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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, koordiniere Events und halte den Alltag reibungslos.
- Arbeitgeber: Threema, der weltweit meistverkaufte sichere Messenger.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Workation und Fitnessraum.
- Andere Informationen: Tolle Kaffeemaschine und regelmäßige Firmenevents.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und verbessere Prozesse aktiv.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, strukturiert und zuverlässig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Threema ist der weltweit meistverkaufte sichere Messenger, sowohl für Privatanwenderinnen und Privatanwender wie für Unternehmen. Seit 2012 setzen wir uns unnachgiebig dafür ein, dass sich unsere Nutzerinnen und Nutzer unbeschwert austauschen können, ohne um ihre Privatsphäre besorgt zu sein. Zu unserem wachsenden Nutzerkreis zählen Millionen von Privatpersonen und tausende von Unternehmen und Organisationen aus aller Welt.
Deine Rolle
Du hältst den Laden am Laufen – und das macht dir echte Freude. Du bist die Person, die merkt, wenn der Kaffee ausgeht, bevor es jemand anderes tut. Du behältst bei drei gleichzeitigen Anfragen den Überblick, organisierst ein Team-Event genauso zuverlässig wie du eine Spesenabrechnung erledigst – und freust dich, wenn der Alltag für alle ein bisschen reibungsloser läuft. Genau das suchen wir: jemanden, der nicht auf Anweisung wartet, sondern erkennt und macht.
Deine Aufgaben
- Anlaufstelle für organisatorische Fragen aus dem ganzen Team
- Bestellungen für Küche und Büromaterial, sowie externe Dienstleister koordinieren
- Teamevents, Reisen und Offsites von A bis Z organisieren
- Lunch & Learns aufsetzen und koordinieren – von der Einladung bis zum Sandwich
- Spesenabwicklung begleiten und nachverfolgen
- Unterstützung bei Monatsabschlüssen (administrativer Teil)
- Unsere Head of HR bei administrativen Aufgaben entlasten - z.B. Terminkoordination, Dokumentenpflege, Onboarding-Logistik
In der Rolle und bei uns fühlst du dich wohl, wenn:
- du Abwechslung und Dynamik magst und kein Problem damit hast, dass der Plan vom Morgen manchmal schon am Mittag überholt ist
- du lieber anpackst als auf perfekte Prozesse zu warten
- die Freiheit schätzt, Dinge aufzubauen – nicht nur zu verwalten
Deine Fähigkeiten
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
- Du hast schon in einer ähnlichen Rolle gearbeitet – Office Management, Team Assistant, Backoffice
- Strukturiert, zuverlässig, selbstständig
- Deutsch fließend, Englisch solide (unser Team ist international)
- Vertraut mit gängigen Tools; alles andere lernst du bei uns
Was wir bieten
- Ein junges und motiviertes Team mit unkomplizierter Kommunikation
- Möglichkeit, an vielen verschiedenen Projekten zu arbeiten und Prozesse zu verbessern und zu definieren
- Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit an bis zu zwei Tagen pro Woche
- Bis zu zwei Workation-Wochen pro Jahr
- Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen
- Du kannst deine eigene Hardware wählen (macOS oder Linux)
- ÖV-Vergünstigung oder Parkplatz (Elektroauto-Lademöglichkeit vorhanden)
- Frei nutzbarer Fitnessraum inkl. Fitnesstrainer einmal pro Monat
- Professionelle Massage einmal pro Monat
- Interne Deutsch- oder Englisch-Kurse
- Eine tolle Kaffeemaschine ;-)
- Regelmäßige Firmenevents und Apéros
- Das gute Gefühl, zum effektiven Schutz der Privatsphäre von Millionen von Menschen beizutragen
Arbeitsort: Pfäffikon SZ (Grossraum Zürich) / hybrid
Arbeitsstart: Sofort oder nach Vereinbarung
Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams bessere Produkte erschaffen. Wir begrüßen und fördern Bewerbungen von Menschen aller Geschlechtsidentitäten und -ausdrücke, Hintergründe und Perspektiven. Deine einzigartige Erfahrung ist eine Bereicherung für uns, und wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Office and Team Coordinator (50%) Arbeitgeber: Threema
Kontaktperson:
Threema HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office and Team Coordinator (50%)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit jemandem aus dem Team zu vernetzen, mach das. Zeig Interesse an der Unternehmenskultur und den Projekten, die sie gerade umsetzen. Das zeigt, dass du wirklich motiviert bist und nicht nur auf die nächste Aufgabe wartest.
✨Tip Nummer 2
Nutze unser Netzwerk! Wenn du über unsere Website bewirbst, hast du die Chance, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Wir lieben es, Bewerberinnen und Bewerber kennenzulernen, die sich für unsere Mission begeistern und bereit sind, aktiv zum Team beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine bisherigen Erfahrungen in Bezug auf die Aufgaben bei Threema einbringen kannst. Denk an konkrete Beispiele, die zeigen, wie du in stressigen Situationen den Überblick behältst und Probleme löst.
✨Tip Nummer 4
Zeig deine Persönlichkeit! Bei Threema suchen wir nicht nur nach Fähigkeiten, sondern auch nach Menschen, die ins Team passen. Sei authentisch und lass uns wissen, was dich antreibt und warum du Teil unseres Teams werden möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office and Team Coordinator (50%)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähle uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass am besten jemand anderen drüberlesen, bevor du sie abschickst.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Threema vorbereitest
✨Sei proaktiv und zeige Initiative
In der Rolle als Office and Team Coordinator ist es wichtig, dass du nicht nur auf Anweisungen wartest. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Probleme selbstständig gelöst hast oder wie du die Initiative ergriffen hast, um Abläufe zu verbessern.
✨Organisationsfähigkeiten unter Beweis stellen
Da du für die Organisation von Teamevents und administrativen Aufgaben verantwortlich bist, solltest du konkrete Beispiele für deine Organisationsfähigkeiten parat haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig gemeistert hast und bringe diese Erfahrungen ins Gespräch.
✨Vertrautheit mit Tools zeigen
Mach dich mit den gängigen Tools vertraut, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, darüber zu sprechen, welche Software du bereits genutzt hast und wie du dich schnell in neue Systeme einarbeiten kannst. Das zeigt, dass du anpassungsfähig bist und bereit, Neues zu lernen.
✨Teamgeist und Kommunikation betonen
Da du als Anlaufstelle für organisatorische Fragen fungierst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten hervorhebst. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du Konflikte oder Missverständnisse gelöst hast.