Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam im Rechts- und Governance-Bereich mit administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Global Fund, eine internationale Organisation mit dem Ziel, Epidemien zu beenden.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, multikulturelles Umfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Engagiere dich in einem dynamischen Team und arbeite an globalen Herausforderungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft im Kampf gegen AIDS, Tuberkulose und Malaria.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und Erfahrung in einem ähnlichen rechtlichen Umfeld erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 56250 - 68750 € pro Jahr.
Die Executive Assistant (EA) ist verantwortlich für die Bereitstellung einer Reihe von hochwertigen, exekutiven Unterstützungsleistungen für den General Counsel und den Leiter der Abteilung Recht und Governance sowie das Führungsteam der Abteilung, um eine effiziente Dienstleistungserbringung zu fördern und, wo zutreffend, ein effektives Management des Rechts- und Governance-Bereichs sicherzustellen. Die EA unterstützt direkt den General Counsel und den Leiter der Abteilung Recht und Governance und arbeitet eng mit dem Führungsteam als Teil einer hochgradig kollaborativen Abteilung zusammen.
In enger Zusammenarbeit mit internen und externen Kontakten befasst sich die EA mit einer Vielzahl von hochsensiblen Themen unter engen Fristen/Druck.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Koordination interner Besprechungen, Agenden und Briefings, einschließlich des Management Executive Committee, sowie Unterstützung bei der Priorisierung und Verfolgung wichtiger Meilensteine und Anforderungen.
- Bereitstellung umfassender Unterstützung für den General Counsel und das Führungsteam, einschließlich proaktiver Vorbereitung und Koordination von Briefings für Besprechungen, Durchführung von Analysen/Forschung und Koordination von Folgeaktionen.
- Unterstützung der Wissensmanagementbemühungen innerhalb der Abteilung und Assistenz für den General Counsel und das Führungsteam bei deren Engagement innerhalb der Abteilung sowie mit Klienten und Beamten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Sekretariats.
- Teilnahme an wichtigen internen Besprechungen zur Erfassung der Proceedings, wie vom General Counsel und dem Leiter der Abteilung Recht und Governance gefordert.
- Koordination von Vorbereitungen und Folgeaktionen mit relevanten Personen in Bezug auf Entscheidungen, die in diesen Besprechungen getroffen wurden.
- Bereitstellung allgemeiner Forschungsunterstützung und Nutzung aller relevanten Computeranwendungen zur Abrufung, Pflege und Manipulation von Daten nach Bedarf.
- Information der Stakeholder innerhalb der Abteilung Recht und Governance und außerhalb der Abteilung durch Bereitstellung relevanter Informationen zu verschiedenen Angelegenheiten, Berichten oder Statusaktualisierungen.
- Zusammenarbeit mit Mitgliedern der Abteilung Recht und Governance und Mitgliedern des administrativen Unterstützungsteams sowie mit anderen in verschiedenen Arbeitsgruppen/Teams/Aufgabenkräften im gesamten Sekretariat.
- Arbeiten mit dem höchsten Maß an Diskretion bei der Bereitstellung umfassender exekutiver Unterstützung für den General Counsel und den Leiter der Abteilung Recht und Governance.
- Eigenständige Beantwortung umfangreicher und vielfältiger Anfragen und Entscheidungsfindung, wenn mehrere Handlungsoptionen möglich sind.
- Regelmäßige Vorbereitung von Korrespondenz zu einer Vielzahl von Themen im Namen des General Counsel und des Leiters der Abteilung Recht und Governance sowie Erstellung von Protokollen von Besprechungen nach Bedarf.
Qualifikationen:
- Erforderlich: Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich (Betriebswirtschaft, Kommunikation usw.).
- Erforderlich: Zwischen- bis fortgeschrittene Zertifizierung in Informatik und/oder relevante Erfahrung.
- Erforderlich: Nachgewiesene sekretariats-/administrative Erfahrung in einem ähnlichen rechtlichen und governancebezogenen Umfeld und in einem multikulturellen Umfeld.
- Erforderlich: Umfassende praktische PC-Anwendung auf MS Office und anderen Anwendungen.
- Erwünscht: Berufliche sekretariats- oder administrative Ausbildung von einer anerkannten Institution.
- Erwünscht: Über 5 Jahre sekretariats-/administrative Erfahrung in einem ähnlichen rechtlichen und governancebezogenen Umfeld und in einem multikulturellen Umfeld.
- Sprachen: Ausgezeichnete Kenntnisse in Englisch und Französisch. Kenntnisse anderer Sprachen wären von Vorteil.
Organisatorische Kompetenzen:
- Serviceorientierung
- Ergebnisorientierung
- Zusammenarbeit
- Interaktion
- Anpassungsfähigkeit
- Bewusstsein und Denkweise des Global Fund
Funktionale Kompetenzen:
- Kommunikation
- Geschäftsprojektmanagement
Executive Assistant, Legal and Governance Department - GL B - Defined Duration until December 2028 - French Speaking Arbeitgeber: The Global Fund
Die Global Fund in Genf ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und -wachstum, profitieren Sie von vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer Kultur der Zusammenarbeit, die Innovation und Engagement fördert. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen bedeutenden Einfluss auf die globale Gesundheit zu nehmen und an vorderster Front im Kampf gegen Malaria zu stehen.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von The Global Fund und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei The Global Fund Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei The Global Fund von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei The Global Fund solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei The Global Fund ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei The Global Fund gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei The Global Fund vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei The Global Fund sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei The Global Fund verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
