Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Kalender und die Inbox des CEO, koordiniere Meetings und sorge für Finanz-Hygiene.
- Unternehmen: Thorit, ein führender HubSpot Partner in Europa mit innovativer Unternehmenskultur.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Lunch-Zuschuss, Business Bike Leasing und Remote Work Optionen.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und direkter Zugang zur Geschäftsführung für sichtbaren Impact.
- Warum dieser Job: Werde die rechte Hand des CEO und gestalte aktiv die Unternehmensstrategie mit.
- Qualifikationen: 5+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
Über Thorit
Thorit ist einer der führenden HubSpot Partner in Europa und eine führende Unternehmens- und Technologieberatung im DACH-Raum. Wir verbinden strategische Beratung mit konkreter IT-Implementierung, von der CRM-Architektur bis zur vollständig automatisierten Go-to-Market-Infrastruktur mit KI und agentischen Systemen. Unsere Kunden sind Enterprise-B2B-Unternehmen, die nicht nur eine Plattform einführen wollen, sondern ein echtes Wachstumssystem. Unser Team sitzt in Böblingen, unsere Kunden in der DACH-Region und darüber hinaus.
Deine Rolle
Als Executive Assistant bist du die rechte Hand unseres CEO David Schuh. Du verantwortest Kalender und Inbox, hältst Finanz-Hygiene (AR-Follow-ups, Lieferantenrechnungen, Spesen) und bist die Drehscheibe zwischen CEO, COO, Teilzeit-Buchhaltung und externen Stakeholdern. Dein Ziel in den ersten sechs Monaten: acht oder mehr Stunden CEO-Kapazität pro Woche zurückerobern, damit Zeit da ist für Kunden, Team und Strategie statt für Terminverschiebungen und Spesenabrechnungen.
Wir besetzen diese Rolle, weil der CEO heute seinen Kalender, seine Inbox, seine Spesen und Lieferanten-Follow-ups selbst macht. Das frisst Stunden, die in Kunden-, Leadership- und Strategie-Arbeit besser investiert wären. Gleichzeitig fehlt uns ein zweites Paar Augen auf der Finanz-Hygiene. Du löst beides: vertrauensvoller Gatekeeper für CEO-Zeit und zuverlässige zweite Hand in den Operations.
Deine Aufgaben
- Kalender-Ownership: Du übernimmst die vollständige Verantwortung für den CEO-Kalender: jeder Termin wird von dir angenommen, abgelehnt oder verschoben, nie vom CEO selbst.
- Inbox-Triage: Du reduzierst die CEO-Inbox täglich auf null bis 09:00 Uhr, mit kategorisierten Follow-ups und Draft-Antworten in seiner Stimme.
- Finanz-Hygiene: Du verantwortest die wiederkehrenden Finance-Workflows: wöchentliche AR-Follow-ups bei Überfälligkeit über 30 Tagen, monatlicher Spesenabgleich, Routing von Lieferantenrechnungen zur Freigabe.
- Leadership- und Kundenkoordination: Du organisierst Quartals-Offsites, Board- und Kundenmeetings end-to-end: Logistik, Agenda, Vorbereitungsunterlagen, Follow-ups.
- Single Source of Truth: Du hältst CEO-Commitments, Vorstellungen und Deadlines in HubSpot und Confluence sauber, sodass nichts verloren geht.
- Travel und Events: Du koordinierst 2 bis 4 Geschäftsreisen pro Quartal inklusive Buchung, Briefing-Pack und Spesen.
- Zweiter Pair-of-Eyes auf Operations: Du arbeitest eng mit COO Dennis Bayer und unserer Teilzeit-Buchhaltung zusammen, damit kleine Fehler in Finanz- und Ops-Prozessen nicht eskalieren.
Was wir bieten
- Attraktive Vergütung mit transparentem Gehaltsband und strukturiertem Bonusmodell, gekoppelt an Delivery-Outcomes und Kundenzufriedenheit.
- Betriebliche Altersvorsorge mit der Allianz, gestaffelter Arbeitgeberbeitrag von 50 bis 290€ pro Monat.
- Lunch-Zuschuss (Lunchit) mit 5€ pro Arbeitstag, bis 100€ pro Monat.
- Business Bike Leasing und Urban Sports Club mit Zugang zu 8.000+ Locations in Europa.
- Blinkist Business (4.500+ Buch-Zusammenfassungen) und Babbel (3 Monate) für kontinuierliches Lernen.
- Remote Work Program, bis zu 4 Wochen pro Jahr aus der EU, mit 500€ Setup-Zuschuss.
- Spaces Mitgliedschaft für flexibles Arbeiten an verschiedenen Orten, plus unser Office am Böblinger Flugfeld.
- Moderner Stack: HubSpot, Jira, Confluence, Claude AI, und die Freiheit, deine Arbeitsweise selbst zu gestalten.
- Direkter Zugang zur Geschäftsführung, flache Hierarchien, sichtbarer Impact auf die Firma.
- Corporate Benefits bei 800+ Marken.
Dein Profil
- 5+ Jahre Erfahrung als 1:1 Executive Assistant für eine:n Geschäftsführer:in, CEO oder C-Level Principal. Team-Assistance allein reicht für diese Rolle nicht.
- Bewiesene Calendar-Mastery: Du hast den Kalender einer Senior-Executive-Person eigenständig geführt, weißt, wie Time-Blocking funktioniert, und sagst im Namen der Person Nein, ohne Beziehungen zu beschädigen.
- Erfahrung mit Finance-nahen Workflows: Du bist vertraut mit AR-Follow-ups, Spesen-Reconciliation, Lieferantenrechnungen, DATEV oder vergleichbaren Tools. Du musst keine Buchhalterin sein, aber mit Zahlen und Prozessen souverän umgehen.
- Fließend in Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive), routiniert in HubSpot CRM (Basis), Confluence und Banking-Portalen. DATEV- oder Personio-Schnittstellen lernst du zügig.
- Diskretion als Selbstverständlichkeit: Du hast C-Level-, Gehalts- und Personalthemen vertraulich behandelt, ohne dass etwas nach außen gedrungen ist.
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, verhandlungssicheres Englisch. Professionelle deutsche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Behörden ohne Korrekturschleife.
- Bereitschaft für vier Tage pro Woche vor Ort in Böblingen. Die Rolle funktioniert nicht remote-first.
Was dich außerdem auszeichnet
- Du siehst, was gebraucht wird, bevor gefragt wird. Terminkollisionen, Vorbereitungs-Lücken, der vergessene Geburtstag: du meldest früh, nicht wenn es bereits brennt.
- Du bleibst ruhig, wenn drei Sachen gleichzeitig schiefgehen. Du triagierst, kommunizierst, fixst, und dokumentierst hinterher.
- Du hast ein eigenes System für Inbox-Triage und kannst es erklären. "Ich arbeite das halt durch" reicht für diese Rolle nicht.
- Du siehst die Rolle als echten Ankerposten, nicht als Stepping Stone Richtung Projektmanagement oder HR. Die nächste Entwicklungsstufe ist "senior EA" oder "Chief of Staff", nicht ein Departementwechsel.
- Du bringst ein natürliches Servicebewusstsein mit, ohne dich klein zu machen. Du weißt, wann du widersprichst und wann du einfach machst.
Executive Assistant to CEO (all genders) Arbeitgeber: Thorit GmbH
Thorit ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur eine attraktive Vergütung und transparente Gehaltsstrukturen bietet, sondern auch ein modernes Arbeitsumfeld in Böblingen, das durch flache Hierarchien und direkten Zugang zur Geschäftsführung geprägt ist. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung, einschließlich Mentoring-Programmen und kontinuierlichem Lernen, sowie flexiblen Arbeitsmodellen, ermöglicht Thorit seinen Mitarbeitern, ihre Karriere aktiv zu gestalten und einen sichtbaren Einfluss auf das Unternehmen zu haben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant to CEO (all genders) erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf ein Vorstellungsgespräch vorbereitest, recherchiere nicht nur das Unternehmen, sondern auch den CEO und seine Vision. Zeige, dass du die Rolle des Executive Assistant ernst nimmst und bereit bist, die Zeit des CEOs zu optimieren.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Thorit in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Interesse und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf praktische Aufgaben vor! In der Rolle als Executive Assistant wirst du viel mit Kalendern und Inboxen arbeiten. Übe, wie du Termine effizient verwalten und Prioritäten setzen kannst, um dem CEO wirklich Zeit zurückzugeben.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, direkt ins Gespräch zu kommen und uns von deinen Fähigkeiten zu überzeugen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant to CEO (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist!
Mach es klar und strukturiert:Achte darauf, dass deine Bewerbung übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten klar darzustellen. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung:Schau dir die Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Wenn du spezifische Beispiele aus deiner Erfahrung einbringst, die zu den Aufgaben passen, wird das unsere Aufmerksamkeit erregen.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns landet und wir sie zügig bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Thorit GmbH vorbereitet
✨Kalender- und Inbox-Management meistern
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Kalender und E-Mail-Postfächer erfolgreich verwaltet hast. Zeige, dass du die Fähigkeit hast, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
✨Finanz-Hygiene verstehen
Mach dich mit den Finanzprozessen vertraut, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie AR-Follow-ups und Spesenabrechnungen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du diese Aufgaben effizient und genau erledigen würdest.
✨Diskretion und Vertrauenswürdigkeit betonen
Sei bereit, über deine Erfahrungen im Umgang mit sensiblen Informationen zu sprechen. Gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit Diskretion gewahrt hast und warum dies für die Rolle eines Executive Assistant so wichtig ist.
✨Proaktive Problemlösung demonstrieren
Bereite einige Szenarien vor, in denen du proaktiv Probleme gelöst hast, bevor sie eskaliert sind. Zeige, dass du in der Lage bist, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden, um den CEO zu entlasten.
