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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro und halte das Team am Laufen mit kreativen Lösungen.
- Arbeitgeber: Threema, der sichere Messenger für Millionen von Nutzern weltweit.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Workation und tolle Teamevents.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und verbessere Prozesse aktiv.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Andere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit Fokus auf Privatsphäre und Teamkultur.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Threema ist der weltweit meistverkaufte sichere Messenger, sowohl für Privatanwenderinnen und Privatanwender wie für Unternehmen. Seit 2012 setzen wir uns unnachgiebig dafür ein, dass sich unsere Nutzerinnen und Nutzer unbeschwert austauschen können, ohne um ihre Privatsphäre besorgt zu sein. Zu unserem wachsenden Nutzerkreis zählen Millionen von Privatpersonen und tausende von Unternehmen und Organisationen aus aller Welt.
Aufgrund unseres starken Wachstums suchen wir Unterstützung als Office & Team Coordinator (50%).
Deine Rolle
Du hältst den Laden am Laufen - und das macht dir echte Freude. Du bist die Person, die merkt, wenn der Kaffee ausgeht, bevor es jemand anderes tut. Du behältst bei drei gleichzeitigen Anfragen den Überblick, organisierst ein Team-Event genauso zuverlässig wie du eine Spesenabrechnung erledigst - und freust dich, wenn der Alltag für alle ein bisschen reibungsloser läuft. Genau das suchen wir: jemanden, der nicht auf Anweisung wartet, sondern erkennt und macht.
Deine Aufgaben
- Anlaufstelle für organisatorische Fragen aus dem ganzen Team
- Bestellungen für Küche und Büromaterial, sowie externe Dienstleister koordinieren
- Teamevents, Reisen und Offsites von A bis Z organisieren
- Lunch & Learns aufsetzen und koordinieren - von der Einladung bis zum Sandwich
- Spesenabwicklung begleiten und nachverfolgen
- Unterstützung bei Monatsabschlüssen (administrativer Teil)
- Unsere Head of HR bei administrativen Aufgaben entlasten - z.B. Terminkoordination, Dokumentenpflege, Onboarding-Logistik
In der Rolle und bei uns fühlst du dich wohl, wenn:
- du Abwechslung und Dynamik magst und kein Problem damit hast, dass der Plan vom Morgen manchmal schon am Mittag überholt ist
- du lieber anpackst als auf perfekte Prozesse zu warten
- die Freiheit schätzt, Dinge aufzubauen - nicht nur zu verwalten
Deine Fähigkeiten
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
- Du hast schon in einer ähnlichen Rolle gearbeitet - Office Management, Team Assistant, Backoffice
- Strukturiert, zuverlässig, selbstständig
- Deutsch fließend, Englisch solide (unser Team ist international)
- Vertraut mit gängigen Tools; alles andere lernst du bei uns
- Deine Ausbildung ist zweitrangig, viel wichtiger sind deine Erfahrung und persönliche Kompetenz.
Was wir bieten
- Ein junges und motiviertes Team mit unkomplizierter Kommunikation
- Möglichkeit, an vielen verschiedenen Projekten zu arbeiten und Prozesse zu verbessern und zu definieren
- Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit an bis zu zwei Tagen pro Woche
- Bis zu zwei Workation-Wochen pro Jahr
- Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen
- Du kannst deine eigene Hardware wählen (macOS oder Linux)
- ÖV-Vergünstigung oder Parkplatz (Elektroauto-Lademöglichkeit vorhanden)
- nutzbarer Fitnessraum inkl. Fitnesstrainer einmal pro Monat
- Professionelle Massage einmal pro Monat
- Interne Deutsch- oder Englisch-Kurse
- Eine tolle Kaffeemaschine ;-)
- Regelmäßige Firmenevents und Apéros
- Das gute Gefühl, zum effektiven Schutz der Privatsphäre von Millionen von Menschen beizutragen
Arbeitsort: Pfäffikon SZ (Grossraum Zürich) / hybrid
Arbeitsstart: Sofort oder nach Vereinbarung
Haben wir dein Interesse geweckt? Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams bessere Produkte erschaffen. Wir begrüßen und fördern Bewerbungen von Menschen aller Geschlechtsidentitäten und -ausdrücke, Hintergründe und Perspektiven. Deine einzigartige Erfahrung ist eine Bereicherung für uns, und wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Für Personalvermittler: Diese Stelle möchten wir selbst besetzen, und nehmen keine Kandidatendossiers entgegen.
Office & Team Coordinator Arbeitgeber: Threema GmbH
Kontaktperson:
Threema GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office & Team Coordinator
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, zeig Initiative und sprich direkt mit dem Team oder den Führungskräften. Frag nach, wie du helfen kannst oder bringe eigene Ideen ein, um den Büroalltag zu verbessern.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit anderen in der Branche, sei es über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Threema und deren Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Office & Team Coordinators passen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird. Und vergiss nicht, deine Persönlichkeit durchscheinen zu lassen – wir suchen nach jemandem, der ins Team passt!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office & Team Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!: Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du ähnliche Aufgaben gemeistert hast. Das hilft uns, ein besseres Bild von deinen Fähigkeiten zu bekommen und wie du in unsere dynamische Umgebung passt.
Achte auf Details!: Ein gut strukturiertes und fehlerfreies Dokument macht einen guten Eindruck. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen, bevor du sie abschickst. Wir schätzen Sorgfalt und Professionalität!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Threema GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über Threema und die Rolle des Office & Team Coordinators. Verstehe die Unternehmenswerte und wie du zur Verbesserung der Abläufe beitragen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, die zeigen, wie du in stressigen Situationen den Überblick behältst oder Events erfolgreich organisierst. Das macht deine Fähigkeiten greifbar und überzeugend.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt, dass du aktiv an der Rolle interessiert bist und hilft dir, mehr über das Team und die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Zeige deine Flexibilität
Betone deine Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit mit unerwarteten Herausforderungen umgegangen bist.