Associate Workplace Operations & Experience Coordinator Part-time 20 hrs/week (m/f/d)

Wir suchen einen Workplace Operations & Experience Coordinator (Associate-Stufe), der unser Business Services-Team im Bereich Workplace Operations & Experience verstärkt. In dieser Rolle helfen Sie uns, ein konsistentes, qualitativ hochwertiges und kulturell relevantes Erlebnis in unseren physischen Räumen weltweit zu bieten. Standardmäßig handelt es sich um eine überwiegend persönliche Rolle in unserem Büro in Berlin, die direkt an den Regional Head of Workplace Operations & Experience berichtet.

Sie werden funktionsübergreifend, marktübergreifend und mit unseren Digital Experience (DEC)-Teams zusammenarbeiten, um organisatorischen Wert zu schaffen, das Engagement der Gemeinschaft zu fördern und die Betriebskosten zu optimieren.

Aufgaben:

• Facilities Management & Wartung: Sicherstellen, dass der Büroraum kontinuierlich gut instand gehalten, sauber und organisiert ist.
• Engagement & Verbindung: Logistische Elemente des Community-Engagements vorantreiben, um ein starkes Zugehörigkeitsgefühl innerhalb der lokalen Thoughtworker-Bevölkerung und des breiteren Ökosystems zu fördern.
• Onboarding & Offboarding: Aktive Teilnahme an administrativen Prozessen im Zusammenhang mit Onboarding, Offboarding und Mitarbeitertransfers.
• Veranstaltungen: Zusammenarbeit mit verschiedenen Funktionen, internen Gemeinschaften und DEC zur Durchführung logistischer Elemente lokaler Meetings, Veranstaltungen und Erlebnisse.
• Gesundheit & Sicherheit: Beitrag zu lokalen Gesundheits-, Sicherheits- und Notfallprotokollen, aktive Auseinandersetzung mit identifizierten Gefahren. Vorbereitung von Dokumentationen und organisatorischen Arbeiten für ISO- und TISAX-Zertifizierungen. Als benannter Sicherheitsbeauftragter fungieren oder die Bereitschaft zeigen, die erforderliche Schulung zu absolvieren, um zertifizierter Sicherheitsbeauftragter zu werden.
• Arbeitsgruppen: Aktive Teilnahme an lokalen Arbeitsgruppen.
• Physische Sicherheit: Überwachung physischer Sicherheitsmaßnahmen, Verwaltung kritischer Beziehungen zu Infosec und Recht und Beitrag zu lokalen Zertifizierungen und Verbesserungsaktivitäten.
• Zugangskontrolle: Verwaltung von Zugangskontrollen und Ausweisen für Mitarbeiter und Gäste.
• Reiseunterstützung: Unterstützung von Reisenden bei der Buchung von Reisearrangements oder Bereitstellung von Unterstützung für Selbstbuchungskanäle.
• Beschaffung & Bürodienste: Beschaffung von Bürobedarf und -dienstleistungen über genehmigte Lieferanten und Einrichtung neuer Lieferanten unter Verwendung der zugehörigen internen Systeme und Prozesse.
• Immobilienkontakt: Kontaktaufnahme mit dem lokalen Gebäudemanagement zur Koordination der Behebung von Wartungsproblemen und zur Durchführung von Verbesserungen in angemieteten Räumen.
• Nachhaltigkeit: Umsetzung lokaler Nachhaltigkeitsinitiativen, Verfolgung und Berichterstattung über Nachhaltigkeitskennzahlen sowie Einhaltung von Umweltvorschriften.
• Budgetverwaltung: Führen akkurater Aufzeichnungen über Ausgaben im Vergleich zum zugewiesenen regionalen Budget.

Qualifikationen:

• Kundenservice: Außergewöhnliche Kundenservicefähigkeiten mit einer menschenorientierten Denkweise.
• Technikaffinität: Sicherer Umgang mit modernen Bürosystemen, Buchungsplattformen und administrativen Tools.
• Körperliche Fähigkeit: Fähigkeit, körperliche Arbeiten zu verrichten, einschließlich Heben und Bewegen von Gegenständen zur Anordnung von Räumen.
• Problemlösung: Ein natürlicher Problemlöser, der Probleme unabhängig und kreativ angehen kann.
• Umsetzungsmentalität: Starke umsetzungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, mehrere logistische Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.

Zertifizierungen (Bevorzugt/Erforderlich):

• Vorherige Erfahrung als zertifizierter Sicherheitsbeauftragter oder eine starke Bereitschaft, eine Schulung zu absolvieren, um diese Zertifizierung zu erreichen.
• Erfahrung in der Vorbereitung von Betriebsabläufen und Dokumentationen für ISO- und TISAX-Zertifizierungen.

Weitere Informationen:

• In-Person-Anforderung: Diese Position erfordert standardmäßig eine überwiegende Präsenz im Büro.
• Reiseanforderung: Diese Rolle kann gelegentliche Reisen zu anderen Bürostandorten innerhalb der Region erfordern.
• Außerhalb der regulären Arbeitszeiten: Diese Position kann gelegentlich Arbeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten, wie abends und am Wochenende, erfordern, um Veranstaltungen oder spezifische Betriebsprojekte zu unterstützen.
• Teilzeit: Dies ist eine Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche.

Lernen & Entwicklung: Es gibt keinen einheitlichen Karriereweg bei Thoughtworks: Wie Sie Ihre Karriere entwickeln möchten, liegt ganz bei Ihnen. Aber wir balancieren Autonomie mit der Stärke unserer Kultivierungskultur. Das bedeutet, dass Ihre Karriere durch interaktive Tools, zahlreiche Entwicklungsprogramme und Teamkollegen unterstützt wird, die Ihnen helfen möchten, zu wachsen. Wir sehen Wert darin, einander zu helfen, unser Bestes zu geben, und das erstreckt sich auch auf die Befähigung unserer Mitarbeiter auf ihren Karrierewegen.

Engagement für Inklusion von Menschen mit Behinderungen: Thoughtworks setzt sich dafür ein, ein inklusiver und zugänglicher Arbeitgeber für alle zu sein, einschließlich derjenigen, die mit Behinderungen leben.

Was wir anbieten: Unser Ziel ist es, Sie mit karrierebestimmenden Erfahrungen auszustatten, um Ihnen zu helfen, beruflich und persönlich zu wachsen, und eine Gemeinschaft zu fördern, in der Sie sich zugehörig fühlen. Wir setzen uns dafür ein, Thoughtworkers zu einem Arbeitgeber der Wahl zu machen, und bieten eine Vielzahl von Vorteilen, um das Wachstum der Teams sowie deren Gesundheit und Wohlbefinden zu unterstützen. Wenn Sie bereit sind, Ihr Zuhause bei Thoughtworks zu finden, klicken Sie jetzt auf „Bewerben“ (auch wenn Sie nicht das Gefühl haben, dass Sie alle Anforderungen erfüllen).

Über Thoughtworks: Thoughtworks ist eine globale Technologieberatung, die Strategie, Design und Engineering integriert, um digitale Innovation voranzutreiben. Seit über 30 Jahren vertrauen unsere Kunden unseren autonomen Teams, Lösungen zu entwickeln, die über das Offensichtliche hinausgehen. Hier kommen Informatikabsolventen mit erfahrenen Technologen, autodidaktischen Entwicklern, Quereinsteigern und mehr zusammen, um voneinander zu lernen und sich gegenseitig herauszufordern. Karrierewege gedeihen mit der Stärke unserer Kultivierungskultur, die weltweit zahlreiche Auszeichnungen gewonnen hat. Treten Sie Thoughtworks bei und gedeihen Sie. Gemeinsam überwinden unsere zusätzliche Neugier, Innovation, Leidenschaft und Hingabe das Gewöhnliche.