Executive Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wenn in unserem dynamischen Beratungsalltag alles perfekt ineinandergreift und wie am Schnürchen läuft, bist du in deinem Element. Anstatt nur zu reagieren, lenkst du als motivierte*r und dynamische*r Executive Assistant das Geschehen und sorgst dafür, dass Hürden gar nicht erst entstehen. Du bist das Rückgrat unserer Geschäftsführung bei Nunatak, organisierst proaktiv und nutzt ganz selbstverständlich moderne KI‑Tools, um unser hohes Tempo noch smarter zu meistern. Du priorisierst souverän, denkst immer zwei Schritte voraus und schaffst so echte Leichtigkeit im Beratungsalltag.

Aufgaben

• Du identifizierst die richtigen Prioritäten und steuerst die jeweiligen Prozesse, um sicherzustellen, dass unsere Geschäftsführer*innen für ihre Aufgabe bei unseren Kund*innen optimal gerüstet sind.
• Du übernimmst die Koordination, Organisation, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Sitzungen, Workshops und Events und empfängst dazu auch hochkarätige Geschäftspartner*innen und Bewerber*innen.
• Du buchst (und stornierst) Geschäftsreisen, planst (und verlegst) Meetings, behältst unternehmerisch Zeit und Kosten im Auge und hältst ohne Probleme Schritt mit unserem hohen Tempo.
• Als Executive Assistant nimmst du aktiv am Büroleben teil, bist flexibel und bereit, anderen Kolleg*innen zu helfen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.

Anforderungen

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. aus den Bereichen Büromanagement, Bürokommunikation oder Europasekretariat).
• Du hast bereits einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften (mindestens 3‑5 Jahre).
• Du bist reaktionsschnell, dabei zeichnen dich deine ausgeprägten zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten besonders aus.
• Du arbeitest äußerst strukturiert und präzise und kannst viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten.
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement, starke organisatorische Fähigkeiten und Kreativität in der Problemlösung sind deine Stärken.
• Du bist in höchstem Maße dienstleistungsorientiert und bringst Neugier für die Digital-Themen mit, die uns bei Nunatak tagtäglich beschäftigen.
• Idealerweise hast Du bereits erstes KI‑Know‑how gesammelt oder bringst große Lust mit, neue KI‑Tools smart in deinen Arbeitsalltag zu integrieren.
• Die MS‑Office‑Programme beherrschst du sicher und du hast keine Scheu vor vollständig digitalisierten Arbeitsprozessen (erste Erfahrung mit Asana und Slack ist vorteilhaft).
• Verhandlungssichere Deutsch‑ und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.

Freue Dich auf:

• Impact ab Tag 1: Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung in einem spannenden Umfeld.
• Kultur & Team: Eine kollegiale, verbindliche Zusammenarbeit in einem kleinen Team mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer wertebasierten Kultur.
• Spannendes Umfeld: Innovative Fragestellungen im KI‑Umfeld und Kund*innen, die zu den Marktführenden in ihrer Branche gehören.
• Benefits: Eine attraktive Vergütung, großzügig bezuschusste BAV, regelmäßige Team‑Events (Lunches, Offsites), BusinessBike, Firmenfitness (Wellpass) sowie kostenlose Getränke, Obst und Snacks im Office.
• Top Locations: Einen großartigen Arbeitsplatz direkt am Englischen Garten in München.

Kontakt: Besuche uns gerne auf unserer LinkedIn‑Seite, um mehr über das Team und unseren Alltag bei Nunatak zu erfahren. Du möchtest Teil eines interdisziplinären und innovativen Teams sein? Werde Nunatakeer und verstärke uns in unserem Münchner Büro! Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen (inkl. Anschreiben und Zeugnissen). Gib dabei bitte auch Deine Gehaltsvorstellung sowie Dein frühestmögliches Startdatum an. Für weitere Informationen und Fragen melde Dich gerne über jobs@nunatak.com oder ruf an unter +49 89 997 436 700. Wir sind gespannt, Dich kennen zu lernen!