Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Facility Management bei der Wartung und Verwaltung von Kirchengebäuden.
- Unternehmen: Engagierte Organisation, die spirituelle Räume für die Gemeinschaft schafft.
- Vorteile: Vollzeitstelle mit stabilen Arbeitszeiten und wertvoller Erfahrung im Verwaltungsbereich.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte einen positiven Einfluss auf die Gemeinschaft und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Erforderlich sind zwei Jahre nach der Schule und fünf Jahre Erfahrung in der Büroorganisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Diese Position hilft, Einrichtungen bereitzustellen und aufrechtzuerhalten, die den Mitgliedern der Kirche Orte bieten, an denen sie anbeten, lehren, lernen, gemeinsam beten, Bündnisse schließen und heilige Ordinanzen empfangen können. Jede Kircheinrichtung, die gebaut und/oder gewartet wird, sollte:
- Eine spirituelle Umgebung für die Mitglieder bieten, um zu beten, und
- Ein Bild von Ehrfurcht und Würde in der Gemeinschaft präsentieren.
Diese Position unterstützt den Facility Manager, um eine zeitgerechte Wartung der Einrichtungen unter Verwendung etablierter Prozesse und Standards für Wartung, Reparatur und Ersatz sowie administrative Unterstützung für eine Facility Management-Gruppe sicherzustellen. Dies ist eine unterstützende Rolle für einen erfahrenen Einzelbeitragenden.
Verantwortlichkeiten
- Vorbereitung von Bestellanforderungen, Empfang von Rechnungen und Abgleich mit Bestellungen, Sicherstellung von Genauigkeit und Vollständigkeit; Einhaltung von Kontrollen; Überwachung der abgerechneten Artikel, um sicherzustellen, dass sie gemäß den etablierten Prozessen genehmigt sind.
- Vorbereitung von Zahlungsuploads; Erstellung von Finanzberichten, Überprüfung von Kreditkartenabrechnungen.
- Verfolgen aller Materialien und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie empfangen oder erbracht wurden.
- Führen einer Nachverfolgungsdatei über Rückstände.
- Wartung von Finanzdateien.
- Unter der Anleitung des FM häufige Kommunikation mit Anbietern und Auftragnehmern.
- Unterstützung bei der Etablierung von Anbietern.
- Kann Verträge vorbereiten und Versicherungsdokumente überprüfen.
- Wartung und Erstellung von Computerdatenbanken: Bestellungen, Arbeitsaufträge, präventive Wartungspläne, Mitarbeiter- und Einrichtungsunterlagen.
- Durchführung von Büroarbeiten wie das Tippen von Korrespondenz und Berichten; Protokollführung bei Besprechungen auf Anfrage, Eingabe von Computer Daten; Pflege von Akten; Beantwortung von Telefonanrufen; Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post; Erstellung von Arbeitsaufträgen; Bearbeitung von Bestellanforderungen und -bestellungen; Teilnahme an erforderlichen Schulungsveranstaltungen.
- Zusammenstellung, Erstellung und Hochladen oder Versenden verschiedener Berichte an das Bereichsbüro oder interne Kunden.
- Verwaltung der Büroabläufe einschließlich: Gerätefunktion, Vorräte, Verwaltung von Ablagen, Telefonmitteilungen usw.
- Andere Aufgaben, die vom Facility Manager zugewiesen werden.
Qualifikationen
- Zwei Jahre nach der Schule. Fünf Jahre vielfältige Büroerfahrung oder gleichwertig, die die folgenden Fähigkeiten demonstriert: Computerkenntnisse und Erfahrung, einschließlich Windows, Microsoft-Anwendungen und die Fähigkeit, andere Softwareanwendungen nach Bedarf zu erlernen.
- Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich professioneller Telefonetikette und effektiver Geschäftskommunikation.
- Grundlegende betriebswirtschaftliche Buchhaltungskenntnisse, einschließlich Verständnis von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen.
- Organisationsfähigkeiten, einschließlich Ablage, Terminplanung, Zeitmanagement und Priorisierung.
- Fähigkeit, effektiv und höflich mit allen Personen zu kommunizieren, einschließlich Priestertumführern, Managern, Kollegen und Anbietern.
- Starke und nachgewiesene Erfahrung im Kundenservice.
- Deutsch und Englisch auf professionellem Niveau ist erforderlich, schriftlich und mündlich.
Administrative Assistant Facilities Management| Frankfurt (Germany) |Temporary, 12 Months (Full-Time, 40 Hours/Week) Arbeitgeber: The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints
Als Arbeitgeber bietet die Kirche eine bedeutungsvolle und erfüllende Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, zur Schaffung und Pflege von Einrichtungen beizutragen, die für die Gemeinschaft von großer Bedeutung sind. In Frankfurt profitieren Sie von einem unterstützenden Team, das Wert auf Zusammenarbeit und persönliche Entwicklung legt, sowie von flexiblen Arbeitszeiten und einer positiven Unternehmenskultur, die auf Respekt und Integrität basiert.
Kontaktdaten:
The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative Assistant Facilities Management| Frankfurt (Germany) |Temporary, 12 Months (Full-Time, 40 Hours/Week) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrative Assistant bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Facilities Manager oder dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zur Anstellung erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Kirche und ihre Werte, damit du zeigen kannst, wie gut du ins Team passt. Überlege dir auch Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten im Bereich Organisation und Kundenservice unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die Möglichkeit, alle Informationen zu deiner Bewerbung an einem Ort zu verwalten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant Facilities Management| Frankfurt (Germany) |Temporary, 12 Months (Full-Time, 40 Hours/Week) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige deine Persönlichkeit. Wir wollen wissen, wer du bist und was dich motiviert, bei uns zu arbeiten. Lass deine Leidenschaft für die Position durchscheinen!
Achte auf Details!:Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Überprüfe Grammatik und Rechtschreibung, denn das zeigt, dass du sorgfältig arbeitest. Ein gut strukturiertes Dokument macht einen professionellen Eindruck auf uns.
Verbindung zur Mission!:Erkläre, wie deine Werte und Erfahrungen mit der Mission und den Zielen unserer Organisation übereinstimmen. Zeige uns, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an unserer Arbeit hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere offizielle Website. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints vorbereitet
✨Mach dich mit den Anforderungen vertraut
Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und mache dir Notizen zu den wichtigsten Aufgaben und Qualifikationen. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen und bereite konkrete Beispiele vor, die du im Interview teilen kannst.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Denke an häufige Interviewfragen, die für die Position relevant sind, wie z.B. Fragen zu deiner Erfahrung im Umgang mit Rechnungen oder der Kommunikation mit Lieferanten. Übe deine Antworten laut, um sicherzustellen, dass du klar und selbstbewusst antworten kannst.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel mit Verwaltung und Organisation zu tun hat, sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit deine Zeit und Aufgaben effektiv verwaltet hast. Vielleicht hast du ein System entwickelt, um deine Arbeit zu priorisieren – teile das im Interview!
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Zeige dein Interesse an der Organisation, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt und zur Mission des Unternehmens beitragen kannst.
