Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage the CEO's calendar, inbox, and administrative tasks to enhance efficiency.
- Unternehmen: Leading HubSpot and AI consulting firm in the DACH market.
- Vorteile: Dynamic work environment with a focus on collaboration and innovation.
- Weitere Informationen: Join a friendly team with international presence and great career growth opportunities.
- Warum dieser Job: Be a key player in scaling a fast-growing company and make a real impact.
- Qualifikationen: Experience in executive assistance, excellent communication skills, and proactive mindset.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Bei Thorit treiben wir als eine der führenden HubSpot- und AI-Consulting-Firmen im DACH-Markt die nächste Generation von Wachstumsinfrastruktur voran. Als Executive Assistant von CEO David Schuh bist du direkt an der Schaltzentrale: Du ownest Kalender, Kommunikation und Administration, damit sich David ausschließlich auf die Entscheidungen konzentrieren kann, die nur er treffen kann. Diese Rolle ist kein klassischer Assistenz-Job, sondern eine echte Force-Multiplier-Position mit direktem Einfluss auf die Geschwindigkeit, mit der Thorit skaliert.
Tätigkeiten Deine Aufgaben:
- Kalendermanagement: Du führst den CEO-Kalender konfliktfrei, schützt Fokuszeiten und sorgst dafür, dass jedes Meeting mit Agenda und Kontext vorbereitet ist.
- Inbox-Ownership: Du triagierst die CEO-Inbox täglich auf Zero Unread, draftest Antworten proaktiv und eskalierst nur, was wirklich Entscheidungen braucht.
- Meeting-Briefings: Du lieferst 30 Minuten vor jedem externen Termin ein präzises Pre-Read (Kunden, Investoren, Partner) inklusive Kontext und Handlungsempfehlung.
- Administrative Workflows: Du ownest Reisen, Rechnungen, Verträge und Tool-Subscriptions End-to-End, ohne dass der CEO involviert werden muss.
- Stakeholder-Kommunikation: Du hältst interne und externe Touchpoints (Team-Updates, Investoren, Partner) mit einer Response-Time unter 24 Stunden nach.
- Personal Operating System: Du baust Templates, Tracker und SOPs in Confluence, die auch dann funktionieren, wenn du im Urlaub bist.
- Finance Support: Du unterstütz bei Finance Prozessen (Belege etc.)
- Priority Radar: Du erkennst strategische Themen, die durchs Raster zu fallen drohen, und bringst sie mit konkretem Next Step auf den Tisch.
- Special Projects: Du übernimmst einmalige Initiativen wie Office-Logistik, Events oder Onboarding-Koordination vollständig eigenverantwortlich.
Anforderungen Was du mitbringst:
- Mehrjährige Erfahrung in einer Executive-Assistance-Rolle, idealerweise an C-Level oder Founder-Level, nicht primär Mid-Management.
- Absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen (Financials, HR, Investoren).
- Proaktives Ownership-Mindset: Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst, was zu tun ist, und machst es.
- Exzellente schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch, mit CEO-tauglichem Ton, Klarheit und Präzision.
- Systemisches Denken: Du baust wiederholbare Prozesse statt Einzelfall-Lösungen.
- Souveräne Priorisierung unter Druck, auch wenn alles gleichzeitig "top priority" ist.
- Sicher im Umgang mit Confluence, Jira, HubSpot (Basis), Google Workspace oder Microsoft 365 sowie modernen KI-Tools (Claude, ChatGPT).
- Professionelles und gleichzeitig warmes Auftreten gegenüber Kunden, Investoren und dem Team.
Team
Als international aufgestelltes Unternehmen mit Standorten in Stuttgart und Lissabon setzen wir auf moderne Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg. Unser Teamgeist ist einzigartig – wir kombinieren eine freundschaftliche Arbeitsatmosphäre mit einem klaren Fokus auf Ergebnisse. Bei uns wird Zusammenarbeit, Pragmatismus und Innovationsfreude wirklich gelebt!
Bewerbungsprozess
Unser Bewerbungsprozess ist transparent, schlank und persönlich. Uns ist wichtig, dass beide Seiten ein gutes Gefühl bekommen und wir möglichst schnell gemeinsam in die Umsetzung kommen. So läuft’s ab:
- Online-Bewerbung: Sende uns deinen Lebenslauf und ggf. ein paar Zeilen zu deiner Motivation direkt über unser Karriereportal oder per E-Mail.
- Erstes Kennenlernen (30–45 Min, remote): In einem lockeren Videocall lernst du unser People & Culture Team kennen. Wir sprechen über deinen bisherigen Werdegang, deine Erwartungen – und natürlich über Thorit.
- Fachlicher Deep Dive (60 Min, remote): Im zweiten Gespräch triffst du auf Kolleg:innen aus dem CRM-Team. Hier geht es um deine fachliche Expertise, Use Cases aus der Praxis und wie du an Projekte herangehst.
- Optional: Case oder Gespräch mit Leadership: Je nach Rolle kann ein kurzes Case-Element oder ein Austausch mit einem unserer Geschäftsführer folgen – für einen tiefen Einblick in unsere Strategie und Vision.
- Angebot und Vertragsabschluss: Wenn es für beide Seiten passt, erhältst du zeitnah ein Angebot und wir besprechen gemeinsam alle Details.
Unser Ziel: Dir innerhalb von 1–2 Wochen nach Bewerbungseingang eine fundierte Rückmeldung zu geben – und dich idealerweise bald im Team willkommen zu heißen!
Executive Assistant (m/w/d) des CEO Arbeitgeber: Thorit GmbH
Thorit ist ein hervorragender Arbeitgeber, der nicht nur eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung bietet, sondern auch die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter fördert. In einem internationalen Team, das in Stuttgart und Lissabon tätig ist, wird eine freundschaftliche Atmosphäre mit einem klaren Fokus auf Ergebnisse kombiniert, was die Zusammenarbeit und den Austausch über Ländergrenzen hinweg erleichtert. Die Position als Executive Assistant des CEO ermöglicht es dir, direkt an der strategischen Entwicklung des Unternehmens teilzuhaben und deine Fähigkeiten in einem zukunftsorientierten Umfeld einzubringen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (m/w/d) des CEO erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass man dir sagt, was zu tun ist. Zeig Initiative und bringe eigene Ideen ein, wie du den CEO unterstützen kannst. Das zeigt, dass du das Ownership-Mindset hast, das wir suchen!
✨Networking ist alles!
Nutze jede Gelegenheit, um mit anderen in der Branche zu sprechen. Sei es auf LinkedIn oder bei Events – je mehr Kontakte du knüpfst, desto besser sind deine Chancen, die richtige Position zu finden. Und vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben!
✨Bereite dich gut vor!
Wenn du zu einem Gespräch eingeladen wirst, informiere dich gründlich über das Unternehmen und die Rolle. Bereite Fragen vor, die zeigen, dass du wirklich interessiert bist und verstehe, wie du einen Mehrwert bieten kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!
In deiner Rolle als Executive Assistant ist Kommunikation entscheidend. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl schriftlich als auch mündlich. Das wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu glänzen und zu zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) des CEO mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du dich bewirbst, zeig uns deine Persönlichkeit! Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt. Lass deinen Charakter durchscheinen und sei authentisch in deiner Bewerbung.
Mach es klar und präzise:Achte darauf, dass deine schriftliche Kommunikation klar und präzise ist. Wir lieben es, wenn Informationen schnell und verständlich rüberkommen. Vermeide lange Schachtelsätze und komm direkt auf den Punkt – so hinterlässt du einen bleibenden Eindruck!
Zeig dein Ownership-Mindset:In deiner Bewerbung solltest du Beispiele anführen, die zeigen, wie proaktiv du bist. Erzähl uns von Situationen, in denen du Verantwortung übernommen hast und wie du Herausforderungen gemeistert hast. Das zeigt uns, dass du die richtige Einstellung für die Rolle mitbringst.
Bewirb dich über unser Karriereportal:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unser Karriereportal einzureichen. So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Thorit GmbH vorbereitet
✨Kalender im Griff
Stelle sicher, dass du die Bedeutung des Kalendermanagements verstehst. Bereite dich darauf vor, wie du den Kalender des CEOs konfliktfrei führen kannst und welche Tools dir dabei helfen können. Überlege dir auch, wie du Meetings effizient vorbereiten kannst, um den Fokus des CEOs zu schützen.
✨Inbox-Management meistern
Zeige, dass du proaktiv mit der Inbox umgehen kannst. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit E-Mails triagiert hast und welche Strategien du anwendest, um die Inbox auf 'Zero Unread' zu halten. Das zeigt dein Ownership-Mindset und deine Fähigkeit zur Priorisierung.
✨Meeting-Briefings vorbereiten
Überlege dir, wie du präzise Pre-Reads für externe Termine erstellen würdest. Zeige, dass du in der Lage bist, relevante Informationen zusammenzufassen und Handlungsempfehlungen zu geben. Dies wird deine Fähigkeit unterstreichen, strategisch zu denken und den CEO optimal vorzubereiten.
✨Prozesse und Systeme verstehen
Mach dich mit den Tools vertraut, die in der Rolle wichtig sind, wie Confluence, Jira und HubSpot. Bereite dich darauf vor, wie du wiederholbare Prozesse aufbauen kannst, um die Effizienz zu steigern. Zeige, dass du nicht nur Lösungen für Einzelfälle findest, sondern auch langfristige Verbesserungen anstrebst.
