Executive Assistant

Bei The Coca‑Cola Company schaffen wir Momente der Verbindung und Erfrischung für Menschen auf der ganzen Welt. Wir suchen einen Executive Assistant, der in schnelllebigen, dynamischen Umgebungen gedeiht und eine starke Mischung aus exekutiver Partnerschaft, digitaler Kompetenz und operativer Exzellenz mitbringt. Diese Rolle bietet kritische Unterstützung für Führungskräfte und ermöglicht Fokus, Klarheit und Wirkung in einer komplexen, globalen Organisation.

Als vertrauenswürdiger Partner werden Sie Bedürfnisse antizipieren, Prioritäten orchestrieren und moderne Werkzeuge sowie Arbeitsweisen nutzen, um Komplexität zu vereinfachen und die Effektivität der Führung zu verbessern. Diese Rolle arbeitet funktionsübergreifend und über geografische Grenzen hinweg, um Zusammenarbeit und Ausführung zu unterstützen.

Was Sie für uns tun werden:

• Eng mit Führungskräften zusammenarbeiten, um komplexe Kalender zu verwalten, Meetings proaktiv zu priorisieren, Konflikte zu lösen und sicherzustellen, dass die Zeit auf geschäftskritische Prioritäten abgestimmt ist.
• Die Bedürfnisse der Führungskräfte antizipieren, indem Sie den Zeitplan, Fristen und Ergebnisse im Blick behalten und durchdachte Empfehlungen und Lösungen in Momenten der Unklarheit bereitstellen.
• Die Planung von Führungsroutinen koordinieren, einschließlich Teammeetings, Offsites, Geschäftsüberprüfungen und strategischen Planungssitzungen über mehrere geografische Standorte hinweg.
• Hochwirksame Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern vorbereiten, entwerfen und verwalten, um Klarheit, Professionalität und Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.
• Aktionspunkte, Entscheidungen und Verpflichtungen verfolgen und proaktiv Nachverfolgungen mit Führungskräften und Partnern verwalten, um eine zeitgerechte Ausführung sicherzustellen.
• Inlands- und Auslandsreisen orchestrieren, einschließlich Genehmigungen, Buchungen, Visa und Spesenabrechnung, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für Reisen und Ausgaben sicherzustellen.
• Die Logistik von Meetings unterstützen, indem Agenden, Materialien, Präsentationen, Kollaborationsräume und technische Setups koordiniert werden, um produktive und inklusive Diskussionen zu ermöglichen.
• Gastfreundschaftsunterstützung für Führungskräfte und Besucher bieten, um ein nahtloses und einladendes Erlebnis im Einklang mit den Standards von Coca‑Cola zu gewährleisten.
• Digitale Werkzeuge, Kollaborationsplattformen und aufkommende Technologien nutzen, um administrative Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern.
• Möglichkeiten zur Vereinfachung, Standardisierung oder Automatisierung administrativer Arbeitsabläufe identifizieren, um kontinuierliche Verbesserungen und agile Arbeitsweisen zu fördern.
• Vertrauliche und sensible Informationen mit höchster Diskretion, Integrität und Professionalität behandeln.
• Allgemeine administrative Unterstützung wie Dokumentenmanagement, Dateneingabe, Kaufanfragen und Erstellung von Bestellungen sowie Spesenabrechnung mit Genauigkeit und Detailgenauigkeit leisten.

Anforderungen & Qualifikationen:

• Über 5 Jahre Erfahrung in der Bereitstellung von hochrangiger exekutiver oder leitender Unterstützung in einer schnelllebigen, globalen oder matrixartigen Umgebung.
• Nachgewiesene Fähigkeit, autonom, mit gesundem Urteilsvermögen und Initiative zu arbeiten, während man Unklarheiten und sich ändernde Prioritäten navigiert.
• Starke digitale Kompetenz in Bezug auf Produktivitäts-, Kollaborations- und Kommunikationstools, mit der Fähigkeit, neue Technologien und Systeme schnell zu übernehmen.
• Erfahrung mit modernen Arbeitsplatzplattformen wie Kalenderverwaltungstools, virtuellen Kollaborationsumgebungen und Dokumentenfreigabelösungen.
• Komfort im Umgang mit Daten, Dashboards oder Tracking-Tools zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, Prioritäten und Nachverfolgungen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Stakeholder und konkurrierende Anforderungen mit Professionalität und Selbstbewusstsein zu managen.
• Hohe Standards für Vertraulichkeit, Integrität und Diskretion beim Umgang mit sensiblen Informationen.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, Botschaften für unterschiedliche Zielgruppen und Führungskräfte anzupassen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details, kombiniert mit der Fähigkeit, das große Ganze zu sehen.
• Erfahrung in der Koordination von Reisen, Ausgaben und Logistik in compliance-gesteuerten Unternehmensumgebungen.
• Eine Denkweise zur kontinuierlichen Verbesserung, mit Erfahrung in der Optimierung von Prozessen oder der Einführung effizienterer Arbeitsweisen.
• Erfahrung mit Budgetverfolgung/-überwachung.
• Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit über Funktionen, Kulturen und geografische Grenzen hinweg in einer globalen Organisation.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.

Standort: Berlin, Deutschland

Reise erforderlich: 0% – 25%

Umzug angeboten: Nein