Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die rechte Hand des CEO und optimiere seinen Zeitplan.
- Unternehmen: Thorit, führender HubSpot-Partner und innovative Unternehmensberatung.
- Vorteile: Attraktive Altersvorsorge, Gesundheitsangebote und flexible Arbeitsmodelle.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und direkte Kommunikation mit der Geschäftsführung.
- Warum dieser Job: Erlebe hautnah, wie ein Unternehmen auf höchster Ebene geführt wird.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Über die Rolle
Sie werden die vertrauenswürdige rechte Hand unseres CEO sein. Die Mission ist einfach und hochwirksam: 8+ Stunden pro Woche Kapazität des CEO zurückgewinnen, indem Sie den Kalender, das Postfach und eine Reihe wiederkehrender Finanz- und Betriebsabläufe übernehmen. Sie sind der einzige Verantwortliche für die Zeit des CEO, die zweite Augenpaar für die Finanzhygiene (AR, Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnung) und der Torwächter, der den strategischen Fokus vor der täglichen Flut von "30 Minuten dringenden" Anfragen schützt.
Was Sie tun werden
- Sie übernehmen innerhalb von 30 Tagen die volle Verantwortung für den Kalender des CEO.
- Sie führen täglich eine Inbox-Triage durch, sodass das Postfach des CEO bis 09:00 Uhr an jedem Arbeitstag auf null ist, mit kategorisierten Nachverfolgungen und Entwürfen bereit.
- Sie sind verantwortlich für die wiederkehrende Finanzhygiene: wöchentliche AR-Nachverfolgungen für überfällige Rechnungen, monatliche Spesenabrechnung, Genehmigungsrouting für Lieferantenrechnungen.
- Sie gewinnen 8+ Stunden pro Woche der Zeit des CEO zurück, validiert durch vierteljährliche Zeitverfolgungsüberprüfungen.
- Sie koordinieren vierteljährliche Führungsoffsites und die gesamte Logistik für Kunden- und Vorstandssitzungen.
- Sie pflegen eine einzige Quelle der Wahrheit in HubSpot und Confluence für die Verpflichtungen des CEO, damit nichts durch die Maschen fällt.
- Sie unterstützen die Reise- und Veranstaltungskoordination (2 bis 4 Reisen pro Quartal), einschließlich Buchung, Ausgaben und Briefing-Paketen.
Was Sie mitbringen
Must-haves- Direkte Erfahrung als 1:1 Executive Assistant zu einem C-Level-Prinzipal (CEO, COO, MD, Gründer), nicht nur Teamassistentenarbeit.
- Ein persönliches, artikulierbares System für Inbox- und Kalender-Triage, das Sie seit mindestens 2 Jahren verwendet haben.
- Komfort mit finanzbezogenen Arbeitsabläufen: Lesen von Rechnungen, Abgleich von POs, AR-Nachverfolgungen mit deutschen Anbietern und Kunden, Arbeiten mit Tools wie DATEV, Personio und Bankportalen.
- Native Deutschkenntnisse und fließendes Geschäft Englisch, fähig, professionelle Korrespondenz an Kunden, Lieferanten und Behörden ohne Korrekturlesen zu schreiben.
- Nachgewiesene Diskretion im Umgang mit C-Level-, Gehalts- oder personalbezogenen Informationen.
- Fähigkeit, sich an eine konsistente Präsenz vor Ort in Böblingen an den Tagen, an denen der CEO im Büro ist (typischerweise 4 Tage pro Woche), zu halten.
- Ruhige Gelassenheit, wenn mehrere Dinge zur gleichen Zeit schiefgehen.
- Erfahrung in der Unterstützung eines CEO in einem schnell wachsenden Beratungs- oder Technologieunternehmen.
- Grundkenntnisse in HubSpot CRM (basic) für Kontakt- und Besprechungsmanagement.
- Frühere Erfahrung in der Koordination von Führungsoffsites oder Vorstandssitzungen von Anfang bis Ende.
Ihr Team
Sie berichten direkt an den CEO und arbeiten eng mit dem COO und dem Teilzeitbuchhalter zusammen. Sie werden auch jeden Teil des Unternehmens berühren, da die Koordination auf CEO-Ebene Sie natürlich in die Bereiche Praxis und Funktion (Beratung, Entwicklung & Technologie, PMO, Vertrieb, Finanzen, Personal & Kultur) zieht. Die Rolle ist im Büro des CEO positioniert, nicht in einer einzelnen Praxis oder Funktion.
Technologiestack
- Kern: Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Excel), HubSpot CRM, Confluence, Jira.
- Finanzen & Betrieb: DATEV, Personio, Bankportale, Ausgabenmanagement-Tools.
- KI-Unterstützung: Claude AI für Entwurf, Zusammenfassung, Kalendervorbereitung.
- Koordination: Standard-Reise- und Veranstaltungsbuchungsplattformen.
Was wir bieten
- Pension & Zulagen: Betriebliche Altersvorsorge über Allianz mit gestaffeltem Arbeitgeberbeitrag von 50 € bis 290 € pro Monat, plus Lunchit-Mahlzeitenzuschuss von bis zu 100 € pro Monat.
- Gesundheit & Mobilität: Business Bike Leasing, Zugang zum Urban Sports Club an über 8.000 Standorten.
- Lernen: Vollständige Blinkist Business-Bibliothek (über 4.500 Bücher), 3 Monate Babbel.
- Flexibilität: Hybrides Setup an den Tagen, an denen der CEO nicht im Büro ist, Spaces Co-Working-Mitgliedschaft.
- Kultur & Tools: Flache Hierarchien mit direktem Zugang zum CEO und zur Führung, moderner Stack (HubSpot, Jira, Confluence, Claude AI), Corporate Benefits bei über 800 Marken.
Über Thorit
Thorit ist einer der führenden HubSpot-Partner Europas und eine Top-Business- und Technologieberatung. Wir kombinieren strategische Beratung mit praktischer IT-Implementierung, von der CRM-Architektur bis hin zur vollständig automatisierten Markteinführungsinfrastruktur, die von KI und agentischen Systemen unterstützt wird.
Bereit zu bewerben? Senden Sie Ihre Bewerbung über Ashby. Ein Anschreiben ist optional, aber ein konkretes Beispiel dafür, wie Sie persönlich einen Teil der Arbeit von einem C-Level-Prinzipal übernommen haben (mit einer messbaren Zeitersparnis vorher und nachher) ist erforderlich.
Executive Assistant to CEO (all genders) Arbeitgeber: Thorit Thorit GmbH
Thorit ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, direkt mit der Geschäftsführung zusammenzuarbeiten und einen bedeutenden Einfluss auf die Unternehmensstrategie zu haben. Mit einem flexiblen Arbeitsmodell, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer modernen Unternehmenskultur, die flache Hierarchien und direkten Zugang zur Geschäftsführung fördert, ist Thorit der ideale Ort für ambitionierte Talente, die in einem dynamischen Umfeld wachsen möchten. Zudem profitieren Mitarbeiter von attraktiven Zusatzleistungen wie einem betrieblichen Altersvorsorgeprogramm und einem Business-Bike-Leasing.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant to CEO (all genders) erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Thorit Thorit GmbH, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Thorit Thorit GmbH im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Thorit Thorit GmbH echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Thorit Thorit GmbH zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant to CEO (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Thorit Thorit GmbH reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Thorit Thorit GmbH vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Thorit Thorit GmbH tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
