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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Anlaufstelle für Schüler:innen, Eltern und Lehrkräfte in einer lebendigen Schule.
- Arbeitgeber: Zukunftsorientierte Grund- und Gemeinschaftsschule in Freiburg im Breisgau.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, angemessene Vergütung und ein wertschätzendes Team.
- Andere Informationen: Langfristige Perspektive und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Schulalltag und entwickle Strukturen in einer aufstrebenden Schule.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung sowie Kommunikationsstärke.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
AGORA ist eine Grund- und Gemeinschaftsschule im Auf- und Umbau unter dem Dach der timeout Stiftung. Wir verstehen Schule als einen beziehungsorientierten, klar strukturierten und menschlichen Ort. Das Schulsekretariat ist dabei zentrale Anlaufstelle und organisatorisches Rückgrat eines lebendigen Schulalltags. Derzeit befindet sich die Schule noch in St. Märgen; in Kürze wird sie ihren Standort in das schöne Freiburg im Breisgau verlegen.
Deine Aufgaben
- Zentrale Anlaufstelle für Schüler:innen, Eltern, Lehrkräfte und externe Partner
- Empathische, respektvolle und zugleich verbindliche Kommunikation im Schulalltag
- Selbstständige Organisation und Koordination des Schulsekretariats
- Verwaltung, Dokumentation, Terminmanagement und Schriftverkehr
- Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung klarer Verwaltungs- und Ablagestrukturen mit Schwerpunkt Digitalisierung, Strukturierung und Pflege aller schulischen Unterlagen, Akten und Dokumentationen
- Unterstützung der Schulleitung im administrativen und organisatorischen Alltag, wie Terminmanagement, Schriftverkehr und Datenpflege
Stellenanforderungen
- Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
- Freundliches, empathisches und zugleich verbindliches Auftreten
- Ausgeprägte soziale Kompetenz, insbesondere im Umgang mit Schüler:innen und Eltern
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Freude an Ordnung, klaren Abläufen (Prozessstrukturierung) und digitalen Arbeitsweisen
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit im lebendigen Schulalltag
- Du verfügst über eine ausgeprägte Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
Wir bieten
- Eine sinnstiftende Aufgabe in einer zukunftsweisenden Schule im Aufbau
- Gestaltungsspielraum beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Strukturen
- Ein wertschätzendes Team und kurze Entscheidungswege
- Eine langfristige Perspektive und angemessene Vergütung
- Flexible Arbeitszeiten
- Die Möglichkeit, Schule aktiv mitzugestalten
Neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung oder ein persönliches Kennenlernen. Auch ein unverbindliches Gespräch oder eine Hospitation sind möglich.
Sekretariatskraft (m/w/d) Arbeitgeber: timeout Stiftung
Kontaktperson:
timeout Stiftung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariatskraft (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretariatskraft interessierst, zögere nicht, direkt mit der Schule in Kontakt zu treten. Ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail kann dir helfen, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen und deine Motivation zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits an der Schule arbeitet oder dort Kontakte hat. Frag nach Informationen über die Schulkultur und was sie von einem Sekretariatsmitarbeiter erwarten. Das kann dir helfen, dich besser vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Schule, ihre Werte und die Herausforderungen, die sie aktuell hat. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch bereit bist, aktiv zur Weiterentwicklung beizutragen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicher sein, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariatskraft (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Das zeigt uns, dass du organisiert bist – eine wichtige Fähigkeit für die Sekretariatskraft!
Sprich unsere Sprache!: Nutze in deiner Bewerbung die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenbeschreibung. Das zeigt, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserer Schule identifizieren kannst. Wir lieben es, wenn Bewerber:innen sich mit uns auseinandersetzen!
Bewirb dich direkt bei uns!: Wir freuen uns, wenn du deine Bewerbung über unsere Website einreichst. So können wir sicherstellen, dass alles reibungslos läuft und du schnell von uns hörst. Lass uns gemeinsam die Zukunft der Schule gestalten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei timeout Stiftung vorbereitest
✨Informiere dich über die Schule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die AGORA Schule verschaffen. Schau dir ihre Werte, das Konzept und die aktuellen Entwicklungen an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Schule.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit Schüler:innen und Eltern zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle als Sekretariatskraft zu untermauern.
✨Zeige deine soziale Kompetenz
Da die Position viel Kontakt mit verschiedenen Personen erfordert, ist es wichtig, dass du deine empathische und verbindliche Art während des Interviews zeigst. Übe, wie du auf unterschiedliche Anliegen eingehen kannst, um deine Kommunikationsstärke zu demonstrieren.
✨Frage nach den digitalen Abläufen
Da die Schule Wert auf Digitalisierung legt, solltest du Fragen zu den bestehenden digitalen Prozessen stellen. Das zeigt, dass du bereit bist, dich in neue Systeme einzuarbeiten und die Verwaltung effizient zu unterstützen.