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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, koordiniere Teamevents und halte alles am Laufen.
- Arbeitgeber: Threema, der sichere Messenger für Millionen von Nutzern weltweit.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Workation-Wochen und professionelle Entwicklung.
- Andere Informationen: Tolle Firmenevents und die Möglichkeit, zur Privatsphäre von Millionen beizutragen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und verbessere Prozesse aktiv.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und gute organisatorische Fähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Threema ist der weltweit meistverkaufte sichere Messenger, sowohl für Privatanwenderinnen und Privatanwender wie für Unternehmen. Seit 2012 setzen wir uns unnachgiebig dafür ein, dass sich unsere Nutzerinnen und Nutzer unbeschwert austauschen können, ohne um ihre Privatsphäre besorgt zu sein. Zu unserem wachsenden Nutzerkreis zählen Millionen von Privatpersonen und tausende von Unternehmen und Organisationen aus aller Welt.
Aufgrund unseres starken Wachstums suchen wir Unterstützung als Office & Team Coordinator (50%).
Deine Rolle
Du hältst den Laden am Laufen - und das macht dir echte Freude. Du bist die Person, die merkt, wenn der Kaffee ausgeht, bevor es jemand anderes tut. Du behältst bei drei gleichzeitigen Anfragen den Überblick, organisierst ein Team-Event genauso zuverlässig wie du eine Spesenabrechnung erledigst - und freust dich, wenn der Alltag für alle ein bisschen reibungsloser läuft. Genau das suchen wir: jemanden, der nicht auf Anweisung wartet, sondern erkennt und macht.
Deine Aufgaben
- Anlaufstelle für organisatorische Fragen aus dem ganzen Team
- Bestellungen für Küche und Büromaterial, sowie externe Dienstleister koordinieren
- Teamevents, Reisen und Offsites von A bis Z organisieren
- Lunch & Learns aufsetzen und koordinieren - von der Einladung bis zum Sandwich
- Spesenabwicklung begleiten und nachverfolgen
- Unterstützung bei Monatsabschlüssen (administrativer Teil)
- Unsere Head of HR bei administrativen Aufgaben entlasten - z.B. Terminkoordination, Dokumentenpflege, Onboarding-Logistik
In der Rolle und bei uns fühlst du dich wohl, wenn:
- du Abwechslung und Dynamik magst und kein Problem damit hast, dass der Plan vom Morgen manchmal schon am Mittag überholt ist
- du lieber anpackst als auf perfekte Prozesse zu warten
- die Freiheit schätzt, Dinge aufzubauen - nicht nur zu verwalten
Deine Fähigkeiten
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
- Du hast schon in einer ähnlichen Rolle gearbeitet - Office Management, Team Assistant, Backoffice
- Strukturiert, zuverlässig, selbstständig
- Deutsch fließend, Englisch solide (unser Team ist international)
- Vertraut mit gängigen Tools; alles andere lernst du bei uns
- Deine Ausbildung ist zweitrangig, viel wichtiger sind deine Erfahrung und persönliche Kompetenz.
Was wir bieten
- Ein junges und motiviertes Team mit unkomplizierter Kommunikation
- Möglichkeit, an vielen verschiedenen Projekten zu arbeiten und Prozesse zu verbessern und zu definieren
- Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit an bis zu zwei Tagen pro Woche
- Bis zu zwei Workation-Wochen pro Jahr
- Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen
- Du kannst deine eigene Hardware wählen (macOS oder Linux)
- ÖV-Vergünstigung oder Parkplatz (Elektroauto-Lademöglichkeit vorhanden)
- nutzbarer Fitnessraum inkl. Fitnesstrainer einmal pro Monat
- Professionelle Massage einmal pro Monat
- Interne Deutsch- oder Englisch-Kurse
- Eine tolle Kaffeemaschine ;-)
- Regelmäßige Firmenevents und Apéros
- Das gute Gefühl, zum effektiven Schutz der Privatsphäre von Millionen von Menschen beizutragen
Arbeitsort: Pfäffikon SZ (Grossraum Zürich) / hybrid
Arbeitsstart: Sofort oder nach Vereinbarung
Haben wir dein Interesse geweckt? Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams bessere Produkte erschaffen. Wir begrüßen und fördern Bewerbungen von Menschen aller Geschlechtsidentitäten und -ausdrücke, Hintergründe und Perspektiven. Deine einzigartige Erfahrung ist eine Bereicherung für uns, und wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Für Personalvermittler: Diese Stelle möchten wir selbst besetzen, und nehmen keine Kandidatendossiers entgegen.
Office & Team Coordinator Arbeitgeber: Threema GmbH
Kontaktperson:
Threema GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office & Team Coordinator
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, zeig dein Interesse an der Rolle, indem du Fragen stellst oder Ideen einbringst. Das zeigt, dass du nicht nur wartest, sondern aktiv zur Verbesserung des Teams beitragen möchtest.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Threema, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren. Oft können persönliche Kontakte dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen bei Threema und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Rolle und das Unternehmen zu betonen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office & Team Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähle uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es übersichtlich: Halte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Beziehe dich auf die Stelle: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt zu den Anforderungen der Rolle passen – das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung nicht übersehen, bewirb dich direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Threema GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über Threema und die Rolle des Office & Team Coordinators. Verstehe die Unternehmenswerte und wie du zur Verbesserung der Abläufe beitragen kannst. Bereite dir auch einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst.
✨Zeige deine Organisationstalente
Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Organisation von Events zeigen. Erkläre, wie du mehrere Aufgaben gleichzeitig managen kannst und dabei den Überblick behältst.
✨Sei proaktiv
Demonstriere während des Interviews, dass du nicht nur auf Anweisungen wartest, sondern auch selbstständig erkennst, was zu tun ist. Teile Ideen mit, wie du Prozesse verbessern oder das Team unterstützen könntest.
✨Kommuniziere klar und freundlich
Da die Kommunikation im Team wichtig ist, achte darauf, während des Interviews klar und freundlich zu sprechen. Zeige, dass du ein Teamplayer bist und gut mit anderen zusammenarbeiten kannst, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.