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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die rechte Hand des CEO und optimiere seinen Zeitplan.
- Arbeitgeber: Thorit, führender HubSpot-Partner und innovative Unternehmensberatung.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Altersvorsorge, Gesundheitsangebote und flexible Arbeitsmodelle.
- Andere Informationen: Flache Hierarchien und Zugang zu modernsten Tools.
- Warum dieser Job: Erlebe direkte Einblicke in die Unternehmensführung und arbeite an spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Über die Rolle
Sie werden die vertrauenswürdige rechte Hand unseres CEO sein. Die Mission ist einfach und hochwirksam: 8+ Stunden pro Woche Kapazität des CEO zurückgewinnen, indem Sie den Kalender, das Postfach und eine Reihe wiederkehrender Finanz- und Betriebsabläufe übernehmen.
Sie sind der einzige Verantwortliche für die Zeit des CEO, die zweite Augenpaar für die Finanzhygiene (AR, Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnung) und der Torwächter, der den strategischen Fokus vor der täglichen Flut von "30 Minuten dringenden" Anfragen schützt. Sie haben direkten Einblick, wie ein HubSpot-Diamond-Partner von oben geführt wird, und arbeiten eng mit dem COO und der Buchhaltungsfunktion zusammen.
Was Sie tun werden
- Sie übernehmen innerhalb von 30 Tagen die volle Verantwortung für den Kalender des CEO. Jedes Meeting wird von Ihnen akzeptiert, abgelehnt oder neu terminiert, niemals vom CEO.
- Sie führen täglich eine Inbox-Triage durch, sodass das Postfach des CEO bis 09:00 Uhr an jedem Arbeitstag auf null ist, mit kategorisierten Nachverfolgungen und Entwürfen bereit.
- Sie sind verantwortlich für die wiederkehrende Finanzhygiene: wöchentliche AR-Nachverfolgungen für überfällige Rechnungen, monatliche Spesenabrechnung, Genehmigungsrouting für Lieferantenrechnungen.
- Sie gewinnen 8+ Stunden pro Woche an CEO-Zeit zurück, validiert durch vierteljährliche Zeitverfolgungsüberprüfungen.
- Sie koordinieren vierteljährliche Führungsoffsites und die gesamte Logistik für Kunden- und Vorstandssitzungen.
- Sie pflegen eine einzige Informationsquelle in HubSpot und Confluence für die Verpflichtungen des CEO, damit nichts durch die Maschen fällt.
- Sie unterstützen die Reise- und Veranstaltungskoordination (2 bis 4 Reisen pro Quartal), einschließlich Buchung, Ausgaben und Briefing-Paketen.
Was Sie mitbringen
Must-haves- Direkte Erfahrung als 1:1 Executive Assistant für einen C-Level-Prinzipal (CEO, COO, MD, Gründer), nicht nur Teamassistenzarbeit.
- Ein persönliches, artikulierbares System für Inbox- und Kalender-Triage, das Sie seit mindestens 2 Jahren verwendet haben.
- Komfort mit finanznahen Arbeitsabläufen: Lesen von Rechnungen, Abgleich von POs, AR-Nachverfolgungen mit deutschen Anbietern und Kunden, Arbeiten mit Tools wie DATEV, Personio und Banking-Portalen.
- Deutsch auf Muttersprachenniveau und fließendes Business-Englisch, fähig, professionelle Korrespondenz an Kunden, Lieferanten und Behörden ohne Korrekturlesen zu schreiben.
- Nachgewiesene Diskretion im Umgang mit C-Level-, Gehalts- oder personalbezogenen Informationen.
- Fähigkeit, sich an eine konsistente Präsenz vor Ort in Böblingen an den Tagen, an denen der CEO im Büro ist (typischerweise 4 Tage pro Woche), zu halten.
- Ruhige Gelassenheit, wenn mehrere Dinge zur gleichen Zeit schiefgehen.
- Erfahrung in der Unterstützung eines CEO in einem schnell wachsenden Beratungs- oder Technologieunternehmen.
- Grundkenntnisse in HubSpot CRM (basic) für Kontakt- und Meetingmanagement.
- Frühere Erfahrung in der Koordination von Führungsoffsites oder Vorstandssitzungen von Anfang bis Ende.
Ihr Team
Sie berichten direkt an den CEO und arbeiten eng mit dem COO und dem Teilzeitbuchhalter zusammen. Sie werden auch jeden Teil des Unternehmens berühren, da die Koordination auf CEO-Ebene Sie natürlich in die Bereiche Praxis und Funktion (Beratung, Entwicklung & Technologie, PMO, Vertrieb, Finanzen, Personal & Kultur) zieht. Die Rolle ist im Büro des CEO positioniert, nicht in einer einzelnen Praxis oder Funktion.
Technologiestack
- Kern: Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Excel), HubSpot CRM, Confluence, Jira.
- Finanzen & Betrieb: DATEV, Personio, Banking-Portale, Ausgabenmanagement-Tools.
- AI-Unterstützung: Claude AI für Entwurf, Zusammenfassung, Kalendervorbereitung.
- Koordination: Standard-Reise- und Veranstaltungsbuchungsplattformen.
Was wir bieten
- Pension & Zulagen: Betriebliche Altersvorsorge über Allianz mit gestaffeltem Arbeitgeberbeitrag von 50 € bis 290 € pro Monat, plus Lunchit-Mahlzeitenzuschuss von bis zu 100 € pro Monat.
- Gesundheit & Mobilität: Business Bike Leasing, Zugang zum Urban Sports Club an über 8.000 Standorten.
- Lernen: Vollständige Blinkist Business-Bibliothek (über 4.500 Bücher), 3 Monate Babbel.
- Flexibilität: Hybrides Setup an den Tagen, an denen der CEO nicht im Büro ist, Spaces Co-Working-Mitgliedschaft.
- Kultur & Tools: Flache Hierarchien mit direktem Zugang zum CEO und zur Führung, moderner Stack (HubSpot, Jira, Confluence, Claude AI), Corporate Benefits bei über 800 Marken.
Über Thorit
Thorit ist einer der führenden HubSpot-Partner Europas und eine Top-Business- und Technologieberatung. Wir kombinieren strategische Beratung mit praktischer IT-Implementierung, von der CRM-Architektur bis hin zur vollständig automatisierten Markteinführungsinfrastruktur, die von KI und agentischen Systemen unterstützt wird.
Bereit zu bewerben?
Reichen Sie Ihre Bewerbung über Ashby ein. Ein Anschreiben ist optional, aber ein konkretes Beispiel dafür, wie Sie persönlich einen Teil der Arbeit von einem C-Level-Prinzipal übernommen haben (mit einer messbaren Zeitersparnis vorher und nachher) ist erforderlich.
Executive Assistant to CEO (all genders) Arbeitgeber: Thorit
Kontaktperson:
Thorit HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant to CEO (all genders)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit jemandem aus dem Unternehmen zu sprechen, nutze sie. Frag nach Informationen über die Unternehmenskultur oder spezifische Herausforderungen, die der CEO hat. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du konkret 8+ Stunden der Zeit des CEOs zurückgewinnen würdest. Zeige, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 3
Nutze unser Netzwerk! Wenn du jemanden kennst, der bereits bei uns arbeitet oder in der Branche tätig ist, frag nach Tipps oder einer Empfehlung. Ein persönlicher Kontakt kann oft den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant to CEO (all genders)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei konkret und präzise: Wenn du deine Bewerbung schreibst, achte darauf, dass du konkret auf die Anforderungen der Stelle eingehst. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt mit den Aufgaben des Executive Assistant zu unserem CEO übereinstimmen.
Beispiel für Erfolge einfügen: Vergiss nicht, ein konkretes Beispiel einzufügen, wie du in der Vergangenheit einem C-Level-Manager geholfen hast, Zeit zu sparen. Das macht deine Bewerbung greifbarer und zeigt uns, dass du weißt, wovon du sprichst.
Sprache und Stil anpassen: Achte darauf, dass deine Bewerbung in einem professionellen, aber dennoch persönlichen Stil verfasst ist. Wir suchen jemanden, der sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch kommunizieren kann, also zeig uns deine Sprachfähigkeiten!
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Thorit vorbereitest
✨Verstehe die Rolle in- und auswendig
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten direkt auf die Aufgaben des CEOs angewendet werden können. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du ähnliche Herausforderungen in der Vergangenheit gemeistert hast.
✨Bereite dich auf praktische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinem System für das Inbox- und Kalender-Management. Überlege dir, wie du deine Methoden zur Priorisierung von Aufgaben und zur Organisation von Meetings erklären kannst. Zeige, dass du nicht nur theoretisches Wissen hast, sondern auch praktische Erfahrungen, die du in die Rolle einbringen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du in dieser Rolle viel mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben, und sei bereit, Beispiele für deine schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch zu teilen. Das zeigt, dass du in beiden Sprachen sicher bist.
✨Sei bereit für Stresssituationen
In der Rolle als Executive Assistant wird es oft hektisch zugehen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Fähigkeit zu beantworten, unter Druck ruhig zu bleiben. Teile Beispiele, in denen du erfolgreich mit mehreren dringenden Aufgaben gleichzeitig umgegangen bist, und erkläre, wie du Prioritäten setzt, um die Effizienz zu maximieren.