Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere verschiedene Themen in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: The Female Company – ein innovatives Unternehmen, das die Femcare-Branche herausfordert.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Arbeite in einem kreativen Umfeld mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer Mission, die Frauen empowern und Tabus brechen will.
- Qualifikationen: Erste Erfahrung in administrativen oder organisatorischen Rollen ist von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 29700 - 36300 € pro Jahr.
Bei The Female Company sorgen viele Dinge im Hintergrund dafür, dass unser Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Genau hier kommst du ins Spiel: Du behältst den Überblick, bringst Struktur in unterschiedliche Themen und sorgst dafür, dass organisatorisch alles läuft – von People Administration über Finance Support bis hin zu unserem Berliner Office.
Die Rolle ist bewusst vielseitig: Du bist keine klassische HR Managerin, kein*e reine*r Office Manager*in und auch kein*e klassische*r Executive Assistant. Vielmehr suchen wir eine pragmatische Allround-Person, die gerne Verantwortung übernimmt, mehrere Themen gleichzeitig im Blick behält und selbstständig dafür sorgt, dass Dinge vorangehen.
Als Team & Operations Assistant arbeitest du an der Schnittstelle zwischen People, Finance, Office und Geschäftsführung. Du unterstützt dort, wo im Tagesgeschäft Organisation, Koordination und ein guter Blick fürs Detail gefragt sind. Du erkennst, was ansteht, setzt Prioritäten und kümmerst dich darum, dass Aufgaben nicht liegen bleiben. Dabei arbeitest du eng mit unserer CEO und dem Team zusammen und übernimmst sowohl wiederkehrende administrative Prozesse als auch spontane organisatorische Themen.
- People & HR Administration
- Pflege und Verwaltung unserer Mitarbeitendendaten und Prozesse in Personio
- Unterstützung bei On- und Offboardings sowie bei Ein- und Austritten
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten
- Zusammenstellung und Vorbereitung payroll-relevanter Informationen für unseren externen Payroll-Partner
- Verwaltung von Abwesenheiten, Benefits und weiteren administrativen People-Themen
- Unterstützung bei einzelnen People-Prozessen und Projekten, z. B. Feedback Cycles oder Team-Umfragen
- Ansprechpartner*in für das Team bei alltäglichen organisatorischen HR-Fragen
- Finance Unterstützung
- Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für den Monatsabschluss
- Koordination und Nachhalten von administrativen Themen mit internen und externen Ansprechpartner*innen
- Unterstützung bei weiteren organisatorischen Finance- und Administrationsthemen im Tagesgeschäft
- Executive & Team Support
- Unterstützung unserer CEO bei organisatorischen und administrativen Themen
- Koordination von Terminen, Meetings und kleineren organisatorischen Projekten
- Vorbereitung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Teamveranstaltungen
- Nachhalten & Koordination von offenen To-dos und organisatorischen Themen
- Unterstützung bei Recherchen und kleineren Projekten, wenn zusätzliche Hände und ein guter organisatorischer Blick gefragt sind
- Office & Workplace
- Organisation und Koordination unseres Berliner Offices
- Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Getränken und sonstigem Equipment
- Koordination externer Dienstleister, z. B. Reinigung und weitere Office Services
- Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post
- Verwaltung und Ausgabe von Hardware und sonstigem Equipment
- Vorbereitung des Offices für Meetings, Workshops oder Teamveranstaltungen
Du bist ein Organisationstalent, hast Spaß daran, Dinge einfach zu machen und voranzubringen und erkennst selbst, wo Unterstützung gebraucht wird und was als Nächstes ansteht. Du hast erste Berufserfahrung in einer organisatorischen, administrativen oder assistierenden Rolle - z. B. im People-, Office-, Operations- oder Executive-Umfeld. Du arbeitest sehr strukturiert, zuverlässig und selbstständig und kannst auch bei mehreren parallelen Themen gut priorisieren. Du bist hands-on und pragmatisch: Wenn etwas erledigt werden muss, kümmerst du dich darum. Du hast Spaß daran, unterschiedliche Themen und Ansprechpartner*innen zu koordinieren und den Überblick zu behalten. Du gehst verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Informationen um. Idealerweise hast du bereits mit einem HR-System wie Personio gearbeitet oder bringst die Bereitschaft mit, dich schnell einzuarbeiten. Ein grundlegendes Verständnis für administrative HR- und Finance-Prozesse ist ein Plus. Du kommunizierst sicher auf Deutsch und kannst dich auch auf Englisch gut verständigen. Du bist regelmäßig in unserem Berliner Office vor Ort und hast Lust auf eine Rolle, in der persönlicher Austausch und Präsenz eine wichtige Rolle spielen.
Team & Operations Assistant – People, Finance & Administration (f/m/x) - auf 12 Monate befristet Arbeitgeber: The Female Company
The Female Company ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Berlin-Kreuzberg bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit für Homeoffice und einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen. Unsere Unternehmenskultur basiert auf Vielfalt und Empowerment, was bedeutet, dass jede*r die Chance hat, sich aktiv einzubringen und an bedeutungsvollen Projekten zu arbeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Team & Operations Assistant – People, Finance & Administration (f/m/x) - auf 12 Monate befristet erhalten könntest
✨Aktiv in HR-Communities sein
Schau dir Netzwerke wie XING oder lokale HR-Stammtische an. Dort kannst du nicht nur wertvolle Kontakte knüpfen, sondern auch Infos über aktuelle Stellenangebote und Trends im Personalmanagement aus erster Hand bekommen.
✨Jobmessen nutzen
Besuche Jobmessen, die speziell für den Bereich Personalmanagement ausgerichtet sind. Das ist eine super Gelegenheit, direkt mit den Personalverantwortlichen von Unternehmen wie The Female Company ins Gespräch zu kommen und dich vorzustellen.
✨Flexibel und schnell sein
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, schnell zu reagiert. Halte ein Auge auf kurzfristige Stellenausschreibungen und sei bereit, auch mal spontan zu einem Gespräch zu erscheinen. Die Flexibilität kann dir einen riesen Vorteil verschaffen!
✨Nutze unsere Plattform!
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Webseite bei The Female Company zu bewerben. Wir haben viele tolle Angebote im Personalmanagement, die nicht überall ausgeschrieben sind. Das könnte deine Chance sein!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Team & Operations Assistant – People, Finance & Administration (f/m/x) - auf 12 Monate befristet mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine Soft Skills!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. In deinem Lebenslauf und deinem Anschreiben solltest du unbedingt Beispiele anführen, wo du deine Kommunikations- und Teamfähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Lass uns wissen, wie du Konflikte gelöst oder ein tolles Teamaufgebaut hast!
Spezifische Weiterbildungen und Zertifikate:Wenn du spezielle Weiterbildungen oder Zertifikate im Personalmanagement hast, z. B. im Bereich Recruiting oder Konfliktmanagement, dann hau sie raus! Das zeigt uns, dass du nicht nur Interesse hast, sondern auch aktiv an deiner Weiterentwicklung arbeitest.
Motivation ist der Schlüssel!:Da du dich für eine befristete Stelle bewirbst, wollen wir wissen, warum du gerade jetzt mit uns arbeiten möchtest. Teile uns deine Motivation im Anschreiben mit und erkläre, wie du dich in einem befristeten Arbeitsverhältnis weiterentwickeln willst und was du für The Female Company erreichen möchtest.
Präsentiere deine Erfahrungen:Befristete Stellen haben oft spezifische Anforderungen, also stell sicher, dass dein Lebenslauf klar und strukturiert ist. Füge relevante Erfahrungen aus früheren Beschäftigungen hinzu und liste auf, wie du dabei zur Verbesserung von HR-Prozessen oder zur Mitarbeitermotivation beigetragen hast. Zeig uns, was du drauf hast!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei The Female Company vorbereitet
✨Verstehe die HR-Dynamiken
Personalmanagement dreht sich viel um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Konfliktlösungsfähigkeiten und dein Einfühlungsvermögen testen. Denke an Beispiele, in denen du erfolgreich mit schwierigen Situationen umgegangen bist – das zeigt deine Eignung für die Position.
✨Die Bedeutung von Teamarbeit betonen
In einem befristeten Vertrag wird Wert auf deine Teamfähigkeit gelegt, da du möglicherweise schnell integrierbar sein musst. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen zu sprechen. Zeige auch, wie du in verschiedenen Umgebungen agiert hast.
✨Lerne die Tools und Software kennen
Stelle sicher, dass du mit gängigen HR-Tools und Software wie SAP oder Personio vertraut bist. Während des Interviews kannst du dein technisches Wissen und deine Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung präsentieren. Zeige, dass du dich auch mit den neuesten Trends im Personalmanagement auseinandersetzt.
✨Flexibilität und Anpassungsvermögen zeigen
Da es sich um einen befristeten Job handelt, ist es wichtig, dass du Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigst. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit demonstrieren, abrupten Veränderungen zu begegnen und dich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten. Das wird sicher gut ankommen!
