Executive Assistant - LE4 - DFAT - Geneva

Die Bewerbungen werden von Personen gesucht, die an einer Anstellung innerhalb der Australischen Ständigen Mission bei den Vereinten Nationen in Genf interessiert sind. Der erfolgreiche Bewerber wird als lokal angestelltes Personal von der Australischen Ständigen Mission bei den Vereinten Nationen in Genf engagiert. Bitte beachten Sie, dass die Australische Ständige Mission bei den Vereinten Nationen in Genf keine Unterstützung bei der Umsiedlung bietet. Alle Kosten, die mit der Übernahme der Position verbunden sind, liegen in der Verantwortung des erfolgreichen Kandidaten. Diese Rolle ist bürobasiert.

Eine Standardüberprüfung der Integrität wird vor Beginn der Tätigkeit für den erfolgreichen Bewerber durchgeführt.

Über das Department of Foreign Affairs and Trade

Die Aufgabe des Departments of Foreign Affairs and Trade (DFAT) besteht darin, die Interessen Australiens und der Australier international voranzutreiben. Dies umfasst die Stärkung der Sicherheit Australiens, die Verbesserung des Wohlstands Australiens, die Bereitstellung eines effektiven und qualitativ hochwertigen Programms für ausländische Hilfe sowie die Unterstützung australischer Reisender und Australier im Ausland. Das Ministerium bietet der australischen Regierung Beratung zu Außen-, Handels- und Entwicklungspolitik. DFAT arbeitet auch mit anderen australischen Regierungsbehörden zusammen, um die Koordination der Verfolgung globaler, regionaler und bilateraler Interessen Australiens voranzutreiben.

Über die Position

Unter Anleitung bietet der Executive Assistant dem Botschafter und dem stellvertretenden Botschafter hochrangige exekutive, administrative und organisatorische Unterstützung bei der Australischen Ständigen Mission bei den Vereinten Nationen in Genf. Die Position organisiert auch offizielle Veranstaltungen und Funktionen.

Aufgrund der sensiblen Natur der Arbeit muss diese Position in der Lage sein, eine nationale Sicherheitsfreigabe zu halten und aufrechtzuerhalten, die von DFAT anerkannt wird.

Hauptverantwortlichkeiten der Position umfassen unter anderem:

• Bereitstellung hochrangiger exekutiver Unterstützung für den Botschafter und den stellvertretenden Botschafter, um den effektiven Betrieb der Exekutive in einem schnelllebigen und sensiblen Umfeld sicherzustellen.
• Verwaltung und Priorisierung von Korrespondenz, Einladungen, Briefingmaterialien und Anfragen, wobei ein gesundes Urteilsvermögen zur Bestimmung von Prioritäten, Maßnahmen und Compliance-Anforderungen ausgeübt wird.
• Koordination offizieller Besuche und Delegationsprogramme für Minister, hochrangige Beamte und hochrangige Besucher, wobei konkurrierende Prioritäten und betriebliche Anforderungen in Einklang gebracht werden.
• Planung und Durchführung repräsentativer Veranstaltungen, Besprechungen und offizieller Engagements, wobei mit internen und externen Interessengruppen zusammengearbeitet wird, um die Ziele der Mission zu erreichen.
• Verwaltung von repräsentativen Ausgaben und finanzieller Verwaltung, einschließlich Prognosen, Abrechnungen, Abstimmungen und Berichterstattung gemäß den Richtlinien und Verfahren von DFAT.
• Koordination von Reisen, Logistik und verwandten administrativen Arrangements für die Führungsebene und offizielle Aktivitäten, um die Einhaltung relevanter Richtlinien und Verfahren sicherzustellen.
• Überwachung von Sicherheits-, Betriebs- und Arbeitsablauf-Risiken, Implementierung erforderlicher Kontrollen und Eskalation von Problemen nach Bedarf.
• Bereitstellung administrativer Anleitung, Aufrechterhaltung effektiver Geschäftssysteme und Unterstützung der Teamkoordination, um kontinuierliche Verbesserungen und organisatorische Effektivität zu fördern.

Erforderliche Qualifikationen/Erfahrungen/Wissen/Fähigkeiten

• Nachgewiesene Erfahrung in ähnlichen Rollen als Executive Assistant.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mit einem Team zu arbeiten und es zu unterstützen. Fähigkeit, respektvolle und effektive Beziehungen zu internen und externen Interessengruppen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
• Fähigkeit, Zeit zu managen, Prioritäten zu setzen, zu planen, mehrere Aufgaben zu bewältigen und gut unter Druck zu arbeiten.
• Finanzmanagement- und Organisationsfähigkeiten.
• Diskretion und gesundes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Umfangreiche Erfahrung mit Microsoft Office und elektronischen Anwendungen.
• Außergewöhnliche Kundenservice- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich, während fließende Französischkenntnisse sehr geschätzt werden.
• Kenntnis oder die Fähigkeit, schnell Kenntnisse über die Gesetzgebung der australischen Regierung oder die Richtlinien und Vorgaben des Ministeriums in Bezug auf die Aufgaben der Position zu erwerben.

Wünschenswert

• Frühere Erfahrung in einer Botschaft, internationalen Organisation oder vergleichbaren Umgebung.

Sicherheitsanforderungen

Australische NV2-Sicherheitsfreigabe oder die Fähigkeit, diese zu erhalten und aufrechtzuerhalten. Daher müssen Bewerber die australische Staatsbürgerschaft besitzen, um berücksichtigt zu werden. Bitte beachten Sie, dass Kandidaten, die die Staatsbürgerschaft oder doppelte Staatsbürgerschaft der Schweiz besitzen, nicht für eine australische Sicherheitsfreigabe in Frage kommen.

Vorteile

20 Tage Jahresurlaub, 50% Arbeitgeberbeitrag zur Kranken- und Unfallversicherung sowie zu einem Pensionsfonds.