Bürosachbearbeiter (m/w/d) Verwaltung und Geschäftsstelle Landesarchiv Thüringen

Im Landesarchiv Thüringen ist zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle als Bürosachbearbeiter (m/w/d) Verwaltung und Geschäftsstelle am Dienstort Weimar zu besetzen. Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Leitung der Zentralen Scanstelle des Landesarchivs
• Organisatorische Vorbereitung des Scannens
• Eigenverantwortliche Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Scanprozesses, Qualitätskontrolle und Organisation von qualitätssichernden Maßnahmen in der Scanstelle
• Ansprechpartner bei Problemen im Scanprozess (Clearing-Stelle)
• Mitarbeit bei der Umsetzung der elektronischen Aktenführung mit VIS
• Beratung der Beschäftigten bei der bestimmungsgemäßen Anwendung von VIS (Multiplikator)
• Schulung von (neuen) Beschäftigten zur Anwendung von VIS
• Erstellung und Aktualisierung von Handreichungen und Handlungsleitfäden
• Pflege von Dokumentvorlagen
• Haushalterische Rechnungsbearbeitung
• Belegerfassung von Zahlungsanordnungen
• Erstellung von Kostenbescheiden und Versendung von Fotoaufträgen
• Verakung und Registrierung von Posteingängen und Betreuung der Altregistratur
• Abwesenheitsvertretung der Geschäftsstelle

Änderungen des Aufgabengebietes bleiben vorbehalten.

Zwingende Anforderung an die Bewerber/innen:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Recht und Informationsmanagement, beispielsweise als Verwaltungsfachangestellte/-r, als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r
• Mehrjährige Berufserfahrung im Umgang mit einem Dokumentenmanagementsystem

Die zwingend geforderten Qualifikationen sind anhand von Urkunden und Prüfungszeugnissen mit einer Übersicht der Abschlussnoten zu belegen bzw. nachzuweisen.

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• Fachkenntnisse im Umgang mit dem DMS VIS und der Software VIS-Scan
• Fundierte Kenntnisse der behördlichen Schriftgutverwaltung
• Praxiserfahrungen in Schulung und Support von Mitarbeitern
• Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten
• Kenntnisse einschlägiger Gesetze und Verordnungen (ThürArchivG, ThürLArchivBenVO, Thür LHO)
• Gutes Planungs- und Organisationsverhalten
• Selbstständiges Arbeiten und Eigeninitiative
• Teamorientierung und Kooperationsfähigkeit
• Hohe Qualität und Verwertbarkeit der Arbeitsergebnisse

Was wir Ihnen bieten:

Das Landesarchiv Thüringen fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, indem ein flexibles Arbeitszeitmodell (Gleitzeit unter Einhaltung einer Funktionszeit) angeboten wird. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung der Anforderungen des Dienstpostens und der dienstlichen Erfordernisse grundsätzlich möglich.

Zudem erhalten Sie bei uns die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere internen aber auch externen Angebote zur Fort- und Weiterbildung nutzen und so Karrierechancen für sich eröffnen können.

Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Die Stellenausschreibung richtet sich an Personen aller Geschlechter. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie uns in Ihrer Bewerbung auf eine eventuelle Schwerbehinderung hin und fügen Sie entsprechende Nachweise bei.