Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d)

Braunschweig | 25–40 Stunden pro Woche | überwiegend vor Ort. Nach der Einarbeitung ist bis zu ein Homeoffice-Tag pro Woche möglich. Wir suchen eine verlässliche organisatorische rechte Hand für unseren Gründer und das Managementteam, keine klassische Sekretariatsrolle und keine Position im Management-Team.

Organisation bedeutet für dich mehr als Kalenderpflege? Du behältst den Überblick, wenn viele unterschiedliche Themen gleichzeitig aufkommen, arbeitest gerne eigenständig und hast Freude daran, Dinge wirklich voranzubringen? Dann könntest du sehr gut zu uns passen.

Wir sind die THS Business Solutions GmbH, ein wachsendes IT-Beratungs- und Entwicklungsunternehmen aus Braunschweig. Mit unserem Team unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse sowie bei der Entwicklung individueller Software- und KI-Lösungen.

Zur Unterstützung unseres Gründers und des Managementteams suchen wir eine Persönlichkeit, die ihm im Tagesgeschäft den Rücken freihält, unser Office mitorganisiert und als verlässliche Schnittstelle zum Management-Team, zu unseren Standorten und Beteiligungen agiert.

Worum es in deiner Rolle geht:

• Du hilfst dabei, Komplexität aus dem Arbeitsalltag zu nehmen.
• Unterstützung des Geschäftsführers bei organisatorischen und administrativen Themen.
• Koordination von Terminen, Reisen und Besprechungen.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben.
• Organisation und Weiterentwicklung unseres Office Managements.
• Erste Anlaufstelle für interne und externe organisatorische Anliegen.
• Koordination standortübergreifender Themen und Unterstützung bei unseren Beteiligungen.
• Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung und allgemeinen kaufmännischen Prozessen.
• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Geschäftspartnern.
• Begleitung kleinerer organisatorischer und unternehmensstrategischer Projekte.
• Unterstützung bei wechselnden Aufgaben, die im Alltag eines wachsenden Unternehmens entstehen.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, jede Aufgabe nur nach genauer Anweisung abzuarbeiten. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und ein gutes Gespür dafür entwickelt, wann eine Abstimmung notwendig ist und wann eine Entscheidung selbstständig getroffen werden kann.

Das bringst du mit:

• Eine kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil.
• Eine strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise.
• Freude daran, Themen zu organisieren, nachzuhalten und abzuschließen.
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten.
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Offenheit für neue Aufgaben und wechselnde Herausforderungen.
• Sicherer Umgang mit den gängigen digitalen Arbeitsmitteln.
• Führerschein der Klasse B und gelegentliche Reisebereitschaft.

Du musst nicht auf jede Frage sofort eine Antwort haben. Viel wichtiger ist uns, dass du gerne Verantwortung übernimmst, selbstständig nach Lösungen suchst und dich schnell in neue Themen einarbeitest.

Das erwartet dich bei uns:

• Eine vielseitige Position mit direkter Zusammenarbeit mit dem THS Management Team.
• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, deine Rolle aktiv mitzuentwickeln.
• Kurze Entscheidungswege und sichtbare Ergebnisse deiner Arbeit.
• Ein wachsendes Unternehmen, das sich gegen den aktuellen Markttrend erfolgreich weiterentwickelt.
• Spannende Einblicke in unterschiedliche Kundenprojekte, Standorte und Unternehmensbeteiligungen.
• Ein offenes und kollegiales Team mit unterschiedlichen Erfahrungen und Perspektiven.
• Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein modernes Büro und eine zeitgemäße technische Ausstattung.
• Ein 13. Monatsgehalt sowie zusätzliche steuerfreie Sachbezüge.
• Bis zu ein Homeoffice-Tag pro Woche nach der Einarbeitung.

Die Position kann in Teilzeit oder Vollzeit ausgeübt werden. Wichtig wäre uns eine möglichst regelmäßige Unterstützung von Montag bis Freitag, orientiert an unseren Kernarbeitszeiten. Der überwiegende Teil der Tätigkeit findet in unserem Büro in Braunschweig statt.

Du möchtest nicht nur verwalten, sondern dabei helfen, ein wachsendes Unternehmen zu organisieren und weiterzuentwickeln? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.