Associate Workplace Operations & Experience Co-ordinator (m/f/d)

Arbeitsort: Berlin

Beginn: Community-Manager/in

Wir suchen einen Workplace Operations & Experience Co-ordinator (Associate-Stufe), der unser Business Services-Team im Bereich Workplace Operations & Experience unterstützt. In dieser Rolle helfen Sie uns, ein konsistentes, qualitativ hochwertiges und kulturell relevantes Erlebnis in unseren physischen Räumen weltweit zu bieten. Standardmäßig handelt es sich um eine überwiegend persönliche Rolle in unserem Büro in Berlin, die direkt an den Regional Head of Workplace Operations & Experience berichtet. Sie werden funktionsübergreifend, marktübergreifend und mit unseren Digital Experience (DEC)-Teams zusammenarbeiten, um organisatorischen Wert zu schaffen, das Engagement der Gemeinschaft zu fördern und die Betriebskosten zu optimieren.

Aufgaben:

• Facilities Management & Wartung: Sicherstellen, dass der Büroraum kontinuierlich gut instand gehalten, sauber und organisiert ist.
• Engagement & Verbindung: Die logistischen Elemente des Community-Engagements vorantreiben, um ein starkes Zugehörigkeitsgefühl innerhalb der lokalen Thoughtworker-Bevölkerung und des breiteren Ökosystems zu fördern.
• Onboarding & Offboarding: Aktive Teilnahme an administrativen Prozessen im Zusammenhang mit Onboarding, Offboarding und Mitarbeitertransfers.
• Veranstaltungen: Zusammenarbeit mit verschiedenen Funktionen, internen Gemeinschaften und DEC zur Durchführung logistischer Elemente lokaler Meetings, Veranstaltungen und Erlebnisse.
• Gesundheit & Sicherheit: Beitrag zu lokalen Gesundheits-, Sicherheits- und Notfallprotokollen, aktive Auseinandersetzung mit identifizierten Gefahren. Vorbereitung von Dokumentationen und organisatorischen Arbeiten für ISO- und TISAX-Zertifizierungen. Als benannter Sicherheitsbeauftragter fungieren oder die Bereitschaft zeigen, die erforderliche Schulung zum zertifizierten Sicherheitsbeauftragten zu absolvieren.
• Arbeitsgruppen: Aktive Teilnahme als Mitglied lokaler Arbeitsgruppen.
• Physische Sicherheit: Überwachung physischer Sicherheitsmaßnahmen, Verwaltung kritischer Beziehungen zu Infosec und Recht und Beitrag zu lokalen Zertifizierungen und Verbesserungsaktivitäten.
• Zugangskontrolle: Verwaltung von Zugangskontrollen und Ausweisen für Mitarbeiter und Gäste.
• Reiseunterstützung: Unterstützung von Reisenden bei der Buchung von Reisearrangements oder Bereitstellung von Unterstützung für Selbstbuchungskanäle.
• Beschaffung & Bürodienste: Beschaffung von Bürobedarf und -dienstleistungen über genehmigte Lieferanten und Einrichtung neuer Lieferanten unter Verwendung der zugehörigen internen Systeme und Prozesse.
• Immobilienkontakt: Kontaktaufnahme mit dem lokalen Gebäudemanagement zur Koordination der Behebung von Wartungsproblemen und Durchführung von Verbesserungen in angemieteten Räumen.
• Nachhaltigkeit: Umsetzung lokaler Nachhaltigkeitsinitiativen, Verfolgung und Berichterstattung über Nachhaltigkeitskennzahlen sowie Einhaltung von Umweltvorschriften.
• Budgetverwaltung: Führen akkurater Aufzeichnungen über Ausgaben im Vergleich zum zugewiesenen regionalen Budget.

Qualifikationen:

• Kundenservice: Außergewöhnliche Kundenservicefähigkeiten mit einer menschenorientierten Denkweise.
• Technikaffinität: Sicherer Umgang mit modernen Bürosystemen, Buchungsplattformen und administrativen Tools.
• Körperliche Fähigkeit: Fähigkeit, körperliche Arbeiten zu verrichten, einschließlich Heben und Bewegen von Gegenständen zur Anordnung von Räumen.
• Problemlösung: Ein natürlicher Problemlöser, der Probleme unabhängig und kreativ angehen kann.
• Ausführungsmentalität: Starke ausführungsgestützte Denkweise mit der Fähigkeit, mehrere logistische Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
• Zertifizierungen (Bevorzugt/Erforderlich): Vorherige Erfahrung als zertifizierter Sicherheitsbeauftragter oder starke Bereitschaft, eine Schulung zur Erlangung dieser Zertifizierung zu absolvieren. Erfahrung in der Vorbereitung von Betriebsabläufen und Dokumentationen für ISO- und TISAX-Zertifizierungen.

Weitere Informationen:

• Persönliche Anwesenheit: Diese Position erfordert standardmäßig eine überwiegende persönliche Anwesenheit im Büro.
• Reiseanforderung: Diese Rolle kann gelegentliche Reisen zu anderen Bürostandorten innerhalb der Region erfordern.
• Außerhalb der regulären Arbeitszeiten: Diese Position kann gelegentlich Arbeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten, wie abends und am Wochenende, erfordern, um Veranstaltungen oder spezifische Betriebsprojekte zu unterstützen.

Lernen & Entwicklung: Es gibt keinen einheitlichen Karriereweg bei Thoughtworks: Wie Sie Ihre Karriere entwickeln möchten, liegt ganz bei Ihnen. Aber wir balancieren auch Autonomie mit der Stärke unserer Kultivierungskultur. Das bedeutet, dass Ihre Karriere durch interaktive Tools, zahlreiche Entwicklungsprogramme und Kollegen, die Ihnen beim Wachsen helfen möchten, unterstützt wird. Wir sehen Wert darin, einander zu helfen, unser Bestes zu geben, und das erstreckt sich auf die Befähigung unserer Mitarbeiter in ihren Karrierewegen.

Verantwortungsbewusster Einsatz von KI im Recruiting: Bei Thoughtworks nutzen wir KI-Tools, um unser Rekrutierungsteam bei administrativen Aufgaben wie dem Entwurf von Mitteilungen, der Planung von Interviews und dem Schreiben von Stellenbeschreibungen zu unterstützen. Unsere KI-Tools bewerten, prüfen, ranken oder treffen keine Einstellungsentscheidungen. Jede Bewerbung wird von unserem Team überprüft, und alle Auswahlentscheidungen werden ausschließlich von unseren Interviewern und Einstellungsmanagern getroffen. Wir setzen uns für Fairness und verantwortungsvolle KI ein. Wir verwalten unsere KI-Systeme aktiv, indem wir sie testen, auf voreingenommene Ergebnisse überwachen und Minderungsmaßnahmen umsetzen. Wir halten unsere Drittanbieter an dieselben hohen Standards durch einen strengen Governance-Prozess.

Land: Deutschland

Standort: Berlin

Veröffentlichungsdatum: 23. Juli 2026

Beschäftigungsart: Angestellter

Über Thoughtworks: Thoughtworks ist eine dynamische und inklusive Gemeinschaft von klugen und unterstützenden Kollegen, die die Technologie revolutionieren. Als führende Technologieberatung überschreiten wir Grenzen durch unsere zielgerichtete und wirkungsvolle Arbeit. Seit über 30 Jahren erzielen wir gemeinsam mit unseren Kunden außergewöhnliche Auswirkungen, indem wir ihnen helfen, komplexe Geschäftsprobleme mit Technologie als Differenzierungsmerkmal zu lösen. Bringen Sie Ihr brillantes Fachwissen und Ihr Engagement für kontinuierliches Lernen zu Thoughtworks. Lassen Sie uns gemeinsam außergewöhnlich sein.