Office Manager - Part Time

Diese Rolle ist bürobasiert, mit der Erwartung, dass Sie an drei Tagen pro Woche (Dienstag, Mittwoch und Donnerstag) in unserem Münchener Büro sind, von 10:00 bis 14:00 Uhr.

Was wir suchen

Wir suchen eine organisierte, proaktive Person, die es genießt, sich einzubringen und eine Schlüsselrolle dabei zu spielen, dass alles reibungslos läuft. Sie sind stolz darauf, das Büro zu betreuen und bringen einen durchdachten, praktischen Ansatz in alles, was Sie tun. Mit einer positiven, lösungsorientierten Einstellung und einem selbstbewussten Kommunikationsstil bauen Sie starke Arbeitsbeziehungen auf und halten die Dinge mühelos in Bewegung. Von Teamevents über die Unterstützung bei täglichen Verwaltungsaufgaben bis hin zur Organisation von Wartungsplänen bringen Sie Energie, Initiative und einen natürlichen Problemlösungsinstinkt mit. Ob Sie unabhängig arbeiten oder mit anderen zusammenarbeiten, Sie sind zuverlässig und anpassungsfähig. Diese Teilzeitstelle ist darauf ausgelegt, die geschäftigsten Tage und Kernzeiten des Büros abzudecken, was sie ideal für jemanden macht, der Flexibilität sucht.

Was Sie tun werden

Als Office Manager berichten Sie an den Senior Workplace Manager, der in London ansässig ist und Teil des Global Operations Teams ist. Sie arbeiten auch eng mit dem Managing Partner in München zusammen, der das lokale Team leitet. Diese Rolle ist entscheidend dafür, dass das kleine, aber geschäftige Büro reibungslos läuft und ein einladender, gut organisierter Raum für Mitarbeiter und Kunden ist. Sie sind die erste Anlaufstelle für alle bürobezogenen Angelegenheiten in München und arbeiten eng mit externen Lieferanten sowie internen Teams wie HR, Finanzen und IT zusammen, um alles effizient am Laufen zu halten.

• Als erste Kontaktperson für Besucher fungieren und einen freundlichen und professionellen Empfang sicherstellen.
• Die tägliche Verwaltung und Pflege des Büros überwachen und eine saubere, organisierte und gut ausgestattete Umgebung aufrechterhalten.
• Büromaterialien, Inventar, Lieferungen und Zugänge verwalten.
• Mit Lieferanten und externen Anbietern koordinieren, einschließlich der Einholung von Angeboten und der Bestellung.
• Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unterstützen, einschließlich der Einrichtung von Schreibtischen, der Koordination von Geräten und der Unterstützung beim Eingewöhnen ins Büro.
• Klientenmeetings und -events unterstützen, einschließlich der Raumeinrichtung und der Gastfreundschaft (Erfrischungen, Catering).
• Eine positive Bürokultur schaffen, indem soziale Veranstaltungen organisiert und durchdachte kleine Details hinzugefügt werden, die das Büro zu einem angenehmen Ort machen.
• Allgemeine administrative Aufgaben unterstützen und flexible Unterstützung für das breitere Team bieten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann) und Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Flexibel, motiviert und organisiert mit starken Multitasking- und Planungskompetenzen.
• Starke Detailgenauigkeit.
• Gute Vertrautheit mit Microsoft Office-Anwendungen – Word, Excel, PowerPoint.
• Sympathisch, engagiert und professionell.
• Teamplayer, der es liebt, Menschen zusammenzubringen.

Als Mitarbeiter der Marketing Practice erwarten wir von Ihnen, dass Sie über Schulungen und Richtlinien zur Informationssicherheit sowie über die im Vertrag festgelegten Unternehmensrichtlinien auf dem Laufenden bleiben. Für Führungspositionen bedeutet dies, dass Sie sicherstellen, dass die Mitglieder Ihres Teams relevante Schulungen absolvieren und die Unternehmensrichtlinien einhalten.

Was wir Ihnen bieten:

Ein internationales Team mit Kollegen aus Deutschland, dem Vereinigten Königreich, den USA und Australien – freundlich, offen und hilfsbereit. 33 Urlaubstage (anteilig), ein Jobticket oder Wellpass und eine betriebliche Altersvorsorge. Unser Büro direkt am Isartor in München ist modern, zentral gelegen und hundefreundlich! Wir setzen uns dafür ein, ein diverses Team aufzubauen, da Vielfalt Kreativität und bessere Ergebnisse für alle fördert. Wir ermutigen Bewerbungen aus allen Hintergründen. Wenn Sie während des Prozesses Unterstützung benötigen, lassen Sie es uns einfach wissen.