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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze ein innovatives Forschungsteam mit Organisation und Koordination.
- Arbeitgeber: Disney Research in Zürich – ein kreatives und dynamisches Umfeld.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, spannende Projekte und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Chance, in einem internationalen Team zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines Teams, das an der Spitze der Forschung steht und Innovationen vorantreibt.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management oder Projektkoordination, fließend in Englisch und Deutsch.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Disney Research sucht eine hoch organisierte, proaktive und vielseitige Teamassistenz (m/w/d), um ein erstklassiges Forschungsteam in Zürich zu unterstützen. Diese verantwortungsvolle Rolle verbindet die Unterstützung leitender Führungskräfte mit operativer Verantwortung, die es dem Forschungsteam ermöglicht, sein volles Potenzial auszuschöpfen. Sie sorgen dafür, dass sich unsere Forschenden auf Innovationen konzentrieren können, während Sie die logistischen und administrativen Abläufe steuern, die unsere Projekte am Laufen halten. Die Rolle erfordert eine Büropräsenz von mindestens 4 Tagen pro Woche.
Zu deinen Aufgaben gehören im Wesentlichen:
- Unterstützung der Führungsebene & Kalendermanagement: Umfassendes Kalendermanagement, inkl. Priorisierung von Besprechungen und eigenständiger Lösung von Terminkonflikten.
- Agieren als proaktiver "Gatekeeper", Nachverfolgung kritischer Aufgaben (To-Dos) und Bereitstellung regelmässiger Erinnerungen, um die Einhaltung von Fristen sicherzustellen.
- Fungieren als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.
- Besuchs- & Eventkoordination: Organisation lückenloser Ablaufpläne für VIP-Besuche, Gastwissenschaftler und Partner. Verwaltung aller logistischen Arrangements, einschliesslich Fahrdiensten, Hotelbuchungen, Restaurantreservierungen und Catering für Veranstaltungen.
- Betrieb & Logistik: Verwaltung des On- und Offboardings von Mitarbeitenden. Verantwortung und Steuerung administrativer Arbeitsabläufe zur Unterstützung des Laborbetriebs, einschliesslich Beschaffungsanfragen für spezialisierte Ausrüstung und Forschungskomponenten. Operative Unterstützung beim internationalen Versand von Robotern, Prototypen und sensiblen Forschungsmaterialien unter Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften (Compliance), Genauigkeit und Lieferfristen in Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Anbietern.
- Finanzadministration: Verwaltung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Bestellungen und Rechnungen unter Sicherstellung von Genauigkeit und Einhaltung der Richtlinien.
- Reisemanagement: Planung und Buchung komplexer in- und ausländischer Reisen für das Forschungsteam, einschliesslich Flügen, Visa und Unterkünften.
Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten:
- Erfahrung: Nachweisliche Erfahrung als Executive Assistant, im Office Management oder in der Projektkoordination (idealerweise in einem Technologie- oder Forschungsumfeld).
- Organisation: Aussergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit der Kompetenz, mehrere Aufgaben mit hoher Priorität gleichzeitig zu bewältigen.
- Kommunikation: Fliessend in Englisch (erforderlich); verhandlungssicher in Deutsch.
- Vertrautheit mit Schweizer Geschäftspraktiken.
- Technisches Verständnis: Sicherer Umgang mit Beschaffungssystemen, Standard-Bürosoftware und modernen Projektmanagement-Tools.
- Proaktive Denkweise: Eine "keine Aufgabe ist zu gross oder zu klein"-Einstellung mit der Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren, bevor sie entstehen.
Teamassistenz Arbeitgeber: The Walt Disney Company (Switzerland) GmbH
Kontaktperson:
The Walt Disney Company (Switzerland) GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Veranstaltungen, Messen oder Online-Communities, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man so von Stellenangeboten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Rolle, die du anstrebst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die Anforderungen der Teamassistenz erfüllst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern gibt dir auch die Möglichkeit, deine Bewerbung optimal zu gestalten. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere, aber professionelle Sprache und lass deine Begeisterung für die Rolle durchscheinen.
Betone deine Organisationstalente: Da die Rolle viel mit Organisation zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung anführen. Erzähl uns von Situationen, in denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig gemeistert hast!
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da du als zentraler Ansprechpartner agierst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Achte darauf, klar und präzise zu schreiben und deine Gedanken strukturiert darzustellen.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So bist du auf der sicheren Seite!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei The Walt Disney Company (Switzerland) GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich gründlich über Disney Research und die spezifischen Anforderungen der Teamassistenz. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten!
Bereite Beispiele vor, die deine außergewöhnlichen organisatorischen Fähigkeiten demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast und welche Tools oder Methoden du dafür verwendet hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel!
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und zeige, dass du sowohl in Englisch als auch in Deutsch sicher bist.
✨Proaktive Denkweise zeigen!
Betone deine proaktive Einstellung und gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit Bedürfnisse antizipiert hast, bevor sie zu Problemen wurden. Dies zeigt, dass du die richtige Denkweise für die Unterstützung des Forschungsteams mitbringst.