Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und organisiere Meetings und Reisen.
- Unternehmen: Werde Teil von Disney, einem Unternehmen, das Vielfalt und Kreativität schätzt.
- Vorteile: Feste Anstellung bis Dezember 2030 mit attraktiven Arbeitsbedingungen.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Raum für persönliche und berufliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und arbeite in einem inspirierenden Umfeld.
- Qualifikationen: Fließend in Deutsch und Englisch, starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Über die Rolle: Der Administrative Assistant/Koordinator bietet administrative Unterstützung, Büro-, Besprechungs- und Reisemanagement für ein Team im Standortbüro und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Abläufe. Sie koordinieren Reisen und Meetings, pflegen Aufzeichnungen und Berichte, unterstützen Projektaktivitäten und agieren als proaktive Problemlöser, um sicherzustellen, dass die Stakeholder rechtzeitige und effektive Unterstützung erhalten.
Sie werden Teil eines Teams, das auf unseren Disney-Werten basiert – Integrität, Inklusion, Kreativität, Zusammenarbeit und Engagement für unsere Gemeinschaft. Diese Werte prägen, wie wir arbeiten und uns täglich gegenseitig unterstützen.
Diese Position ist vor Ort in Papenburg, Deutschland. Diese Rolle ist ein befristeter Vertrag bis Dezember 2030.
Was Sie tun werden:
- Unterstützung des Teams im Standortbüro bei täglichen Fragen, proaktive Lösung routinemäßiger Herausforderungen und praktische Unterstützung, wo nötig.
- Verwaltung des Büromaterialbestands, Implementierung effizienter Lagerhaltungsprozesse und Bestellung von Materialien und Geräten sowie andere Büroverwaltungsaufgaben.
- Planung und Koordination von Konferenzräumen, Meetings, Videoanrufen und anderen Teamaktivitäten, einschließlich Kalenderverwaltung für Teammitglieder.
- Pflege von Teamdaten wie Organigrammen und Verteilungslisten sowie Erstellung regelmäßiger Berichte, Zusammenfassungen und Präsentationen für verschiedene Stakeholder.
- Planung und Koordination interner Veranstaltungen, einschließlich Dienstjubiläen, Anerkennungsaktivitäten, Lunch-and-Learn-Veranstaltungen und Teambuilding-Events.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, indem Sie als primärer Ansprechpartner fungieren, Fragen beantworten und grundlegende Schulungen zu Prozessen, Tools und Methoden anbieten.
- Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung der Reiseprozesse und -strategien für Geschäftsreisende, einschließlich Organisation von Transport und Unterkünften mit internen und externen Partnern.
- Verwaltung der Zuteilung von Unterkünften und Transport, Rotationslogistik (z. B. Reinigungspläne, Schlüsselübergaben, Parkausweise) und „Wissen, bevor Sie gehen“-Reiseinformationen.
- Pflege von Reisewerkzeugen (wie Smartsheet) und Erstellung von Reisepanels, die auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten sind.
- Zusammenstellung, Sammlung und Verteilung von Projektdaten und -berichten, Unterstützung von Projektmanagern bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Meetings sowie Förderung der Kommunikation innerhalb der Projektteams und mit den Stakeholdern.
Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten:
- Fließend in Deutsch und Englisch, mit starken mündlichen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten.
- Berufserfahrung als Sekretär/in, Assistent/in oder in der administrativen Unterstützung.
- Sehr starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und Fristen und Ergebnisse in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren.
- Proaktive, problemlösende Denkweise und die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, während etablierte Verfahren befolgt werden.
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, Flexibilität und eine ruhige, gelassene Herangehensweise im Umgang mit unerwarteten Situationen und unterschiedlichen Stakeholdern.
- Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Sicherheit im Umgang mit Daten, Berichten und Dashboards.
Die Walt Disney Company ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir streben danach, eine vielfältige Belegschaft zu sein, die unsere Zielgruppen repräsentiert und in der alle gedeihen und dazugehören können. Disney verpflichtet sich, ein Team zu bilden, das eine Vielzahl von Stimmen, Identitäten, Hintergründen, Erfahrungen und Perspektiven umfasst und respektiert.
Wir werden sicherstellen, dass Personen mit Behinderungen angemessene Vorkehrungen erhalten, um am Bewerbungs- oder Interviewprozess teilzunehmen, wesentliche Arbeitsfunktionen auszuführen und andere Vorteile und Privilegien der Beschäftigung zu erhalten. Bitte kontaktieren Sie uns, um eine Unterkunft zu beantragen.
Administrative Assistant/ Coordinator Arbeitgeber: The Walt Disney Company
Die Walt Disney Company ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in München nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Mit einem starken Fokus auf Diversität und Inklusion fördert das Unternehmen eine kreative und dynamische Kultur, die es den Werkstudenten ermöglicht, an spannenden Projekten im E-Commerce zu arbeiten und wertvolle Erfahrungen in der Medien- und Unterhaltungsbranche zu sammeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant/ Coordinator erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von The Walt Disney Company und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei The Walt Disney Company Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant/ Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei The Walt Disney Company von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei The Walt Disney Company solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei The Walt Disney Company ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei The Walt Disney Company gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei The Walt Disney Company vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei The Walt Disney Company sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei The Walt Disney Company verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
