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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze einen hochkarätigen Künstler in Berlin bei persönlichen und beruflichen Angelegenheiten.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Umfeld in der Musikindustrie mit einem kreativen Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Aufgaben und die Möglichkeit zu reisen.
- Warum dieser Job: Erlebe das Leben eines Stars hautnah und entwickle deine Fähigkeiten in einem aufregenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: 1-2 Jahre Erfahrung in der Unterhaltungsbranche, fließend in Englisch und Deutsch.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit der Möglichkeit, zusätzliche Stunden zu arbeiten.
Wir suchen einen erstklassigen persönlichen Assistenten, um einen unserer hochkarätigen Kunden, einen Recording-Künstler mit Sitz in Berlin, zu unterstützen. Diese Position ist entscheidend für die reibungslose und effiziente Verwaltung der persönlichen Angelegenheiten und des Haushalts des Kunden, wobei die unmittelbare Priorität darin besteht, dem Kunden beim Umzug in eine neue Wohnung zu helfen. Starke Kandidaten haben Erfahrung in der 24/7-Unterstützung eines Executives oder einer hochkarätigen Person.
Die Bewerber müssen über zuverlässige Transportmöglichkeiten verfügen und in Berlin ansässig sein, da dies eine persönliche Rolle ist, die hauptsächlich im Haus des Kunden stattfindet, mit gelegentlichen Reisen nach Bedarf. Dies ist eine Teilzeitstelle, die Flexibilität erfordert, da je nach Bedarf des Kunden zusätzliche Stunden erforderlich sein können.
VERANTWORTUNGEN:
- Intensive Kalenderverwaltung, Planung und Koordination persönlicher, sozialer und beruflicher Termine
- Als primärer Ansprechpartner für das Haushaltspersonal und Mitglieder, das Managementteam, Geschäftskontakte und alle externen Parteien fungieren, wobei Glaubwürdigkeit, Vertraulichkeit und Vertrauen gewahrt bleiben
- Tägliche Zeitpläne senden und mit Erinnerungen nachverfolgen, um den Tagesablauf aufrechtzuerhalten
- Koordination mit internationalen Teams, die über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings, Agenden und Verbreitung von Notizen/Aktionspunkten
- Unterstützung des Kunden in allen geschäftlichen Belangen
- Überwachung der täglichen Abläufe des Haushalts, einschließlich Personal, Lieferanten, Hausmeister, Köche usw., um sicherzustellen, dass alle Aufgaben nahtlos und effizient ausgeführt werden
- Implementierung und Aufrechterhaltung von Haushaltsrichtlinien und -verfahren zur Optimierung der Effizienz
- Reiseorganisation - Erstellung von Reiseplänen, kommerziellen/privaten Flügen, Bodenverkehr, Hotels usw.
- Organisation von besonderen Veranstaltungen und Zusammenkünften, Koordination aller Aspekte von Einladungen bis Logistik
- Verwaltung des Haushaltsbudgets, Nachverfolgung von Ausgaben und Unterstützung bei der finanziellen Planung und Optimierung der Ausgaben
- Bearbeitung von Zahlungen für Haushaltsrechnungen, Lieferanten und andere damit verbundene Ausgaben
- Überwachung der Instandhaltung und Reparaturen des Eigentums, Koordination mit externen Auftragnehmern nach Bedarf
- Erledigung verschiedener Besorgungen für den Haushalt und den Kunden
- Diese Rolle wird voraussichtlich mit dem Kunden reisen, wenn nötig
QUALIFIKATIONEN:
- 1-2 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle in der Unterhaltungs- oder Musikindustrie
- Fließend in Englisch und Deutsch
- Nachgewiesene Erfahrung und Kenntnisse der Musikindustrie
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten; komfortabel im Umgang mit Führungskräften, Mitarbeitern und anderen internen und externen Geschäftskontakten
- Fähigkeit, gut in einer dynamischen und schnelllebigen Organisation zu arbeiten und mehrere Aufgaben und widersprüchliche Prioritäten zu managen
- Fähigkeit, vorauszuplanen und Bedürfnisse vorherzusehen
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Ressourcenreich und in der Lage, unabhängig Probleme zu lösen, wenn nötig
- Fortgeschrittene Microsoft Office- und Google Suite-Kenntnisse
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten - Fähigkeit, gegen Fristen zu arbeiten, die Arbeitslast unabhängig zu verwalten, anpassungsfähig und sehr flexibel zu sein
- Aufmerksamkeit für Details und zeitnahe Nachverfolgung
- Vertrautheit mit Immobilienverwaltung und Projektkoordination
- Flexibilität bei den Arbeitszeiten, einschließlich gelegentlicher Wochenenden und Abende
- Nachgewiesene Fähigkeit, sensible Themen zu behandeln und vollständige Vertraulichkeit zu wahren
- Fähigkeit, Berichte und Geschäftskorrespondenz zu schreiben
- Ausgezeichnete Organisation, Priorisierung und Zeitmanagementfähigkeiten
- Zugang zu zuverlässigem Transport
Personal Assistant Arbeitgeber: Three Six Zero
Kontaktperson:
Three Six Zero HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personal Assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerke in der Musik- und Unterhaltungsbranche sind entscheidend. Besuche lokale Events, Konzerte oder Branchentreffen in Berlin, um Kontakte zu knüpfen und dich über mögliche Stellenangebote zu informieren.
✨Tip Nummer 2
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. In einem persönlichen Gespräch kannst du Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit auf sich ändernde Anforderungen reagiert hast, um das Vertrauen des potenziellen Arbeitgebers zu gewinnen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, spezifische Fragen zur Organisation und Verwaltung von Haushalten zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und bringe diese Erfahrungen ins Gespräch ein.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse über die Musikindustrie zu demonstrieren. Informiere dich über aktuelle Trends und relevante Themen, um im Gespräch kompetent und engagiert aufzutreten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personal Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Stelle sicher, dass du die Erwartungen an einen Personal Assistant verstehst, insbesondere in Bezug auf die Unterstützung eines hochkarätigen Klienten.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen hervor, die direkt mit der Unterstützung von Führungskräften oder hochkarätigen Personen zu tun haben. Zeige, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Sprache und Kommunikation: Da fließende Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich sind, stelle sicher, dass du in deiner Bewerbung deine Sprachfähigkeiten klar darstellst. Verwende klare und präzise Sprache, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
Flexibilität und Organisation: Betone deine Fähigkeit, flexibel zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen. Gib Beispiele für Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast, insbesondere in einem dynamischen Umfeld.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Three Six Zero vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung als persönliche Assistenz, insbesondere im Umgang mit hochkarätigen Klienten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Kalenderverwaltung und der Koordination von Terminen verdeutlichen.
✨Zeige deine Flexibilität
Da die Position Teilzeit ist und zusätzliche Stunden erfordern kann, solltest du während des Interviews betonen, dass du bereit bist, flexibel zu arbeiten. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit mit unvorhergesehenen Änderungen umgegangen bist.
✨Demonstriere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als Hauptansprechpartner für den Klienten und dessen Umfeld fungieren wirst, ist es wichtig, deine ausgezeichneten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, deine Erfahrungen in der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern zu teilen.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte erfolgreich organisiert und verwaltet hast, um zu zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
