Office Manager (m/w/d) in Köln

Du führst unser Kölner Headquarter — den Ort, an dem über 20 Onlineshops, elf Standorte und 40 Nationalitäten zusammenlaufen. Wenn hier etwas läuft, läuft es, weil du es organisiert hast.

Unser Kölner Standort ist das Headquarter der Customization Group — hier sitzen Führung, Zentralfunktionen und die Teams, die unsere Shops und Partnergeschäfte steuern. Als Office Manager bist du die Person, die diesen Ort zusammenhält. Du bist erste Ansprechperson für Gäste, Bewerber:innen und Dienstleister, du hältst Ausstattung, Bestellungen und Facility-Themen am Laufen, du organisierst Reisen und interne Veranstaltungen und du arbeitest eng mit HR zusammen, damit neue Kolleg:innen an ihrem ersten Tag einen fertigen Arbeitsplatz vorfinden. Das ist keine reine Verwaltungsrolle: du entscheidest selbst, wie das Büro funktioniert, und wirst dabei nicht ständig gefragt.

Allein bist du damit nicht: im Office Management arbeitet bereits eine Kollegin in Teilzeit. Ihr teilt euch den Standort auf — wer welche Themen übernimmt, stimmt ihr gemeinsam ab.

Die Customization Group ist weltweit führend in Mass Customization und Print-on-Demand-E-Commerce. Wir fertigen bis zu 2,5 Millionen personalisierte Produkte pro Tag an Standorten in Deutschland, Polen, den USA und Lettland und erreichen Kunden über mehr als 20 eigene Onlineshops und über 1.000 Partnershops — mit 750+ Kolleg:innen aus über 40 Nationen an 10 Standorten.

Kurz gesagt: Du verantwortest den reibungslosen Betrieb unseres Kölner Headquarters — von der Empfangsfläche bis zum Dienstleistervertrag.

Auf einen Blick:

• Standort Köln, HQ — vor Ort
• Umfang Vollzeit, 40 Std./Woche, unbefristet
• Team Office Management, zu zweit — mit einer Kollegin in Teilzeit
• Verantwortung Standort Köln
• Level Berufserfahren, typischerweise 3+ Jahre im Office Management
• Start sofort

Was du machst:

• Den Bürobetrieb verantworten. Bestellungen, Ausstattung, Verbrauchsmaterial, Besprechungsräume — du sorgst dafür, dass nichts fehlt, bevor es jemand vermisst.
• Erste Ansprechperson am Empfang sein. Gäste, Bewerber:innen, Lieferanten, Handwerker: du empfängst, koordinierst und weißt, wer wohin gehört.
• Dienstleister steuern. Reinigung, Wartung, Sicherheit, Getränke- und Bürolieferanten — du hältst Termine nach, prüfst Leistungen und verhandelst kleinere Verträge.
• Reisen und Termine organisieren. Buchungen über unser Reisetool, Abstimmung mit Reisenden, Vorbereitung von Besuchen aus anderen Standorten.
• Onboardings mit HR vorbereiten. Arbeitsplatz, Hardware, Zugänge, Willkommenspaket — damit der erste Tag nicht mit Suchen beginnt.
• Interne Veranstaltungen umsetzen. Von Team-Lunches bis Standortevents: Planung, Anbieter, Ablauf, Nachbereitung.
• Post, Rechnungen und Ablage. Eingangspost, Belegvorbereitung für die Buchhaltung, saubere Dokumentation.
• Den Fuhrpark verantworten. Unsere Firmenwagen von der Bestellung bis zur Rückgabe: Übergaben an Kolleg:innen, Termine für Wartung, TÜV und Reifenwechsel, Tankkarten, Schadensmeldungen an die Versicherung.

Das bringst du mit:

• Typischerweise mehrere Jahre Erfahrung im Office Management, Hospitality, am Empfang oder in einer vergleichbaren organisierenden Rolle.
• Nachweisbare Erfahrung darin, mehrere Themen parallel zu steuern und selbst zu priorisieren, wenn alles gleichzeitig kommt.
• Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau und Englisch auf Arbeitsniveau.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams).
• Bereitschaft zur vollen Präsenz vor Ort in Köln — die Rolle funktioniert nur im Büro.

Nice-to-have:

• Erfahrung mit einem Reisebuchungstool.
• Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen.
• Erfahrung in einem internationalen oder mehrsprachigen Arbeitsumfeld.

Passt das zu dir? Ehrlich gesagt: nicht für jede:n. Lies den zweiten Kasten genauso aufmerksam wie den ersten.

Passt zu dir, wenn…

• du gern der Punkt bist, an dem alles zusammenläuft, und Ordnung schaffst, wo vorher keine war.
• du selbst entscheidest, was zuerst dran ist, statt auf eine Aufgabenliste zu warten.
• du auf Menschen zugehst — vom Handwerker bis zum Geschäftsführer, im gleichen Ton.
• du Abläufe nicht nur ausführst, sondern verbesserst, wenn sie dich stören.

Eher nicht, wenn…

• du Homeoffice-Tage brauchst: diese Rolle ist an die Anwesenheit im Kölner Büro gebunden.
• du ungestört an einer Sache arbeiten möchtest — dein Tag besteht aus Unterbrechungen, und das ist der Job, nicht ein Problem des Jobs.
• du eine passive Verwalterrolle suchst: du gehst Themen proaktiv an.
• du dich unwohl fühlst, wenn viele Menschen dich ansprechen — du bist die sichtbarste Person am Standort.

Vergütung & Benefits:

• Jobticket — Zuschuss zum Deutschlandticket.
• 26 Tage Urlaub — plus Sonderurlaub für besondere Anlässe (z.B. als Nichtraucher).
• Urban Sports Club — bezuschusste Mitgliedschaft.
• Mitarbeiterrabatt — auf alle Produkte unserer Shops.
• Weiterbildung — Lernplattform und externe Formate.
• Modernes HQ — zentral in Köln, gut erreichbar, 35 Arbeitsplätze.
• Team-Events — mehrmals im Jahr.
• Corporate Benefits — Rabatte bei Partnerunternehmen.

So läuft die Bewerbung:

Vier Schritte, keine Endlosschleife. Du weißt nach jedem Gespräch, wo du stehst.

• Bewerbung (asynchron, ~5 Min). Lebenslauf reicht. Kein Anschreiben, keine Zeugnisse in Runde eins.
• Telefonat mit Recruiting (30 Min). Rolle, Präsenzerwartung, Gehaltsband, deine offenen Fragen — offen und in beide Richtungen.
• Gespräch im HQ (60Min). Kennenlernen, Rundgang durch das Büro und eine kurze Praxisaufgabe: wie du einen Tag mit drei gleichzeitigen Prioritäten sortierst.

Bereit zu starten? Kein Anschreiben nötig. Wenn du magst, beantworte im Formular kurz diese drei Fragen — jeweils etwa drei Sätze. Freiwillig: wir können auch im Telefonat darüber sprechen.

• Erzähl von einem Tag, an dem drei Dinge gleichzeitig dringend waren. Wie hast du entschieden, was zuerst dran ist — und was hast du bewusst liegen lassen?
• Was hast du in einem Büro schon einmal von Grund auf verbessert? Ein Ablauf, ein Lieferant, eine Ordnung. Was war vorher, was danach?
• Wie sorgst du dafür, dass Gäste sich willkommen fühlen, auch wenn dein Tag chaotisch ist? Eine konkrete Situation ist mehr wert als ein Grundsatz.

Dauert etwa 10 Minuten. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.