Information Manager

Seien Sie verantwortlich für die Gewährleistung der Informationsmanagementrichtlinien, -verfahren und -nutzung der National Archives auf dem höchsten Standard, der von der Organisation und dem Management unseres Dokumentenmanagementsystems SharePoint und den zugehörigen Office 365-Produkten erwartet wird.

Kombinieren Sie strategische Aufsicht und praktische Systemadministration, um unsere Informationen effektiv zu verwalten, zu schützen und zu nutzen, und stellen Sie die Einhaltung der wichtigsten Gesetze zum Informationsmanagement und zum Datenschutz sicher, einschließlich des Public Records Act und des Verhaltenskodex gemäß Abschnitt 46.

Seien Sie verantwortlich für die tägliche Wartung, die Struktur des Aktenplans, die Optimierung und die Entwicklung unseres Dokumentenmanagementsystems und anderer Plattformen für den Informationsaustausch, um das Geschäft zu unterstützen und die Wiederverwendung von Informationen zu verbessern. Überwachen Sie die Nutzung und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass Informationen unter Verwendung von Tools wie Audit-Protokollen und Berichten geschützt sind. Identifizieren Sie Probleme und setzen Sie Lösungen um. Extrahieren, analysieren und präsentieren Sie relevante Informationen zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen und -aktivitäten.

Arbeiten Sie mit dem Records Manager zusammen, um sicherzustellen, dass Informationen gemäß den Anforderungen des Records Managements während des gesamten Lebenszyklus von der Erstellung und Klassifizierung bis zur Aufbewahrung und Entsorgung verwaltet werden und um deren Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sicherzustellen.

Warten und entwickeln Sie Tools und Prozesse in SharePoint, Skripte und andere Speicherplattformen wie Confluence, um Integrität, digitale Bewertung, Anwendung von Aufbewahrungsfristen und Entsorgungsaktionen, Sensitivitätsprüfungen und Datentransfer zwischen Systemen gemäß den Archivstandards zu unterstützen.

Leiten Sie die Entwicklung und Implementierung von Unternehmensrichtlinien für das Informationsmanagement. Stellen Sie die Einhaltung aller Aspekte der Nutzung, Speicherung, des Teilens und der E-Mail-Nutzung in Unternehmensinformationsmanagement-Tools wie SharePoint, OneDrive und Teams sicher. Geben Sie Ratschläge zum Informationsmanagement und arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen, um die Einhaltung der Informations- und Kollaborationssysteme, die in TNA verwendet werden, sicherzustellen.

Führen Sie Schulungen zum Informationsmanagement für neue Mitarbeiter durch, geben Sie Anleitungen und Informationen in der gesamten Organisation, um die besten Praktiken im Bereich Informationsgovernance und Records Management zu fördern und die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.

Extrahieren, analysieren, teilen und nutzen Sie Informationen, um Geschäftsentscheidungen zu informieren, die betriebliche Effizienz zu verbessern und das Bewusstsein zu schärfen.

Teilnehmen an Foren für Wissens- und Informationsmanagement in der Regierung.

Arbeiten Sie eng mit Teams in den National Archives zusammen, um sicherzustellen, dass neue Technologien sicher sind und korrekt gemäß den Richtlinien und Vorgaben verwendet werden und dass wir verfügbare Technologien nutzen, um die Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern.

Starke technische Expertise im Bereich KIM in der Verwaltung von SharePoint Online (einschließlich nicht-teamsfähiger Sites und Teams) und Office 365 sowie praktische Erfahrung mit der Verwendung von Systemadministrationstools, einschließlich SharePoint Admin Center, M365 Audit-Berichten, Microsoft Purview zur Verwaltung von Site-Sammlungen, Aufbewahrungslabels und Aufzeichnungen; und Berichte erstellen.

Verstehen und in der Lage sein, die Power Platform: Apps, Automatisierung, Power BI, PowerShell-Skripte zu nutzen, um das Informationsmanagement zu unterstützen.

Starke Detailgenauigkeit, Problemlösungsfähigkeiten und technische Fähigkeiten in SharePoint; Fähigkeit, als technischer Leiter zu agieren und Drittsupport für Informationsmanagementsysteme bereitzustellen.

Starkes Wissen über Anforderungen, Prinzipien und Gesetze im Bereich Informations- und Records Management, insbesondere den Public Records Act. Dazu gehört ein Verständnis der geschäftlichen Vorteile, der Aggregationsstufen und der Herausforderungen bei der Verwaltung von Aufzeichnungen in Tools wie SharePoint und Teams.

Erfahrung in der Entwicklung und Pflege von Tools und Prozessen innerhalb von Informationssystemen zur Unterstützung der Anforderungen des Records Managements; z.B. Erstellung, Wahrung der Integrität, Bewertung und Anwendung von Aufbewahrungslabels, Entsorgungsaktionen, Sensitivitätsprüfungen und Export zur Übertragung an die National Archives zur dauerhaften Aufbewahrung.

Nachgewiesene Erfahrung in der Entwicklung von Richtlinien und der organisatorischen Einführung neuer Governance-Rahmenwerke. In der Lage, die Umsetzung von Richtlinien zu leiten und die Einführung neuer unternehmensweiter Richtlinien voranzutreiben.

Ausgezeichnete Fähigkeiten im Stakeholder-Engagement, mit der Fähigkeit, effektiv auf allen Ebenen zu kommunizieren und Einfluss zu nehmen, einschließlich der Führungsebene.

Eine Begeisterung für Technologie und die Fähigkeit, zur zukünftigen Technologie beizutragen und den Technologie-Roadmap zu beeinflussen und zu verbessern.

Fähigkeit, Prozesse und Skripte zu entwickeln, um die Implementierung und Entwicklung von Funktionen des Records Managements innerhalb von SharePoint zu unterstützen.

Ein Verständnis von KI und Interesse daran, Möglichkeiten zur Nutzung neuer Technologien im Bereich Records Management zu finden.

Starke Datenanalysefähigkeiten.

Starke Planungsfähigkeiten sowohl für die Planung von Prioritäten als auch für die Arbeitslast.

Kenntnisse und Erfahrungen im Export und Import von Daten zwischen Informationsmanagement-Tools, einschließlich eines Verständnisses der technischen Herausforderungen und des Verständnisses der digitalen Standards für die Übertragung an die National Archives.

Qualifikation im Informationsmanagement oder Records Management.