Senior Operations Manager - DTC & Supply Chain - 35hrs+/week freelance & 100% remote

Ich stelle für meinen Kunden, Purefemm – eine schnell wachsende D2C-Abonnementmarke im Bereich Frauengesundheit, ein. Wir suchen Menschen, die wie Eigentümer denken, Probleme lösen möchten und helfen wollen, eine marktführende Marke aufzubauen. Bei Purefemm bauen wir mehr als nur ein Nahrungsergänzungsmittelunternehmen auf. Unsere Mission ist es, Frauen zu helfen, die Menopause mit Produkten zu navigieren, denen sie vertrauen und die sie langfristig nutzen. Wir bauen eine abonnementsbasierte DTC-Marke auf, bei der operative Exzellenz ebenso wichtig ist wie Marketing.

Jeder Lieferant, jede Sendung, jede Kundeninteraktion und jeder interne Prozess hat direkte Auswirkungen auf das Kundenerlebnis, die Kundenbindung und das langfristige Wachstum. Deshalb suchen wir nicht einfach jemanden, der die Abläufe verwaltet. Wir suchen einen Senior Operations Manager, der die Verantwortung für unsere gesamte Betriebsfunktion übernimmt - von der Lieferkette und Erfüllung bis hin zum Kundenservice und operativer Exzellenz. Sie werden nicht beitreten, um bestehende Prozesse zu erhalten. Sie werden beitreten, um sie zu verbessern.

Wir erwarten jemanden mit einer echten Eigentümermentalität - jemand, der in das Unternehmen eintauchen kann, innerhalb der ersten zwei Wochen ein vollständiges Verständnis unserer Abläufe aufbaut, proaktiv Möglichkeiten identifiziert, um Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern, und dann die Verantwortung für die Umsetzung dieser Verbesserungen übernimmt. Sie arbeiten direkt mit dem Gründer zusammen, treffen tägliche betriebliche Entscheidungen und bauen skalierbare Systeme auf, die die nächste Wachstumsphase von Purefemm unterstützen, einschließlich neuer Produkteinführungen und internationaler Expansion.

Wenn Sie es genießen, Struktur aus Komplexität zu schaffen, wie ein Geschäftsinhaber und nicht wie ein Betreiber zu denken und einen direkten Einfluss auf den Aufbau einer der führenden Abonnementmarken in der Frauengesundheit in Europa haben möchten, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.

• Lieferkette: Übernehmen Sie die Beziehungen zu unseren Lieferanten in der Herstellung, Verpackung und Etikettierung. Verwalten Sie den Einkauf, die Bedarfsplanung und die Bestandsprognose basierend auf Verkaufsleistung, Werbeausgaben und Kundenverhalten. Überwachen Sie die Bestandsniveaus und verwalten Sie proaktiv die Nachbestellung, um Engpässe zu vermeiden. Entwickeln Sie Backup-Lieferantenstrategien und mindern Sie operationale Risiken. Führen Sie Verhandlungen mit Lieferanten und optimieren Sie kontinuierlich Preise und kommerzielle Bedingungen. Koordinieren Sie Produktbenachrichtigungen und operationale Compliance-Anforderungen in allen relevanten Märkten.
• Erfüllung & Logistik: Übernehmen Sie die Beziehung zu unseren 3PL-Erfüllungspartnern und verbessern Sie kontinuierlich die operative Leistung. Überwachen Sie den täglichen Bestellfluss und stellen Sie reibungslose Erfüllungsoperationen sicher. Optimieren Sie die Versandkosten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und der weiteren EU. Lösen Sie operationale Probleme, einschließlich Lieferstreitigkeiten, falscher Adressen, Kurierprobleme und langsam bewegenden Beständen. Leiten Sie Projekte zur Optimierung der Erfüllung und zur Migration von Lagern, wo erforderlich. Unterstützen Sie Multi-Länder-Erfüllungseinrichtungen und internationale Expansion.
• Kundenservice-Operationen: Leiten Sie unsere Kundenservice-Funktion durch den Kundenservice-Leiter. Bauen Sie SOPs für den Kundenservice auf, pflegen Sie diese und verbessern Sie sie kontinuierlich. Bearbeiten Sie operationale Eskalationen und komplexe Kundenfälle. Überwachen Sie das Ticketvolumen, die Reaktionszeiten und die Lösungsraten. Führen Sie regelmäßige Qualitätsprüfungen durch und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale. Treffen Sie operationale Entscheidungen zu Rückerstattungsrichtlinien und außergewöhnlichen Kundenfällen.
• Operations- & Prozessmanagement: Bauen Sie SOPs in allen operativen Funktionen auf und verbessern Sie diese kontinuierlich. Entwerfen und optimieren Sie funktionsübergreifende Übergaben zwischen Operations, Wachstum, Kundenservice und externen Partnern. Optimieren Sie kontinuierlich unsere operativen Systeme, Workflows und internen Tool-Stapel. Bauen und pflegen Sie eine strukturierte Datenbank für das Lieferantenmanagement. Identifizieren Sie operationale Engpässe und implementieren Sie proaktiv skalierbare Lösungen. Bauen Sie innerhalb Ihrer ersten Wochen ein vollständiges Verständnis unserer Abläufe auf und identifizieren Sie proaktiv Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz, zur Kostensenkung und zur Zeitersparnis.
• Strategische Operationen: Arbeiten Sie eng mit dem Gründer an vierteljährlichen operativen Überprüfungen und strategischer Planung zusammen. Übernehmen Sie die operative Planung und Ausführung neuer Produkteinführungen. Bereiten Sie unsere Abläufe auf die geplante US-Expansion im Jahr 2027 vor. Verbessern Sie kontinuierlich die operationale Skalierbarkeit im gesamten Unternehmen.

• Must-Haves: 3+ Jahre Erfahrung im Bereich Operations in einem DTC E-Commerce-Geschäft. Nachweisbare praktische Erfahrung in der Verwaltung von Lieferketten und 3PL-Erfüllungsoperationen. Erfahrung in der Leitung von Kundenservice-Operationen oder Kundenserviceteams. Starke Eigentümermentalität - Sie bauen proaktiv Verständnis auf, identifizieren Probleme und treiben Lösungen unabhängig voran. Starke analytische Fähigkeiten mit Erfahrung in der Arbeit mit Tabellenkalkulationen, COGS-Modellen und operativen Berichten. Erfahrung mit Shopify und operationale Tools wie ClickUp (oder Notion) und Gorgias (oder Zendesk). Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Lieferanten, Logistikpartnern und operationale Prozessen in der DACH-Region. Fähigkeit, unabhängig ohne Mikromanagement zu arbeiten. Fließendes Englisch ist erforderlich. Deutsch ist ein großer Vorteil.
• Nice to Have: Erfahrung im Abonnementhandel (Loop, Recharge oder ähnlich). Erfahrung im Bereich Gesundheit, Nahrungsergänzungsmittel oder Schönheit. Finanzielle Erfahrung, einschließlich Buchhaltung, Cashflow, COGS oder Abweichungsanalyse. Erfahrung in der Verwaltung von Multi-Länder-Operationen in Europa. Kenntnisse der EU- oder polnischen Mehrwertsteuer-Compliance. Erfahrung in der Unterstützung von US-Marktbetrieb. Projektmanagement-Hintergrund (PMP, Scrum oder ähnlich). Erfahrung mit M&A oder operationale Due Diligence. Vertrautheit mit KI-Tools und Workflow-Automatisierungsplattformen.

• 100% Remote – Arbeiten Sie von überall, wo Sie am produktivsten sind.
• Flexible Arbeitszeiten – Uns interessieren Ergebnisse, nicht Bürozeiten.
• Langfristige Partnerschaft – Wir suchen einen langfristigen freiberuflichen Partner (12+ Monate), keinen kurzfristigen Auftragnehmer.
• Hohe Eigenverantwortung – Sie übernehmen wichtige operationale Entscheidungen und haben direkten Einfluss darauf, wie Purefemm skaliert.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer – Schnelle Entscheidungsfindung, kurze Kommunikationswege und keine unnötige Hierarchie.
• Freiheit mit Verantwortung – Sie haben die Autonomie, Prozesse zu verbessern, Ihre Ideen umzusetzen und bedeutende Veränderungen voranzutreiben.
• Reale Geschäftsauswirkungen – Ihre Arbeit wird direkt das Kundenerlebnis, die operationale Effizienz und den langfristigen Erfolg des Unternehmens beeinflussen.
• Wettbewerbsfähiger monatlicher Retainer – Basierend auf Ihrer Erfahrung, Eigenverantwortung und Erfolgsbilanz.
• Bauen Sie mit uns – Schließen Sie sich uns in einer spannenden Phase an und helfen Sie, eine der führenden Abonnementmarken für Frauengesundheit in Europa zu gestalten.