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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltung von Einrichtungen für eine spirituelle Gemeinschaft.
- Arbeitgeber: Engagierte Kirche mit einem Fokus auf Gemeinschaft und Unterstützung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitstelle und ein unterstützendes Team.
- Andere Informationen: Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte einen positiven Raum für Menschen, um zu lernen und zu wachsen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Büroorganisation und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Diese Position hilft, Einrichtungen bereitzustellen und aufrechtzuerhalten, die den Mitgliedern der Kirche Orte bieten, an denen sie anbeten, lehren, lernen, gemeinsam beten, Bündnisse schließen und erneuern sowie heilige Ordinanzen empfangen können. Jede Kircheinrichtung, die gebaut und/oder gewartet wird, sollte:
- Ein spirituelles Umfeld für die Mitglieder bieten, um zu beten, und
- Ein Bild von Ehrfurcht und Würde in der Gemeinschaft präsentieren.
Diese Position unterstützt den Facility Manager, um eine zeitgerechte Wartung der Einrichtungen unter Verwendung etablierter Prozesse und Standards für Wartung, Reparatur und Ersatz sowie administrative Unterstützung für eine Facility Management-Arbeitsgruppe sicherzustellen. Dies ist eine unterstützende Rolle für einen erfahrenen Einzelbeitragenden.
Verantwortlichkeiten
- Bereitet Einkaufsanforderungen vor, erhält Rechnungen und gleicht diese mit Bestellungen ab, stellt Genauigkeit und Vollständigkeit sicher; Einhaltung der Kontrollen; überwacht in Rechnung gestellte Artikel, um sicherzustellen, dass sie gemäß den festgelegten Prozessen genehmigt sind.
- Bereitet Zahlungsuploads vor; erstellt Finanzberichte, überprüft Kreditkartenabrechnungen. Hält den Überblick über alle Materialien und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie erhalten oder erbracht wurden. Führt eine Nachverfolgungsdatei über Rückstände.
- Pflegt Finanzunterlagen.
- Kommuniziert häufig mit Anbietern und Auftragnehmern unter der Anleitung des FM.
- Hilft bei der Etablierung von Anbietern.
- Kann Verträge vorbereiten und Versicherungsdokumente überprüfen.
- Pflegt Computer-Datenbanken: Bestellungen, Arbeitsaufträge, präventive Wartungspläne, Mitarbeiter- und Einrichtungsunterlagen.
- Führt Büroarbeiten wie das Tippen von Korrespondenz und Berichten aus; protokolliert Sitzungen auf Anfrage, gibt Daten in Computer ein; pflegt Akten; beantwortet Telefone; bearbeitet eingehende und ausgehende Post; erstellt Arbeitsaufträge; bearbeitet Einkaufsanforderungen und -bestellungen; nimmt an erforderlichen Schulungssitzungen teil.
- Stellt verschiedene Berichte für das Bereichsbüro oder die Stake-Leiter zusammen, produziert und lädt sie hoch oder versendet sie per Post.
- Leitet die Bürooperationen, einschließlich: Gerätefunktion, Vorräte, Verwaltung von Akten, Telefonmitteilungen usw.
- Andere Aufgaben, die vom Facility Manager zugewiesen werden.
Qualifikationen
- Zwei Jahre nach der Schule. Fünf Jahre vielfältige Büroerfahrung oder gleichwertig, die die folgenden Fähigkeiten demonstriert:
- Computerkenntnisse und Erfahrung, einschließlich Windows, Microsoft-Anwendungen und die Fähigkeit, andere Softwareanwendungen nach Bedarf zu erlernen.
- Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich professioneller Telefonetikette und effektiver Geschäftskommunikation.
- Grundlegende Kenntnisse in der Buchhaltung, einschließlich Verständnis von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen.
- Organisationsfähigkeiten, einschließlich Ablage, Terminplanung, Zeitmanagement und Priorisierung.
- Fähigkeit, effektiv und höflich mit allen Personen zu kommunizieren, einschließlich Priestertumführern, Managern, Kollegen und Anbietern.
- Starke und nachgewiesene Erfahrung im Kundenservice.
- Deutsch und Englisch auf professionellem Niveau ist erforderlich, schriftlich und mündlich.
Administrative Assistant | Zurich (Switzerland) | Permanent (Part-Time, 16 Hours/Week) Arbeitgeber: The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints
Kontaktperson:
The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Assistant | Zurich (Switzerland) | Permanent (Part-Time, 16 Hours/Week)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Kontakte, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Zeige, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und schätzt.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben. Das zeigt dein Interesse und Engagement für die Position und macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu verfolgen.
✨Tipp Nummer 4
Sei flexibel und offen für verschiedene Möglichkeiten. Manchmal kann eine Teilzeitstelle oder ein Praktikum der erste Schritt zu einer Vollzeitposition sein. Zeige, dass du bereit bist, zu lernen und dich weiterzuentwickeln.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Assistant | Zurich (Switzerland) | Permanent (Part-Time, 16 Hours/Week)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Achte auf Details!: Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Überprüfe Grammatik und Rechtschreibung, denn das zeigt, dass du sorgfältig arbeitest. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen!
Pass deine Unterlagen an!: Jede Stelle ist anders, also passe deinen Lebenslauf und dein Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Position an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Aufgaben als Administrative Assistant passen.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und effizient bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints vorbereitest
✨Mach dich mit den Anforderungen vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du die Stellenbeschreibung gründlich durchlesen. Achte besonders auf die geforderten Fähigkeiten und Aufgaben. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Qualifikationen zu diesen Anforderungen passen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du relevante Fähigkeiten eingesetzt hast. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Eignung für die Position als Administrative Assistant zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen der Position sind immer gut.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass du angemessen gekleidet bist und einen positiven ersten Eindruck hinterlässt. Ein freundliches Auftreten und eine klare Kommunikation sind entscheidend, besonders in einer Rolle, die viel Kontakt mit anderen erfordert.