Office Manager & Executive Support

Wir suchen einen erfahrenen, hochorganisierten und proaktiven Office Manager & Executive Support, der unser Team in der Praxis für psychische Gesundheit und Suchtbehandlung verstärkt. Diese abwechslungsreiche Rolle kombiniert Büromanagement, Unterstützung der Geschäftsführung, Mitarbeiterführung und bereichsübergreifende Projektkoordination. Sie erfordert eine serviceorientierte Fachkraft mit einer starken Gastfreundschaftseinstellung, die konkurrierende Prioritäten verwalten kann, während sie die höchsten Standards an Vertraulichkeit, Genauigkeit und Diskretion aufrechterhält.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Überwachung der täglichen Büroabläufe, um durchgehend hohe Standards an Service, Professionalität und Diskretion sicherzustellen.
• Management von Büroeinrichtungen, Lieferanten, Ausrüstung, Wartung, Rechnungen und bürobezogenen Budgets.
• Leitung und Koordination des Empfangsteams, einschließlich Planung, Urlaubsvertretung, Leistungsüberwachung und Service-Standards.
• Sicherstellung eines nahtlosen und einladenden Erlebnisses für Kunden, Besucher und externe Partner sowie Eskalation betrieblicher Probleme, wenn nötig.
• Pflege der Büro- und Empfangsverfahren sowie Unterstützung bei der Einarbeitung, dem Austritt und den Arbeitsplatzarrangements der Mitarbeiter.
• Administrative und organisatorische Unterstützung für ausgewählte Führungskräfte und Ärzte auf C-Ebene. Verwaltung von Kalendern, Geschäftsreisen, Korrespondenz und anderen administrativen Anforderungen.
• Koordination monatlicher Führungstreffen, jährlicher Führungsworkshops und Teamevents, einschließlich Präsentationen, Dokumentation und Logistik.
• Koordination bereichsübergreifender Projekte – wie z.B. Rollouts von KI-Tools, Büro-Renovierungen und Prozessverbesserungsinitiativen – von der Planung bis zur Umsetzung.
• Pflege von Projektplänen, Statusberichten, Aktionsverfolgern und Entscheidungsprotokollen sowie regelmäßige Updates an den Chief of Staff.
• Umgang mit sensiblen Informationen von Kunden, Mitarbeitern und Unternehmen mit dem höchsten Maß an Vertraulichkeit.

Sie sind/haben

• Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, in der Unterstützung der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren operativen Rolle.
• Erfahrung in der Leitung eines Empfangs, Front-Office, Gästebetreuung oder einem vergleichbaren teamorientierten Bereich.
• Eine starke Gastfreundschafts- und Serviceeinstellung, mit der Fähigkeit, eine professionelle, einladende und diskrete Umgebung zu schaffen.
• Nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement, einschließlich der Durchführung bereichsübergreifender Projekte.
• Ein Bachelor-Abschluss in Hospitality Management, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich oder eine gleichwertige berufliche Qualifikation.
• Fließende schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse, mindestens auf C1-Niveau in beiden Sprachen.
• Erfahrung in der Luxus-Gastfreundschaft, im privaten Gesundheitswesen oder einem anderen hochservicelastigen Umfeld wäre von großem Vorteil.
• Hochgradig organisiert und detailorientiert, mit der Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten und Fristen zu verwalten.
• Proaktiv und lösungsorientiert, mit gesundem Urteilsvermögen und der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten.
• Exzellente Führungs-, Stakeholder-Management-, Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office und Erfahrung mit Projektmanagement-Tools.
• Hohe Diskretion, Integrität, Empathie und Professionalität.
• Verfügbarkeit für eine Vollzeitstelle vor Ort.
• Idealerweise bereits ab dem 1. Oktober 2026 verfügbar.

Was wir bieten

Diese Rolle bietet eine einzigartige Gelegenheit, Teil eines internationalen, hochwertigen Umfelds zu sein, in dem Serviceexzellenz und Professionalität im Mittelpunkt unseres Handelns stehen. Sie werden mit einem motivierten und unterstützenden Team zusammenarbeiten, von einer gründlichen Einarbeitung profitieren und Teil einer kollaborativen und respektvollen Unternehmenskultur sein. Wir schätzen Offenheit, Vertrauen und gemeinsames Engagement und bieten Ihnen die Möglichkeit, einen bedeutenden Einfluss in einem Unternehmen mit einer klaren Mission zu haben: Menschen zu helfen, lebensverändernde Veränderungen zu erreichen.