Estimating & Procurement Manager (Sport Signage)

THE·TEAM is proud to provide representation and marketing services to talent, brands and properties across 28 countries and more than 70 cities worldwide.

Shaped by our belief in the unifying power of sports, music and entertainment, THE·TEAM leads with intelligence, ideas and influence. For more information, please visit the. team

This role sits within our Sport Signage group.

Sport Signage specialises in racetrack and sports-event signage, offering end-to-end services from creative design and production to logistics, installation and software solutions.

Backed by decades of global experience, our skilled team delivers bespoke design concepts, on-site printing, ground painting, LED displays and sustainable materials to transform circuits into completely immersive, branded environments.

KEY INFORMATION

• Office Location: This role can be based in either the Amberg, Germany or Orpington, London office
• Office Policy: Hybrid – 3 days in the office
• Travel Requirement: International event/supplier travel as require

Sport Signage are looking for a Estimating & Procurement Manager to join our Commercial, Estimating & Procurement team.

The Estimating & Procurement Manager builds robust, well-informed estimates and coordinates procurement inputs for Sport Signage projects, with Formula 1 as the primary workload.

The role brings together scope, design/technical information, supplier quotations, labour/resource assumptions and operational inputs into a clear costed estimate before review by the Commercial Director and Director of Operations.

The role is intended to reduce dependence on the Director of Operations as the person creating initial estimates; Operations should review and challenge a developed output rather than provide the starting point.

WHAT YOU WILL BE DOING

• 1. Estimate Development
• Translate approved/working scope into a structured estimate covering materials, labour, plant, logistics, rentals, suppliers, design/technical needs and other relevant cost elements.
• Document key assumptions, exclusions, quantities, rates and dependencies so reviewers can understand the basis of the estimate.
• Identify missing scope or cost information and drive clarification before the estimate is treated as complete.
• 2. Operational & Technical Input
• Obtain appropriate input from the Director of Operations/Operations Managers for labour, methodology, equipment and event assumptions.
• Work with Head of Design and Technical-CAD on materials, buildability, fabrication/installation details and technical complexity.
• Convert specialist input into a coherent estimate rather than passing disconnected inputs to the Commercial Director.
• 3. Supplier Quotations & Procurement
• Source/coordinate supplier quotations within approved procurement processes.
• Compare scope, price, lead time, quality, capacity and commercial terms and flag gaps or inconsistencies.
• Maintain clear supplier quote records and ensure procurement assumptions match the estimate.
• 4. Review & Approval Readiness
• Prepare estimates in a consistent format and ensure material cost drivers, risks, contingencies/allowances and exclusions are visible.
• Coordinate operational review with Jurgen/Operations and commercial review with the Commercial Director.
• Update estimates following agreed review comments while retaining version control.
• 5. Procurement Execution Support
• Following project approval, support or coordinate supplier purchase requirements, confirmation of scope and delivery dates within delegated processes.
• Ensure material changes in supplier price or availability are communicated promptly to Commercial and Operations.
• 6. Scope Changes & Re-Estimates
• Provide timely cost assessment for client changes, revised designs or delivery-method changes.
• Maintain traceability between original estimate, approved change and current commercial position.
• 7. Cost Knowledge & Feedback
• Maintain useful cost knowledge, supplier history and recurring project cost information where available.
• Use completed-project feedback to improve future assumptions and identify areas where estimates consistently differ from delivery reality.
• 8. Process Improvement
• Standardise estimating templates, quote-request packs and review checkpoints.
• Reduce duplicated effort and create faster, more reliable estimate turnaround without sacrificing quality.

THE SKILLS AND EXPERIENCE YOU NEED

• Strong estimating experience within signage, live events, fabrication, temporary structures, construction, experiential or a comparable project-based industry.
• Good practical understanding of materials, labour, plant, logistics and supplier cost drivers.
• Experience obtaining and comparing supplier quotations and supporting procurement decisions.
• Ability to challenge incomplete briefs and build structured estimates from complex scopes.
• Motorsport/F1 experience is highly advantageous.
• Cost estimating and cost build-up.
• Procurement and supplier comparison.
• Scope analysis and basis-of-estimate documentation.
• Commercial and operational awareness.
• Spreadsheet/estimating-system discipline.
• Cross-functional coordination and numerical accuracy.

Diese Position ist in unserem Bereich Sport Signage angesiedelt.

Sport Signage ist auf die Beschilderung und visuelle Gestaltung von Rennstrecken sowie Sportveranstaltungen spezialisiert und bietet einen Komplettservice – von kreativem Design und Produktion über Logistik und Montage bis hin zu Softwarelösungen.

Dank jahrzehntelanger, weltweiter Erfahrung liefert unser kompetentes Team maßgeschneiderte Designkonzepte, Druckleistungen vor Ort, Bodenmarkierungen, LED-Anzeigen sowie nachhaltige Materialien, um Rennstrecken in rundum immersive, markenorientierte Erlebniswelten zu verwandeln.

WICHTIGE INFORMATIONEN

• Arbeitsort: Diese Position kann entweder im Büro in Amberg, Deutschland, oder in Orpington, London, angesiedelt sein
• Büroregelung: Hybrid - 3 Tage im Büro
• Reisetätigkeit: Internationale Veranstaltungs- und Lieferantenreisen nach Bedarf

Sport Signage sucht Verstärkung als Manager/in Kalkulation & Beschaffung für unser Team Kaufmännischer Bereich, Kalkulation & Beschaffung.

Die Position erstellt belastbare, fundierte Kalkulationen und koordiniert beschaffungsbezogene Beiträge für Sport-Signage-Projekte, wobei die Formel 1 den Schwerpunkt bildet.

Die Rolle führt Leistungsumfang, Design- und technische Informationen, Lieferantenangebote, Personal- und Ressourcenannahmen sowie operative Beiträge zu einer klaren Kostenkalkulation zusammen, bevor diese von der kaufmännischen Leitung und der Leitung des operativen Geschäftsbereichs geprüft wird.

Die Rolle soll die Abhängigkeit von der Leitung des operativen Geschäftsbereichs als Ersteller der ersten Kalkulationen reduzieren.

Der operative Bereich soll ein ausgearbeitetes Ergebnis prüfen und hinterfragen, statt den Ausgangspunkt zu liefern.

IHRE AUFGABEN

• 1. Entwicklung von Kalkulationen
• Genehmigte bzw. vorläufige Leistungsumfänge in strukturierte Kalkulationen überführen, die Materialien, Personal, Maschinen, Logistik, Mieten, Lieferanten, Design-/Technikbedarf und weitere relevante Kostenelemente abdecken.
• Wesentliche Annahmen, Ausschlüsse, Mengen, Sätze und Abhängigkeiten dokumentieren, damit Prüfende die Kalkulationsgrundlage verstehen können.
• Fehlende Leistungsumfangs- oder Kosteninformationen identifizieren und ihre Klärung vorantreiben, bevor die Kalkulation als vollständig gilt.
• 2. Operative und technische Beiträge
• Geeignete Beiträge der Leitung des operativen Geschäftsbereichs bzw. der operativen Eventleitungen zu Personal, Methodik, Ausrüstung und Veranstaltungsannahmen einholen.
• Mit Designleitung und Technik-CAD zu Materialien, baulicher Umsetzbarkeit, Fertigungs-/Montagedetails und technischer Komplexität zusammenarbeiten.
• Fachliche Beiträge in eine schlüssige Kalkulation überführen, statt unverbundene Einzelbeiträge an die kaufmännische Leitung weiterzugeben.
• 3. Lieferantenangebote und Beschaffung
• Lieferantenangebote innerhalb genehmigter Beschaffungsprozesse einholen bzw. koordinieren.
• Leistungsumfang, Preis, Vorlaufzeit, Qualität, Kapazität und kaufmännische Bedingungen vergleichen und Lücken oder Unstimmigkeiten kennzeichnen.
• Lieferantenangebote klar dokumentieren und sicherstellen, dass Beschaffungsannahmen mit der Kalkulation übereinstimmen.
• 4. Vorbereitung auf Prüfung und Freigabe
• Kalkulationen in einem einheitlichen Format aufbereiten und wesentliche Kostentreiber, Risiken, Risikoreserven/Zuschläge und Ausschlüsse sichtbar machen.
• Die operative Prüfung mit Jurgen bzw. dem operativen Bereich und die kaufmännische Prüfung mit der kaufmännischen Leitung koordinieren.
• Kalkulationen nach vereinbarten Prüfkommentaren aktualisieren und dabei die Versionskontrolle wahren.
• 5. Unterstützung der Beschaffungsdurchführung
• Nach Projektfreigabe den Einkaufsbedarf bei Lieferanten sowie die Bestätigung von Leistungsumfang und Lieferterminen innerhalb übertragener Prozesse unterstützen oder koordinieren.
• Sicherstellen, dass wesentliche Änderungen bei Lieferantenpreisen oder Verfügbarkeit unverzüglich an den kaufmännischen und operativen Bereich kommuniziert werden.
• 6. Leistungsänderungen und Neukalkulationen
• Zeitnahe Kostenbewertungen für Kundenänderungen, überarbeitete Designs oder Änderungen der Umsetzungsmethode bereitstellen.
• Die Nachvollziehbarkeit zwischen ursprünglicher Kalkulation, genehmigter Änderung und aktuellem kaufmännischem Stand sicherstellen.
• 7. Kostenwissen und Rückmeldungen
• Nützliches Kostenwissen, Lieferantenhistorien und wiederkehrende Projektkosteninformationen pflegen, soweit verfügbar.
• Rückmeldungen abgeschlossener Projekte nutzen, um künftige Annahmen zu verbessern und Bereiche zu identifizieren, in denen Kalkulationen regelmäßig von der tatsächlichen Umsetzung abweichen.
• 8. Prozessverbesserung
• Kalkulationsvorlagen, Unterlagen für Angebotsanfragen und Prüfpunkte standardisieren.
• Doppelarbeit reduzieren und eine schnellere zuverlässigere Kalkulationserstellung ohne Qualitätsverlust ermöglichen.

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN UND ERFAHRUNGEN

• Fundierte Kalkulationserfahrung in Beschilderung, Live-Veranstaltungen, Fertigung, temporären Bauten, Bauwesen, erlebnisorientierten Markenaktivierungen oder einer vergleichbaren projektbasierten Branche.
• Gutes praktisches Verständnis der Kostentreiber für Materialien, Personal, Maschinen, Logistik und Lieferanten.
• Erfahrung im Einholen und Vergleichen von Lieferantenangeboten sowie in der Unterstützung von Beschaffungsentscheidungen.
• Fähigkeit, unvollständige Briefings zu hinterfragen und aus komplexen Leistungsumfängen strukturierte Kalkulationen zu erstellen.
• Motorsport-/F1-Erfahrung ist von großem Vorteil.
• Kostenkalkulation und Kostenaufbau.
• Beschaffung und Lieferantenvergleich.
• Analyse des Leistungsumfangs und Dokumentation der Kalkulationsgrundlage.
• Kaufmännisches und operatives Verständnis.
• Sorgfältiger Umgang mit Tabellenkalkulations- und Kalkulationssystemen.
• Bereichsübergreifende Koordination und numerische Genauigkeit.

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Hinweis zur Übersetzung: Diese Stellenanzeige wurde mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) übersetzt.

Obwohl größtmögliche Sorgfalt auf die Genauigkeit der Übersetzung verwendet wurde, können einzelne Formulierungen oder sprachliche Nuancen von der Originalfassung abweichen.

THE·TEAM does not discriminate on the basis of race, sex, color, religion, age, national origin, marital status, disability, veteran status, genetic information, sexual orientation, gender identity or any other reason prohibited by law in provision of employment opportunities and benefits.

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