Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management in administrativen Angelegenheiten und koordiniere wichtige Prozesse.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen im Bereich Forschung und Entwicklung mit innovativer Kultur.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem spannenden Arbeitsumfeld mit viel Raum für persönliche Entfaltung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte die Zukunft aktiv mit.
- Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Grundkenntnisse in Finanzen und Buchhaltung.
Job DetailsJob Location: TIMEX Group CSE GmbH Pforzheim - Zug 6300Job Category: Admin - ClericalSummary
We are looking for a motivated and versatile individual to join our dynamic R&D department as an Executive Assistant and Office Manager. In this key position, you will act as the central interface between management, internal departments, and external partners, handling a broad range of responsibilities from administration and finance to technical documentation.
Finance & Accounting
- Preparing bookkeeping entries (account coding) and forwarding to the accounting department
- Maintaining and managing internal Excel spreadsheets
- Monitoring year-end financial closing processes
Export / Import & Commercial Law
- Creating shipment documents and import paperwork
- Basic knowledge of export control regulations and goods subject to reporting requirements
- Monitoring and controlling import documents (customs clearance via agents, primarily UPS)
- Basic knowledge of commercial and trade law
- Authorized signatory (Prokura)
Payroll & HR Administration
- Preparing payroll in line with collective bargaining agreements (BVSU) and negotiation outcomes
- Maintaining and monitoring vacation schedules, entitlements, and leave requests
- Creating and managing time sheets
- Processing sick leave notifications and health insurance reimbursements (AAG)
Office & General Administration
- Supporting management in all administrative matters
- General office and administrative duties
- Managing the switchboard and general correspondence
- Managing bank accounts, credit cards, and petty cash
- Office organization (birthdays, anniversaries, etc.)
Procurement & Order Management
- Placing orders for equipment and operational supplies
Scheduling & Contract Management
- Scheduling and coordination (e.g., notaries, legal counsel)
- Contract management and administration
- Incoming and outgoing mail handling
Reporting & Compliance
- Sustainability reporting
- Compliance reporting
Travel Management
- Booking flights, transfers, and accommodation
- Preparing andsubmittingtravel expense reports
Technical Documentation
- Creating andmaintainingbills of materials (BOMs)
- Managing technical documents and records
Requirements
- Excellent German and English language skills, both written and spoken
- Basic knowledge of finance and accounting
- Familiarity with export/import procedures and commercial law
- Proficient in MS Office, particularly Excel
- Structured, independent, and detail-oriented working style
- Strong organizational skills and a collaborative approach
- High levelof discretion and trustworthiness
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Executive Assistant Arbeitgeber: Timex Group Usa
Die TIMEX Group CSE GmbH in Pforzheim bietet eine dynamische Arbeitsumgebung, in der Sie als Executive Assistant und Office Manager eine zentrale Rolle zwischen Management und internen sowie externen Partnern einnehmen. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einem unterstützenden Teamgeist fördern wir eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums, während wir gleichzeitig attraktive Vorteile wie flexible Arbeitszeiten und ein modernes Büro bieten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Timex Group Usa, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Timex Group Usa im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Timex Group Usa echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Timex Group Usa zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Timex Group Usa reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Timex Group Usa vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Timex Group Usa tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
