Administrative Assistant

Die Judikative ist die dritte Gewalt und umfasst alle Justizbehörden des Kantons. Sie erfüllt ihre Aufgabe in völliger Unabhängigkeit, hat ein eigenes Budget und ist ein autonomer Arbeitgeber. Der Generalsekretär erfüllt im Wesentlichen drei Aufgaben: die allgemeine Leitung der Judikative und ihres Personals mit Unterstützung des Leitungsausschusses, die Unterstützung der Justizverwaltungskommission und der Konferenz der Präsidenten der Jurisdiktionen sowie die Vertretung der Judikative in ihren externen und institutionellen Beziehungen.

Ihre Mission wird darin bestehen, den Generalsekretär in seiner täglichen Tätigkeit zu unterstützen, indem Sie hochqualifizierte Unterstützung bieten. Dazu übernehmen Sie insbesondere folgende Verantwortlichkeiten:

• Eigenverantwortliche Verwaltung der Post und elektronischen Korrespondenz des Generalsekretärs (Überprüfung, Identifizierung von Problemen und Dringlichkeiten, Empfangsbestätigung, Übermittlung zur Bearbeitung, Entwurf von Antwortprojekten);
• Eigenverantwortliche Verwaltung des Terminkalenders und der Telefonleitung des Generalsekretärs;
• Eigenverantwortliche Nachverfolgung und Überwachung von Fristen für die Aktivitäten des Generalsekretärs und regelmäßige Meetings mit ihm zu diesem Zweck;
• Planung und Vorbereitung von Meetings und Interviews, einschließlich der notwendigen Dokumentation; Nachverfolgung von Maßnahmen und Entscheidungen, die sich daraus ergeben;
• Gewährleistung einer reibungslosen und qualitativ hochwertigen Kommunikation mit der Kanzlei und den anderen Diensten des Generalsekretariats, den unterstützenden Direktionen und den Leitern der unterstützenden Direktionen, den Präsidien und den Direktionen der Jurisdiktionen sowie mit den Assistenten der Räte und den Räten der Kanzlei, den Generalsekretariaten der kantonalen Verwaltung und des Grossen Rates und den anderen Partnern der Judikative;
• Sicherstellung eines rigorosen Dokumentenmanagements zur Förderung einer effizienten Tätigkeit; Durchführung von Qualitätskontrollen der ausgehenden Korrespondenz;
• Gewährleistung eines qualitativ hochwertigen Empfangs für interne und externe Gesprächspartner des Generalsekretärs;
• Unterstützung des Generalsekretärs bei der Verwaltung seiner direkten Berichte (Überwachung von Interviews, Verwaltung von Formularen, Unterstützung bei der Rekrutierung in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, Verwaltung von Abwesenheiten);
• Beitrag zur Verwaltung des jährlichen institutionellen Kalenders in Zusammenarbeit mit der Kanzlei des Generalsekretariats, durch Planung der Sitzungen der Governance- und Managementorgane, der Sitzungen mit direkten Berichten und regelmäßigen Treffen mit Partnern.

Sie verfügen über eine kaufmännische Berufsausbildung oder einen höheren Abschluss (z.B. Bachelor oder HEG) oder eine andere als gleichwertig erachtete Qualifikation, ergänzt durch 5 Jahre Erfahrung, die für die Position nützlich ist, nahe an einer allgemeinen Leitung.

Schlüsselkompetenzen:

• Autonomie und Sorgfalt
• Akuter Sinn für Proaktivität, Reaktionsfähigkeit und Leichtigkeit im Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten, Höflichkeit und Leichtigkeit im Umgang mit anspruchsvollen Gesprächspartnern
• Diskretion und Zurückhaltung
• Sinn für den Dienst am internen und externen Publikum
• Synthesefähigkeiten

Besondere Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete Kenntnisse der Themen, Prozesse und Verfahren des Sekretariats einer allgemeinen Leitung oder eines Governance-Organs.
• Beherrschung der Bürosoftware und digitalen Werkzeuge (MS Office).
• Ausgezeichnete Beherrschung der französischen Sprache.
• Schreibfähigkeiten, insbesondere in der Protokollführung.
• Ein Plus: gute Kenntnisse der deutschen, englischen und kantonalen sowie bundesstaatlichen Institutionen.

Vorteile:

• Ein dynamisches und sinnvolles Umfeld, das mit einer spannenden und wesentlichen Mission für die Öffentlichkeit betraut ist.
• Qualitativ hochwertige Sozialleistungen.
• Schulungsangebote.

Ein Auszug aus dem Strafregister und ein Zertifikat aus dem Register der Verurteilungen und Konkursverfahren werden am Ende des Rekrutierungsprozesses verlangt. Bitte bewerben Sie sich online über die folgende Website der Genfer Verwaltung: Assistant to the Secretary General | Nur vollständige Unterlagen, die den in der Anzeige formulierten Kriterien entsprechen, werden beantwortet. Am Ende des Verfahrens werden alle Unterlagen nicht ausgewählter Kandidaten vernichtet.

Arbeitsplatz: Place du Bourg-de-Four 1
Gehalt: Klasse 15
Aktivitätsgrad: 100%
Vertragsart: CDI
Frist für die Anmeldung:
Eintrittstermin: