufmerksamkeit für Details.

Bevorzugte Eigenschaften

• Prozessorientiert mit einem strukturierten und methodischen Ansatz zur Arbeit.
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Aufmerksamkeit für Details.
• Komfortabel in einer Multi-Projekt-, fristgetriebenen Umgebung.
• Proaktiv bei der Identifizierung und Lösung routinemäßiger Probleme im Rahmen des Aufgabenspektrums.
• Kollaborative und unterstützende Teammentalität.

Arbeitsort: Dies ist eine vollständig vor Ort ausgeführte Position, die eine tägliche Anwesenheit im Büro in Frankfurt, Deutschland, erfordert. Hybride und remote Arbeitsarrangements sind für diese Rolle nicht verfügbar.