Ihre Aufgaben
- Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung sowie die Führungsebene
- Unterstützung des gesamten Teams im Tagesgeschäft und bei organisatorischen sowie administrativen Aufgaben
- Koordination des digitalen Rechnungseingangsworkflows: Erfassung, Zuordnung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Nachverfolgung interner Freigaben
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Pflege der zentralen E-Mail-Postfächer und Ablagestrukturen
- Organisation von Besprechungsräumen, Büromaterialien und externen Dienstleistern rund um den Büroalltag
- Flexibler Einsatz im Front Office: Empfang und Betreuung von Gästen, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Vorbereitung von Besprechungen
- Betreuung der Besprechungsräume und Ansprechpartner für alle Mietparteien im Gebäude hinsichtlich Eventplanung
- Freundliche und verbindliche Schnittstelle für Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden und weitere externe Ansprechpartner
- Unterstützung bei der Organisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und internen Terminen
- Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und Übernahme kleinerer organisatorischer Projekte
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariat, in der Teamassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Freundliches, professionelles Auftreten und eine ausgeprägte Serviceorientierung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie klare und verbindliche Kommunikation
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Offenheit für digitale Arbeits- und Freigabeprozesse
- Flexibilität, Teamgeist und Freude daran, je nach Bedarf zwischen Backoffice und Front Office zu wechseln
Wir bieten
- Eine vielseitige Vollzeitposition mit abwechslungsreichen Aufgaben im Backoffice und Front Office
- Ein moderner Arbeitsplatz mit Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Ein modernes, engagiertes Team mit starkem Zusammenhalt
- Flexible Arbeitszeiten und leistungsgerechte Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung
- Bezuschussung eines Sportangebots in einem lokalen Fitnessstudio
- kostenlose Parkmöglichkeiten
Zentral gelegene Büroräumlichkeiten in Worms
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