Projektassistenz
- Organisation und Verwaltung von Projektdokumentationen, Terminen und Korrespondenzen.
- Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen.
- Überwachung von Fristen und Terminen.
- Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden, Lieferanten und Subunternehmern.
- Unterstützung bei der Organisation von Meetings undBesprechungen.
- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und -freigabe.
- Erstellung von Statusberichten für das Projektcontrolling.
- Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen.
- Nachverfolgung von Lieferterminen und vertraglichen Verpflichtungen.
Baustellenassistenz
- Unterstützung bei der Organisation von Unterkünften, Anreisen und Zugängen für Baustellenmitarbeiter.
- Verwaltung und Nachverfolgung von Materiallieferungen und Baustellenlogistik.
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büro- und Arbeitsmaterialien auf der Baustelle.
- Pflege von Baustellendokumentationen, z. B. Bautagebücher, Checklisten und Prüfprotokolle.
- Verwaltung von Sicherheits- und Gesundheitsunterlagen sowie von Genehmigungen.
- Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Mängelberichten und Abnahmen.
- Organisation von Schulungen und Sicherheitsunterweisungen in Zusammenarbeit mit der HSE-Abteilung.
- Dokumentation und Verwaltung von Sicherheitsvorgaben und Zertifikaten.
- Ansprechpartner für Lieferanten, Subunternehmer und externe Partner auf der Baustelle.
- Organisation und Moderation von Baustellenbesprechungen und Protokollierung der Ergebnisse.
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung im Projektmanagement oder in der Baustellenadministration (von Vorteil).
- Kenntnisse in Bau- oder Anlagenbauprozessen (wünschenswert).
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint.
- Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und ERP-Systemen (z. B. SAP, Primavera, MS Project) ist von Vorteil.
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
- Belastbarkeit und Flexibilität, auch bei kurzfristigen Änderungen.
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen sind ein Plus).
