Maintenance Contracts Coordinator

Department Operations & Environmental Services

Job Summary

Reporting to the Supervisor of Technical Services and Maintenance Contracts, der Maintenance Contracts Coordinator ist verantwortlich für die Koordination, Vertragsverwaltung und technische Unterstützung für betriebliche Bedürfnisse innerhalb des Bereichs. Dies umfasst die Vertragsverwaltung für Straßenwartungsverträge und die Unterstützung interner Programme, die Engagement und Fokus erfordern, um Effizienz, effektives Management, Vertragsleistung und Kostenmanagement sicherzustellen.

Job Duties Include

• Leitung, Koordination und/oder Unterstützung des Projektmanagements, der Vertragsverwaltung einschließlich Schätzung, Vertragsvorbereitung, Vertragsverwaltung; Überprüfung und Pflege der Arbeitsprotokolle der Auftragnehmer für Zahlungen, allgemeine Aufzeichnungen, Feldinspektionen und Kundenservice für verschiedene zugewiesene Straßenwartungsverträge.
• Bereitstellung von Planung, Koordination und Feldüberwachung für jährliche Straßenwartungsverträge, um sicherzustellen, dass die Feldoperationen der Auftragnehmer den vertraglichen Bedingungen, Bauvorschriften, Spezifikationen und Best Practices entsprechen, sowie die Einhaltung der Vorschriften für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, der städtischen Richtlinien und Verfahren und um Informationen, Unterstützung und Anleitung für die Öffentlichkeit bereitzustellen.
• Untersuchung und Koordination von Antworten auf Anfragen, Beschwerden und Bedenken im Zusammenhang mit allen zugewiesenen Wartungsverträgen und verwandten Arbeiten, wie es von der Abteilung oder der Körperschaft erforderlich sein kann.
• Unterstützung bei der Verfolgung und Analyse verschiedener Winterereignisse und Kosten, um die Materialnutzung sicherzustellen, regelmäßige Analysen der Daten des Streuwagensteuergeräts (Salzmanagementplan), Kostenerstattungen, Analyse von GPS-Daten (Global Positioning Service) und Dash-Cam-Daten, wie erforderlich.
• Sicherstellung der Einhaltung der Ontario Reg. 239/02 (Mindestwartungsstandards - MMS) für Infrastrukturinspektionen, Winterpatrouillen und andere anwendbare Programme in Bezug auf Dokumentation, Inspektionspläne einschließlich allgemeiner Verfolgung und Berichterstattung.
• Bereitstellung von Unterstützung, Durchführung von Untersuchungen und Pflege von Aufzeichnungen zur Unterstützung verschiedener Ansprüche gegen die Stadt, wie erforderlich.
• Bereitstellung eines hervorragenden Kundenservices, Beantwortung von Anfragen von Anwohnern, Stadtmitarbeitern und dem Rat in Bezug auf die Wartungsverträge, Untersuchung und Lösung von Beschwerden.
• Überprüfung von Einreichungen, um sicherzustellen, dass Straßenservices sicher und effizient für Wartungsprojekte bereitgestellt werden können, wie erforderlich.
• Forschung und Implementierung anderer neuer Technologien auf Anfrage.
• Unterstützung der Programme zur Straßenbelegung und kommunalen Zustimmung in der täglichen Arbeit, einschließlich der Überprüfung von Ingenieurdokumenten.
• Durchführung und Unterstützung anderer verwandter Aufgaben und Forschungen, die im Einklang mit den allgemeinen Arbeitsaufgaben oder notwendigen Abteilungs- oder Unternehmenszielen stehen.

Qualifications/Skills

• Hochschulabschluss in Bauingenieurtechnik mit mindestens 5 Jahren fortschreitender Erfahrung in Bauingenieurwesen, Vertragsverwaltung, Straßenbau, Wartung und Inspektion oder einer Kombination aus Ausbildung, Schulung und Erfahrung, die als gleichwertig angesehen wird.
• Zertifizierte/r Ingenieurtechnologe/in (C.E.T.) oder bereit, diese zu erwerben. Zertifizierte/r Techniker/in (C.Tech) kann basierend auf verwandter Ausbildung, Schulung und Berufserfahrung in einem Bauingenieurumfeld akzeptiert werden.
• Mitglied der Ontario Association Certified Engineering Technologists and Technicians (OACETT) in gutem Ansehen mit der Berechtigung, eine Zertifizierung als Ingenieurtechnologe (C.E.T.) zu erreichen.
• Gültiger Ontario Führerschein der Klasse G in gutem Ansehen.
• Fähigkeit, die Lieferung einer breiten Palette von kommunalen Straßenwartungsverträgen durch externe Auftragnehmer zu überwachen, zu koordinieren und zu verwalten.
• Starkes Fachwissen über die Mindestwartungsstandards (MMS) und die Ontario Provincial Standards (OPSS).
• Nachgewiesene Fähigkeit, die Leistung von Auftragnehmern zu verwalten und Konflikte professionell und effektiv zu lösen.
• Ausgezeichnete numerische Fähigkeiten für die Angebotserstellung, Datenanalyse, Kostenberechnungen und -bewertungen, Verhandlungen sowie Verfolgung und Verwaltung von Wartungsverträgen.
• Überlegene Organisations-, Zeitmanagement-, Planungs- und Aufzeichnungsfähigkeiten.
• Starke Entscheidungsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit minimaler Aufsicht zu arbeiten.
• Fähigkeit, Arbeiten mit konkurrierenden Prioritäten sowohl im internen als auch im externen Kundenservice zu priorisieren.
• Überlegene Computerkenntnisse in Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
• Außergewöhnliche Fähigkeit, auf Details zu achten.
• Verständnis anderer spezialisierter Softwareanwendungen (z.B.: CityWorks, AMANDA, JDE, FMW).
• Exzellente mündliche und schriftliche Fähigkeiten, einschließlich Berichtswesen und Präsentationen.
• Kenntnis der Beschaffungspraktiken in einem kommunalen Regierungsumfeld.
• Überlegene Kundenservicefähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, Konflikte professionell zu lösen.
• Erfahrung in Winterkontrolloperationen wäre von Vorteil.
• Kenntnisse in GPS/AVL sind von Vorteil.
• Erfahrung mit GIS wäre von Vorteil.
• Fähigkeit, ein polizeiliches Führungszeugnis, das innerhalb der letzten sechs Monate datiert ist, vorzulegen, das für die Stadt zufriedenstellend ist.

What is Offered to Staff

• Compensation: Wir bieten wettbewerbsfähige Vergütung, die die Verantwortlichkeiten der Position widerspiegelt.
• Hours of Work: Dies ist eine tarifgebundene Position, die 40 Stunden pro Woche arbeitet. Die Arbeitszeiten sind von Montag bis Freitag von 7:30 bis 16:00 Uhr und erfolgen gemäß dem CUPE-Kollektivvertrag.
• Benefits: Die Stadt bietet Vollzeitmitarbeitern ein umfassendes Leistungspaket mit bezahltem Krankheitsurlaub, Urlaub und persönlichen Freistellungstagen; Elternzeit-Zuschuss; Mitarbeiter- und Familienhilfeprogramm; Gesundheits- und Wellnessprogramm, Mitgliedschaft im Fitnesszentrum der Stadt Ajax; sowie eine leistungsorientierte Altersversorgung (OMERS-Pension).

Vacancy Statement

Alle Stellenangebote der Stadt Ajax dienen der Besetzung bestehender vakanten Positionen, sofern nicht anders angegeben.

Equal Opportunity Employer

Die Stadt Ajax setzt sich für Chancengleichheit ein und baut einen Arbeitsplatz auf, an dem sich alle Mitarbeiter geschätzt, respektiert und unterstützt fühlen. Wir begrüßen Bewerbungen von Kandidaten aller Hintergründe, insbesondere von Personen, die historisch ausgeschlossen wurden, einschließlich schwarzer und indigener Menschen, rassifizierter Gemeinschaften, Menschen mit Behinderungen, 2SLGBTQIA+-Individuen und anderen, die systemischen Ungleichheiten ausgesetzt sind. Wenn Sie für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt werden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zugangsbedürfnisse anzugeben. Wir setzen uns dafür ein, einen barrierefreien und respektvollen Einstellungsprozess zu gewährleisten. Wenn Sie Inhalte in einem alternativen Format anfordern möchten, kontaktieren Sie bitte die Personalabteilung per E-Mail an careers@ajax.ca. Die persönlichen Informationen, die im Rahmen des Rekrutierungsprozesses gesammelt werden, werden ausschließlich verwendet, um die Eignung für die Beschäftigung zu bestimmen. Wir danken allen Kandidaten im Voraus; jedoch werden nur diejenigen kontaktiert, die für ein Vorstellungsgespräch in Betracht gezogen werden.

Artificial Intelligence (AI)

Wir nutzen KI ausschließlich zum Zweck der Anonymisierung des Bewerbungsprozesses, um Fairness und Gleichheit zu gewährleisten. Bitte beachten Sie, dass KI nicht verwendet wird, um Kandidaten zu bewerten oder Entscheidungen über ihre Eignung für eine Rolle zu treffen.